Organiser un barbecue d’entreprise, étape par étape

Un barbecue d’entreprise se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des effectifs et des contraintes alimentaires. Fixez la date, vérifiez les points d’alimentation et réservez les barbecues avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent à confirmer les quantités, refroidir les boissons et préparer les espaces. Le jour J, prévoyez une vraie séparation entre cuisson, buffet et bar pour éviter les files et les manipulations inutiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le terrain
2 personnes
2
Réserver les barbecues
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
7
Vérifier les prévisions météo
8
Communiquer les chiffres définitifs
9
Faire les courses
3 personnes
10
Refroidir les boissons
2 personnes
11
Réfrigérer la viande et les produits végétariens
2 personnes
12
Trier la décoration
2 personnes
13
Vérifier le matériel de barbecue
2 personnes
14
Nettoyer et vider le lieu
3 personnes
15
Monter les tentes de réception
4 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Installer le barbecue
3 personnes
18
Installer les tables de buffet
3 personnes
19
Installer le bar à boissons
2 personnes
20
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
21
Préparer les salades et les sauces
4 personnes
22
Couper les légumes et le pain
3 personnes
23
Sortir la viande du réfrigérateur
2 personnes
24
Allumer les barbecues
3 personnes

Événement

25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
27
Servir des amuse-bouches
3 personnes
28
Faire un barbecue
5 personnes
29
Réapprovisionner les salades et les accompagnements
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Ranger les restes au frais
2 personnes
34
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

35
Éteindre les barbecues en toute sécurité
3 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
37
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
38
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
39
Nettoyer le site
4 personnes
40
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
41
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
42
Vérifier et répartir les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Housses de nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Barbecues à gazqté 3
Bouteilles de gazqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Plateaux en aluminiumqté 12
Pinces de cuisineqté 4
Pinces de barbecueqté 6
Pinceaux à barbecueqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Décorations de tableqté 10
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Caisses pour bouteilles consignéesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le terrain avant toute invitation : vérifiez notamment l’accès à l’électricité, l’emplacement des tentes et la possibilité d’installer les barbecues en sécurité.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et arrêtez les chiffres définitifs quelques jours avant l’événement. Gardez les portions végétariennes séparées de la viande, avec des ustensiles dédiés.
Ne laissez pas les boissons au dernier moment : mettez-les dans les glacières plusieurs heures avant l’arrivée des invités et prévoyez un espace distinct pour le bar, le buffet et les déchets.
Contrôlez le matériel de cuisson avant le jour J : barbecues, bouteilles de gaz, pinces et rallonges doivent être vérifiés ensemble. Un barbecue réservé sans alimentation adaptée peut bloquer toute la préparation.
Consultez les prévisions météo à 7 jours puis à 48 heures. Les tentes, tables et chaises doivent être installées assez tôt pour pouvoir modifier l’implantation si le vent ou la pluie sont annoncés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un barbecue d’entreprise ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le terrain et les barbecues, puis envoyez les invitations afin de disposer de chiffres fiables pour les achats.
Combien de temps faut-il pour installer un barbecue d’entreprise ?: Prévoyez 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, installer les barbecues et préparer le buffet. Ajoutez du temps si le matériel doit être transporté ou contrôlé sur place.
Quand confirmer le nombre de participants ?: Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement. Communiquez ensuite les chiffres définitifs aux personnes qui gèrent les achats, les boissons et les besoins alimentaires.
Que faire s’il pleut le jour du barbecue d’entreprise ?: Prenez une décision à 48 heures, après vérification des prévisions. Les tentes doivent couvrir les zones où les invités mangent et circulent, tandis que les barbecues restent installés dans un emplacement ventilé et sûr.

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