Cómo organizar un taller de solicitudes de empleo
Organiza el taller en este orden: confirma el espacio, define el contenido y abre las inscripciones. Después recoge las preferencias dietéticas, prepara las ofertas de práctica y actualiza las hojas de trabajo. Durante la última semana, imprime programas, evaluaciones y listas, confirma el catering y envía un recordatorio. El día del taller, reserva al menos 90 minutos para montar mesas, conectar el proyector y preparar la recepción.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Crear formulario de inscripción
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Seleccionar ofertas de práctica
- 7
Actualizar las hojas de trabajo
- 8
Comprobar la presentación
- 9
Pedir el catering
- 10
Definir la disposición de las mesas
- 11
Hacer tarjetas con nombres
- 12
Imprimir los programas
- 13
Imprimir hojas de trabajo
- 14
Imprimir formularios de evaluación
- 15
Imprimir la lista de participantes
- 16
Enviar recordatorio
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Comprobar el espacio
2 personas
- 19
Montar mesas y sillas
3 personas
- 20
Conectar el material de presentación
2 personas
- 21
Montar la mesa de registro
- 22
Preparar las carpetas de trabajo
2 personas
- 23
Preparar café y té
2 personas
- 24
Colgar señalización
Evento
- 25
Recepción de participantes
2 personas
- 26
Registrar la asistencia
2 personas
- 27
Dar la introducción
- 28
Explicar habilidades para solicitar empleo
- 29
Guiar el ejercicio de CV
2 personas
- 30
Reponer las bebidas del descanso
- 31
Practicar entrevistas de trabajo
3 personas
- 32
Dirigir la ronda de feedback
2 personas
- 33
Preparar el buffet de almuerzo
2 personas
- 34
Servir el almuerzo
2 personas
- 35
Rellenar las bebidas
- 36
Responder preguntas
- 37
Practicar el elevator pitch
2 personas
- 38
Repartir evaluaciones
- 39
Cerrar el taller
Seguimiento
- 40
Reunir los materiales
2 personas
- 41
Lavar la vajilla
2 personas
- 42
Recoger la basura
2 personas
- 43
Empacar el equipo
2 personas
- 44
Limpiar el espacio
3 personas
- 45
Cerrar el recinto
- 46
Procesar formularios de evaluación
- 47
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 30
- Perchero
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMI
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Atril de papelógrafo
- Bloc de rotafoliocant. 2
- Pizarra blanca
Vajilla
- Tazas de cafécant. 30
- Vasoscant. 30
- Platoscant. 30
- Cucharillascant. 30
Cocina
- Teterascant. 2
- Termoscant. 3
- Bandejas de serviciocant. 3
- Cestas de pancant. 3
- Neveras portátilescant. 2
Material de oficina
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bloc de notascant. 30
- Portapapelescant. 24
- Carpetas de anillascant. 24
- Notas adhesivascant. 12
- Portatarjetas de nombrecant. 30
- Tableros de trabajocant. 30
- Programascant. 30
- Formularios de evaluacióncant. 30
Decoración
- Carteles de señalizacióncant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Paños de microfibracant. 10
- Escoba y recogedor
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del taller. Ese margen permite ajustar la lista de participantes, las tarjetas con nombres, el catering y el número de carpetas de trabajo.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y el cable HDMI como conjunto al menos 24 horas antes. Lleva también cables alargadores y regletas: suelen faltar cuando la disposición de las mesas cambia.
- Imprime las hojas de trabajo, los programas y los formularios de evaluación con 2 días de margen. Prepara algunas copias adicionales, aproximadamente un 10 % más que el número de participantes.
- Define la disposición de las mesas antes de hacer el montaje. Deja una mesa separada para el registro y comprueba que haya espacio para el perchero, la señalización y el paso entre las sillas.
- Prepara café y té justo antes de la recepción y calcula las bebidas para toda la sesión, no solo para la llegada. Coloca tazas, vasos, cucharillas y termos juntos para evitar interrupciones durante el taller.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un taller de solicitudes de empleo?
- Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes para confirmar asistentes, dietas y materiales.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala el día del taller?
- Reserva como mínimo 90 minutos antes de la llegada de los participantes. Dedica los primeros 45 minutos a mesas y sillas, y el resto a la presentación, el registro, la señalización y el café.
- ¿Cuántas copias debo imprimir para el taller?
- Imprime una copia por participante de cada programa, hoja de trabajo y formulario de evaluación, más un 10 % adicional. Hazlo 2 días antes para poder corregir errores o reimprimir documentos.
- ¿Cuándo debo pedir el catering y confirmar las preferencias dietéticas?
- Recoge las preferencias en el formulario de inscripción y confirma el pedido entre 5 y 7 días antes. Revisa la lista final 48 horas antes para evitar que falten opciones o raciones.
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