Organiser un atelier de préparation à l’entretien d’embauche

Un atelier d’entretien d’embauche doit laisser assez de temps pour s’exercer, recevoir des conseils et recommencer. Commencez par réserver une salle adaptée, puis structurez les inscriptions et préparez des offres d’emploi fictives correspondant au public attendu. Les fiches de travail, les supports de présentation et les formulaires d’évaluation doivent être finalisés avant l’impression. Le jour J, prévoyez un accueil distinct, une installation testée et des dossiers prêts pour chaque participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Créer le formulaire d’inscription
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Sélectionner des offres d’emploi fictives
7
Mettre à jour les fiches de travail
8
Vérifier la présentation
9
Commander le catering
10
Définir la disposition des tables
11
Créer des badges nominatifs
12
Imprimer les programmes
13
Imprimer les feuilles de travail
14
Imprimer les formulaires d’évaluation
15
Imprimer la liste des participants
16
Envoyer un rappel
17
Faire les courses
2 personnes
18
Vérifier l’espace
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
21
Installer la table d'inscription
22
Préparer les dossiers de travail
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Installer la signalétique

Événement

25
Accueillir les participants
2 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Faire l’introduction
28
Expliquer les compétences de candidature
29
Animer l’exercice de CV
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons de la pause
31
S’entraîner aux entretiens d’embauche
3 personnes
32
Animer le tour de feedback
2 personnes
33
Mettre en place le buffet du déjeuner
2 personnes
34
Servir le déjeuner
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
36
Répondre aux questions
37
S’entraîner à l’elevator pitch
2 personnes
38
Distribuer les évaluations
39
Clôturer l'atelier

Suivi

40
Rassembler le matériel
2 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Emballer le matériel
2 personnes
44
Nettoyer l’espace
3 personnes
45
Fermer le lieu
46
Traiter les formulaires d'évaluation
47
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Porte-manteau

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMI
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Chevalet de conférence
Blocs pour chevaletqté 2
Tableau blanc

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à boireqté 30
Assiettesqté 30
Cuillères à caféqté 30

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Plateaux de serviceqté 3
Corbeilles à painqté 3
Glacièresqté 2

Papeterie

Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 30
Presse-papiersqté 24
Classeurs à anneauxqté 24
Post-itqté 12
Porte-nomsqté 30
Feuilles de travailqté 30
Programmesqté 30
Formulaires d’évaluationqté 30

Décoration

Panneaux de signalisationqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 10
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Fixez la capacité de la salle avant d’ouvrir les inscriptions : comptez une chaise et un dossier de travail par participant, plus quelques exemplaires de réserve pour les arrivées imprévues.
Préparez au moins deux offres d’emploi fictives de niveaux différents. Elles donnent aux participants des situations concrètes pour travailler leurs réponses et adapter leur présentation.
Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur portable, le câble HDMI et les rallonges au plus tard la veille. Un adaptateur manquant ou une multiprise inaccessible peut retarder tout le début de l’atelier.
Envoyez un rappel 24 à 48 heures avant la séance avec l’adresse, l’horaire, les consignes et les besoins alimentaires signalés à l’inscription. Cela réduit les absences et évite de découvrir les régimes particuliers le matin même.
Installez la table d’inscription avant l’arrivée du groupe, avec la liste des participants, les badges, les stylos et les programmes. Placez aussi la signalétique et vérifiez que les boissons chaudes peuvent être servies sans gêner les exercices.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un atelier d’entretien d’embauche ?: Prévoyez au moins deux semaines pour réserver le lieu, ouvrir les inscriptions, sélectionner les offres fictives et finaliser les supports. Faites la vérification de la salle et du matériel la veille.
Combien d’offres d’emploi fictives faut-il préparer pour un atelier ?: Préparez au minimum deux offres fictives, et davantage si les participants ont des profils très différents. Relisez les fiches de travail après leur sélection afin que chaque exercice corresponde bien aux offres utilisées.
Quand commander le catering pour un atelier d’entretien ?: Commandez-le dès que les inscriptions sont suffisamment stabilisées, idéalement cinq à sept jours avant l’atelier. Recueillez les besoins alimentaires avant de confirmer les quantités.
Que faut-il vérifier le matin d’un atelier d’entretien d’embauche ?: Arrivez environ 60 à 90 minutes avant l’accueil pour vérifier l’espace, installer les tables et les chaises, brancher la présentation et préparer les dossiers. Contrôlez aussi les badges, les feuilles de travail, les programmes et le café ou le thé.

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