Zo organiseer je een bedrijfsterreinbarbecue

Begin niet met boodschappen doen, maar met het terrein, de datum en het aantal gasten. Reserveer daarna de barbecues en leg vast waar stroom, koeling, tenten, buffet en drankenstation komen. Verzamel dieetwensen vóór je de definitieve aantallen doorgeeft. Op de dag zelf draait alles om timing: eerst opbouwen en koelen, daarna salades en groenten voorbereiden, en pas vlak voor ontvangst de barbecues aansteken.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Geef de definitieve aantallen pas door nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd daarvoor een vaste sluitingsdatum aan, bijvoorbeeld 7 dagen vóór de barbecue, zodat je vlees, vegetarische producten en servies gericht kunt inkopen.
Controleer stroompunten vóór je apparatuur naar het terrein brengt. Tel hoeveel verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn voor koffiezetapparaten, waterkokers en andere apparatuur, en houd de kabels buiten looproutes.
Plan de opbouw achteruit vanaf het ontvangsttijdstip. Reken voor partytenten, tafels, stoelen, buffet en drankenstation minstens 90 minuten en laat één persoon uitsluitend controleren of servies, bestek, serveertangen en schalen klaarstaan.
Haal vlees en vegetarische producten pas kort vóór het grillen uit de koeling. Gebruik aparte snijplanken en serveertangen voor vegetarische producten en zet dieet- of allergiegevoelige gerechten herkenbaar apart.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor én op de ochtend zelf. Partytenten, koelboxen en tafeldecoraties moeten vóór de eerste gasten staan; regel bij regen ook een droge route naar buffet en drankenstation.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een bedrijfsterreinbarbecue?: Leg datum en terrein bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vóór het evenement.
Hoeveel barbecues heb je nodig voor een bedrijfsterreinbarbecue?: Dat hangt af van het aantal gasten en de gewenste wachttijd, maar plan bij een groep van 30 tot 40 personen meestal minstens 2 gasbarbecues. Zo kun je vlees en vegetarische producten gescheiden bereiden en blijft de wachtrij beheersbaar.
Wanneer moet je de boodschappen doen voor een bedrijfsterreinbarbecue?: Koop houdbare producten, servies en decoratie 2 tot 3 dagen vooraf. Haal vlees, vegetarische producten en gekoelde dranken zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder met voldoende koelruimte.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bedrijfsterreinbarbecue op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor tenten, tafels, stoelen, buffettafels, drankenstation en barbecue. Begin eerder als stroompunten gecontroleerd moeten worden of als de locatie eerst schoon en leeg gemaakt moet worden.