Ein Klimacafé Schritt für Schritt organisieren
Ein Klimacafé verbindet kurze Fachbeiträge, moderierte Gespräche und Zeit für Fragen. Beginne mit Datum, Programm und Raum, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Referenten, Technik, Anmeldungen und Verpflegung in einer festen Reihenfolge. Plane den Aufbau so, dass Empfang, Präsentationsraum und Getränke vor dem Eintreffen der Gäste fertig sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Referenten und Moderatoren buchen
2 Personen
- 4
Benötigte Geräte reservieren
- 5
Einladungen erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Programm online veröffentlichen
- 10
Erinnerung an die Teilnehmer senden
- 11
Referenteninformationen versenden
- 12
Teilnehmerliste ausdrucken
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Materialien prüfen
2 Personen
Event
- 17
Location öffnen
2 Personen
- 18
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 19
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 20
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 21
Flipcharts und Poster aufhängen
2 Personen
- 22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 23
Snacks und Obst auslegen
2 Personen
- 24
Technik testen
2 Personen
- 25
Registrierungstisch besetzen
2 Personen
- 26
Besucher empfangen
3 Personen
- 27
Programm vorstellen
- 28
Redner betreuen
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 30
Snacks auffüllen
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Gesprächsgruppen begleiten
4 Personen
- 33
Abendessen servieren
4 Personen
- 34
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 35
Besucher zur Abschlussveranstaltung begleiten
2 Personen
- 36
Reste sicher kühlen
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Geschirr sammeln
3 Personen
- 38
Abfall trennen
3 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 40
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 41
Location reinigen
3 Personen
- 42
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 43
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 44
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 45
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 90
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierbretterAnz. 8
- KaraffenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SuppenschalenAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadekabelAnz. 4
Dekoration
- InfotafelnAnz. 6
- NamensschilderAnz. 80
- TischdeckenAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere den Raum frühzeitig. Buche Referenten und Moderation erst dann verbindlich, wenn Zeitplan, Raum und benötigte Technik geklärt sind.
- Verschicke die Einladungen mehrere Wochen vorher und veröffentliche das Programm online. Schließe die Anmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche für Einkauf und Sitzordnung nutzen kannst.
- Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon und Lautsprecher mindestens einen Tag vorher. Teste am Veranstaltungstag zusätzlich alle Verlängerungs- und Ladekabel, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Plane für den Empfang einen festen Registrierungstisch mit Teilnehmerliste, Namensschildern und Wegweisern. Besetze ihn mindestens 30 Minuten vor Beginn, damit Nachmeldungen nicht den Programmstart verzögern.
- Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Tee, Wasser, Obst und Snacks vor Beginn bereit. Rechne nicht nur mit Geschirr, sondern auch mit Karaffen, Servierbesteck und ausreichend Thermoskannen für die Pausen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Klimacafé organisieren?
- Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumsuche. Technik, Referenten und Moderation sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Klimacafé?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Für Kaffee und Tee solltest du zusätzlich eine Reserve von rund 10 Prozent einrechnen.
- Wann sollte die Anmeldung für ein Klimacafé geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben genug Zeit für Teilnehmerliste, Namensschilder, Ernährungswünsche, Einkauf und Sitzordnung.
- Wie lange vor Beginn muss man beim Klimacafé aufbauen?
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vorher für Möbel, Empfang, Präsentationsraum und Verpflegung. Die Technik sollte spätestens 60 Minuten vor Beginn vollständig getestet sein.
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