Cómo organizar una recepción sin que se descontrole
Una recepción se organiza mejor por fases: primero cierras invitados y necesidades, después reservas el lugar y los servicios, y al final preparas el montaje y la acogida. El punto que más problemas causa suele ser cerrar tarde las inscripciones: sin una cifra definitiva no puedes ajustar el catering, las sillas, las mesas ni las acreditaciones. Trabaja con una lista única y fija una fecha límite para cada decisión. Así sabrás qué debe estar listo antes de abrir el espacio y qué puede esperar hasta el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Registrar inscripciones
- 3
Enviar recordatorio
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Cerrar inscripciones
- 6
Comprobar la lista de invitados
- 7
Hacer resumen dietético
- 8
Reservar el lugar
- 9
Reservar el catering
- 10
Gestionar la música
- 11
Reservar sillas y mesas
- 12
Comprobar permisos
- 13
Imprimir el programa
- 14
Preparar acreditaciones
2 personas
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Preparar aperitivos
3 personas
- 18
Marcar alérgenos
- 19
Imprimir las indicaciones de la ruta
- 20
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Inspeccionar los espacios
2 personas
- 23
Recibir las entregas
2 personas
- 24
Montar mesas
3 personas
- 25
Colocar las sillas
3 personas
- 26
Montar mesas de buffet
2 personas
- 27
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 28
Preparar la vajilla
2 personas
- 29
Preparar los vasos
2 personas
- 30
Montar el punto de café
2 personas
- 31
Montar el punto de bebidas
2 personas
- 32
Montar aperitivos
3 personas
- 33
Separar las opciones de dieta
2 personas
- 34
Colgar la decoración
2 personas
- 35
Probar la iluminación
2 personas
- 36
Probar la música
- 37
Comprobar los baños
- 38
Colocar cubos de basura
- 39
Briefing del equipo de recepción
4 personas
- 40
Briefing del equipo de catering
4 personas
Evento
- 41
Recibir a los invitados
3 personas
- 42
Marcar asistencia
2 personas
- 43
Repartir acreditaciones
2 personas
- 44
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 45
Servir aperitivos
3 personas
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer el bufé
2 personas
- 49
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 50
Limpiar las mesas entre turnos
2 personas
- 51
Comprobar los baños periódicamente
- 52
Vaciar los contenedores de basura
- 53
Servir la bebida de despedida
2 personas
- 54
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 55
Apagar la música
- 56
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
- 57
Recoger las bebidas
2 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Limpiar la cocina
2 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 61
Retirar la decoración
2 personas
- 62
Retirar los residuos
2 personas
- 63
Limpiar los suelos
2 personas
- 64
Limpiar los baños
- 65
Cerrar el recinto
2 personas
- 66
Devolver los materiales
2 personas
- 67
Recoger el stock sobrante
- 68
Devolver los artículos prestados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de recepcióncant. 8
- Mesas altas tipo cóctelcant. 8
- Sillascant. 40
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de recepción
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de champáncant. 90
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 100
- Cucharillascant. 80
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Jarras de servircant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Bandejas de comidacant. 12
- Etiquetas de alérgenoscant. 40
Decoración
- Mantelescant. 16
- Porta-servilletascant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Carteles del programacant. 4
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 4
- Credencialescant. 100
- Portabadgescant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Cuerdacant. 2
- Perchascant. 100
- Números de guardarropacant. 100
- Marcos de fotoscant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Portátil
- Reproductor de música
- Cargadorescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Esponjascant. 8
- Paños de microfibracant. 12
- Rascador de goma
Catering
- Compras
- Sacacorchoscant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Jarras de aguacant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Jarras de lechecant. 6
- Azucareroscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 16
- Bandejas de servircant. 16
- Calientaplatoscant. 4
- Termómetrocant. 2
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de margen. En ese momento comprueba la lista de invitados y prepara un resumen dietético separado para el catering, incluyendo alergias y preferencias.
- Reserva primero el lugar y el catering, y confirma después mesas, sillas y permisos. Pide las entregas para que lleguen antes de abrir la ubicación, no durante la recepción.
- Calcula las bebidas por tramos: para la primera hora, prevé 2 o 3 consumiciones por persona; enfría una parte con antelación y deja neveras portátiles para las reposiciones.
- Prepara las acreditaciones, el programa y las indicaciones de la ruta como mínimo 2 días antes. Lleva copias impresas aunque hayas enviado toda la información por correo.
- Monta la zona de recepción antes del buffet: coloca la mesa de bienvenida, percheros, mesas y sillas, y deja visibles las etiquetas de alérgenos. Revisa el pronóstico el día anterior para corregir la distribución si el espacio exterior no es utilizable.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones para una recepción?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Deja la inscripción abierta aproximadamente 2 semanas y manda un recordatorio 5 o 7 días antes del cierre.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados de una recepción?
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes. Necesitas ese plazo para confirmar el número de raciones, resumir las dietas, ajustar las sillas y preparar las acreditaciones.
- ¿Cuántas bebidas necesito por persona en una recepción?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade agua durante toda la recepción. Enfría las bebidas el día anterior y reserva una cantidad adicional para las reposiciones.
- ¿Cuándo se debe montar una recepción?
- Haz el montaje entre 2 y 4 horas antes de la apertura, según las entregas y el tamaño del espacio. Recibe primero el mobiliario, inspecciona las zonas y coloca después el buffet, las bebidas y la mesa de recepción.
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