Comment organiser un accueil, étape par étape

Un accueil bien organisé se prépare d’abord avec une liste d’inscrits fiable, puis avec un lieu adapté et un déroulé clair. Commencez par les invitations et le suivi des réponses avant de réserver définitivement le traiteur, les tables et les chaises. Les derniers jours servent surtout à vérifier les régimes alimentaires, les livraisons, les badges et l’installation. Ce plan vous aide à garder le contrôle jusqu’à l’ouverture des espaces.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Enregistrer les inscriptions
3
Envoyer un rappel
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Clôturer les inscriptions
6
Vérifier la liste des invités
7
Créer le récapitulatif des régimes alimentaires
8
Réserver le lieu
9
Réserver le catering
10
Gérer la musique
11
Réserver des chaises et des tables
12
Vérifier les autorisations
13
Imprimer le programme
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Signaler les allergènes
19
Imprimer l’itinéraire
20
Vérifier les prévisions météo
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Inspecter les espaces
2 personnes
23
Recevoir les livraisons
2 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer les tables de buffet
2 personnes
27
Aménager la table d'accueil
2 personnes
28
Préparer la vaisselle
2 personnes
29
Préparer les verres
2 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Installer le point boissons
2 personnes
32
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
33
Mettre les options de régime de côté
2 personnes
34
Installer la décoration
2 personnes
35
Tester l’éclairage
2 personnes
36
Tester la musique
37
Vérifier les toilettes
38
Installer les poubelles
39
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
40
Briefing de l’équipe traiteur
4 personnes

Événement

41
Accueillir les invités
3 personnes
42
Cocher la présence
2 personnes
43
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
44
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
50
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
51
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
52
Vider les poubelles
53
Servir la boisson d’adieu
2 personnes
54
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

55
Couper la musique
56
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
57
Ranger les boissons
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer la cuisine
2 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Évacuer les déchets
2 personnes
63
Nettoyer les sols
2 personnes
64
Nettoyer les toilettes
65
Fermer le lieu
2 personnes
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Ranger les stocks restants
68
Rendre les objets empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 8
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 40
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Portantsqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à champagneqté 90
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Carafesqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Étiquettes pour allergènesqté 40

Décoration

Nappesqté 16
Porte-serviettesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Présentoirs pour cartes nominativesqté 4
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Cordeqté 2
Cintresqté 100
Numéros de vestiaireqté 100
Cadres photoqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Ordinateur portable
Lecteur audio
Chargeursqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Épongesqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Raclette en caoutchouc

Catering

Courses
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Carafes d'eauqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Pains de glaceqté 16
Plateaux de serviceqté 16
Réchauds à alimentsqté 4
Thermomètreqté 2

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant l’accueil et fixez une date limite de réponse 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi relancer les retardataires et transmettre un nombre précis au traiteur.
Clôturez les inscriptions avant de finaliser le récapitulatif des régimes alimentaires. Prévoyez une étiquette allergène pour chaque préparation concernée, plutôt que de chercher ces informations au moment du buffet.
Réservez le mobilier dès que le lieu est confirmé : une table d’accueil, des tables de buffet, des tables hautes, des chaises et des portants peuvent nécessiter plusieurs livraisons distinctes.
La veille, refroidissez les boissons et vérifiez le matériel de service : verres à eau, verres à vin, carafes, plateaux, pinces et louches. Préparez aussi les en-cas pour ne pas cumuler cuisine et accueil le jour même.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Inspectez les espaces, recevez les livraisons, installez les tables et les chaises, puis placez les badges et le programme avant de vous consacrer aux arrivées.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un accueil ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant afin d’avoir le temps de relancer les personnes et de confirmer le catering.
Quand réserver le traiteur pour un accueil ?: Réservez-le dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement au moins 2 à 3 semaines à l’avance. Confirmez le nombre final de repas après la clôture des inscriptions.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un accueil ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce délai couvre l’inspection des espaces, la réception des livraisons, l’installation des tables et des chaises, ainsi que la préparation de la table d’accueil.
Quand préparer les badges nominatifs et le programme ?: Préparez-les après la vérification finale de la liste des invités, généralement 2 à 3 jours avant l’accueil. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.