Ein Firmenbetrieb-Barbecue Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Firmenbetrieb-Barbecue entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Grill pünktlich läuft oder alle auf Essen warten. Lege zuerst Gelände, Datum und Grillkapazität fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche. Plane den Aufbau rückwärts vom geplanten Essensbeginn und kläre Strom, Kühlung sowie einen Regenplan frühzeitig. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag gekühlte Getränke, ausreichend Grillwerkzeug oder eine klare Zuständigkeit für den Abbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Gelände festlegen
2 Personen
- 2
Grills reservieren
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 7
Wettervorhersage prüfen
- 8
Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben
- 9
Einkaufen gehen
3 Personen
- 10
Getränke kühlen
2 Personen
- 11
Fleisch und vegetarische Produkte kühlen
2 Personen
- 12
Dekoration sortieren
2 Personen
- 13
Grillwerkzeug prüfen
2 Personen
- 14
Location sauber und leer hinterlassen
3 Personen
- 15
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 16
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 17
Grill aufstellen
3 Personen
- 18
Buffettische einrichten
3 Personen
- 19
Getränkestation einrichten
2 Personen
- 20
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 21
Salate und Saucen vorbereiten
4 Personen
- 22
Gemüse und Brot schneiden
3 Personen
- 23
Fleisch aus dem Kühlraum holen
2 Personen
- 24
Grills anzünden
3 Personen
Event
- 25
Gäste empfangen
3 Personen
- 26
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 27
Snacks servieren
3 Personen
- 28
Grillen
5 Personen
- 29
Salate und Beilagen auffüllen
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 31
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 33
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 34
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 35
Grills sicher löschen
3 Personen
- 36
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 37
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 38
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
- 39
Gelände reinigen
4 Personen
- 40
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 41
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 42
Reste prüfen und verteilen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 3
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenhussenAnz. 10
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- GasgrillsAnz. 3
- GasflaschenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- AluminiumschalenAnz. 12
- KüchenpinzettenAnz. 4
- GrillzangenAnz. 6
- GrillpinselAnz. 3
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdekorationenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 60
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Kisten für PfandflaschenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Tage vorher fest. Erst dann kannst du Fleisch, vegetarische Produkte, Beilagen, Geschirr und Getränke zuverlässig kalkulieren.
- Plane pro Grill eine eigene Station mit Gasflasche, Grillzange, Pinsel und Aluminiumschalen. Prüfe Gasgrills und Anschlüsse am Vortag, nicht erst kurz vor dem Anzünden.
- Richte Kühlboxen getrennt für Getränke sowie Fleisch und vegetarische Produkte ein. Getränke sollten mindestens 4 Stunden vor Beginn kühlen; rohes Fleisch bleibt bis kurz vor dem Grillen im Kühlraum.
- Beginne den Aufbau etwa 2 Stunden vor dem Empfang der Gäste. Zelte, Tische, Buffet- und Getränkestation kommen zuerst, danach Geschirr, Besteck, Salate, Saucen, Brot und Dekoration.
- Bestimme für den Abbau mindestens 2 Personen und reserviere dafür 45 bis 60 Minuten. Kontrolliert werden müssen besonders Stromanschlüsse, Gasflaschen, Müll, Geschirr und ein sauber hinterlassenes Gelände.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Firmenbetrieb-Barbecue planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Gelände und Grillreservierung. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wie viele Grills braucht man für ein Firmenbetrieb-Barbecue?
- Rechne grob mit einem Grill für jeweils 20 bis 25 Personen, abhängig von Grillfläche und Menü. Bei 60 Gästen solltest du daher mindestens 3 geeignete Grills einplanen und die Gasversorgung vorher prüfen.
- Wann muss man die endgültige Teilnehmerzahl durchgeben?
- Gib die Zahl spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Barbecue an. So lassen sich Einkauf, Sitzplätze, Geschirr, Kühlkapazität und vegetarische Portionen noch ohne Zeitdruck anpassen.
- Wie lange dauert der Aufbau für ein Firmenbetrieb-Barbecue?
- Für Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Getränkestation und Grills solltest du mindestens 2 Stunden einplanen. Bei einem großen Gelände oder mehreren Zelten ist ein Aufbau am Vortag sinnvoll.
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