Organiser un après-ski pour 50 employés : la méthode

Pour 50 employés, un après-ski se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une fête. Commence par réserver le lieu et fixer les inscriptions, car le nombre de participants détermine le menu, les boissons, les tables et le vestiaire. Prévois ensuite les achats en deux temps : produits non périssables, puis produits frais. Le jour J, garde plusieurs heures pour installer la salle, refroidir les boissons, monter le buffet et tester la musique et l’éclairage avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
8
Établir la liste de courses
2 personnes
9
Composer la musique
10
Confirmer les livraisons
11
Vérifier la décoration
12
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
13
Faire les courses de produits frais
2 personnes
14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
15
Rassembler le matériel
2 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Nettoyer l’espace
3 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer le buffet
3 personnes
20
Aménager le vestiaire
2 personnes
21
Suspendre la décoration
3 personnes
22
Installer l'éclairage
2 personnes
23
Brancher la musique
2 personnes
24
Préparer les amuse-bouches froids
3 personnes
25
Préparer des bouchées chaudes
3 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Vérifier le buffet et le bar
2 personnes

Événement

28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
33
Servir les plats chauds
3 personnes
34
Servir séparément les plats spéciaux
35
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
36
Réapprovisionner le café et le thé
37
Évacuer les déchets au fur et à mesure
38
Annoncer le dernier tour
39
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

40
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
41
Éteindre les boissons et le matériel
2 personnes
42
Retirer la décoration
3 personnes
43
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Nettoyer la cuisine
2 personnes
46
Passer l'aspirateur et laver le sol
3 personnes
47
Évacuer les déchets
2 personnes
48
Vérifier le matériel
2 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Répartir ou jeter les restes
2 personnes
51
Fermer le lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 2
Portantsqté 2
Porte-manteauxqté 60

Vaisselle

Verres à bièreqté 70
Verres à vinqté 60
Verres à long drinkqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service pour soupeqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de flocons de neigeqté 10
Panneaux après-skiqté 6
Bâtons de ski comme décorationqté 4
Neige artificielleqté 4
Nappesqté 8
Accessoires pour photoboothqté 20

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques chauffantesqté 4
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Casserolesqté 3
Thermosqté 4
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Demande en même temps les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers afin d’ajuster le menu et les quantités.
Planifie les achats en deux étapes : les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis les produits frais la veille ou le jour même. Confirme aussi les livraisons avant l’ouverture du lieu.
Prévois un véritable vestiaire pour 50 manteaux : installe les portants et les porte-manteaux avant l’arrivée des invités, avec un espace dégagé près de l’entrée pour éviter les files.
Commence l’installation au moins 3 heures avant le début. Monte les tables et les chaises, prépare le buffet, suspends la décoration, puis branche les enceintes, les rallonges et les multiprises avant de tester le son.
Prépare les bouchées froides à l’avance et garde les bouchées chaudes dans les bacs de maintien au chaud. Ne mets les boissons au frais qu’après avoir réservé suffisamment d’espace dans les glacières et les réfrigérateurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-ski de 50 employés ?: Prévois environ 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et confirmer le menu. Bloque ensuite au moins 3 heures le jour même pour l’installation.
Quand envoyer les invitations pour un après-ski d’entreprise ?: Envoie-les idéalement 3 semaines avant l’événement et fixe une date limite de réponse 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires et les quantités.
Combien de personnes faut-il pour installer la salle ?: Pour 50 employés, une équipe de 3 à 4 personnes suffit si le matériel est déjà disponible sur place. Compte environ 3 heures pour installer les tables, le buffet, le vestiaire, la décoration, l’éclairage et la musique.
Quand préparer les amuse-bouches et les bouchées chaudes ?: Prépare les amuse-bouches froids le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités, puis conserve-les au frais. Lance les bouchées chaudes assez tard pour qu’elles restent à bonne température au moment du service.

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