Einen Bewerbungsworkshop gut organisieren
Bei einem Bewerbungsworkshop entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppe konzentriert arbeiten kann. Beginne mit Raum, Termin und Anmeldeformular, bevor du Inhalte und Verpflegung festlegst. Danach folgen Übungen, Arbeitsblätter, Präsentation und Teilnehmerkommunikation. Plane außerdem Zeit für Technikprobe, Sitzordnung und den Empfang ein – gerade diese Punkte werden häufig erst am Veranstaltungstag bemerkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Anmeldeformular erstellen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Übungsstellen auswählen
- 7
Arbeitsblätter aktualisieren
- 8
Präsentation prüfen
- 9
Catering bestellen
- 10
Tischanordnung festlegen
- 11
Namensschilder erstellen
- 12
Programme drucken
- 13
Arbeitsblätter ausdrucken
- 14
Evaluierungsformulare drucken
- 15
Teilnehmerliste ausdrucken
- 16
Erinnerung senden
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Raum kontrollieren
2 Personen
- 19
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
- 20
Präsentationsmaterial anschließen
2 Personen
- 21
Registrierungstisch einrichten
- 22
Arbeitsmappen bereitlegen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 24
Beschilderung anbringen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 27
Einführung geben
- 28
Bewerbungsfähigkeiten erläutern
- 29
CV-Übung begleiten
2 Personen
- 30
Pausengetränk auffüllen
- 31
Bewerbungsgespräche üben
3 Personen
- 32
Feedbackrunde moderieren
2 Personen
- 33
Mittagsbuffet aufbauen
2 Personen
- 34
Mittagessen servieren
2 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
- 36
Fragen beantworten
- 37
Elevator Pitch üben
2 Personen
- 38
Evaluations austeilen
- 39
Workshop abschließen
Nachbereitung
- 40
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Geräte einpacken
2 Personen
- 44
Raum reinigen
3 Personen
- 45
Veranstaltungsort abschließen
- 46
Evaluierungsformulare bearbeiten
- 47
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- Garderobenständer
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-Kabel
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Flipchartständer
- Flipchart-BlöckeAnz. 2
- Whiteboard
Geschirr
- KaffeebecherAnz. 30
- TrinkgläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- TeelöffelAnz. 30
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 3
- BrotkörbeAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
Schreibwaren
- KugelschreiberAnz. 30
- MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 24
- RingbuchmappenAnz. 24
- Sticky notesAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 30
- ArbeitsblätterAnz. 30
- ProgrammeAnz. 30
- EvaluierungsformulareAnz. 30
Dekoration
- WegweiserAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 10
- Besen und Kehrblech
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Übungen und Arbeitsblätter spätestens 10 Tage vorher fest. Prüfe danach die Präsentation einmal vollständig mit Laptop, Beamer und HDMI-Kabel, statt nur einzelne Folien anzusehen.
- Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Workshop. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und die Tischanordnung rechtzeitig anpassen.
- Bereite pro Person mindestens eine Arbeitsmappe, ein Programm, ein Arbeitsblatt, einen Notizblock und einen Kugelschreiber vor. Drucke zusätzlich 2 bis 3 Exemplare jeder Unterlage als Reserve.
- Plane für die Registrierung 20 bis 30 Minuten vor Beginn ein. Lege Teilnehmerliste, Namensschilder und Klemmbretter am Eingang bereit und bringe die Beschilderung am selben Tag an.
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Kaffee, Tee und Wasser vor dem Eintreffen bereit. Kontrolliere den Raum spätestens 60 Minuten vorher, einschließlich Stühlen, Stromanschlüssen und Präsentationsmaterial.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Bewerbungsworkshop organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Raumreservierung und Anmeldeformular. Inhalte, Arbeitsblätter und Technik sollten 10 bis 14 Tage vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Bewerbungsunterlagen sollte man pro Teilnehmer drucken?
- Drucke pro Person ein vollständiges Set aus Arbeitsmappe, Programm und Arbeitsblättern. Lege zusätzlich 2 bis 3 komplette Ersatzsets bereit, falls jemand ohne Unterlagen erscheint oder Seiten beschädigt werden.
- Wann sollte man die Teilnehmer an den Bewerbungsworkshop erinnern?
- Sende die Erinnerung 3 bis 5 Tage vor dem Workshop. Nenne darin Beginn, Adresse, Anreisehinweise und ob die Teilnehmenden eigene Unterlagen mitbringen sollen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Bewerbungsworkshop?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Technik und Getränke ein. Für einen unbekannten Raum sind 90 Minuten sicherer, besonders wenn Beamer oder Anschlüsse getestet werden müssen.
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