Einen Empfang Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Empfang entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles ruhig läuft. Starte mit Ort, Termin und Gästeliste, danach folgen Catering, Getränke, Mobiliar und Ablauf. Plane Anmeldungen und Ernährungswünsche früh ein, damit du Mengen und Kennzeichnungen rechtzeitig anpassen kannst. In den letzten Tagen geht es vor allem um Bestätigungen, Kühlung und Beschriftungen; am Tag selbst um Kontrolle, Lieferungen und einen funktionierenden Empfangsbereich.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen erfassen
- 3
Erinnerung senden
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Anmeldungen schließen
- 6
Gästeliste prüfen
- 7
Diätübersicht erstellen
- 8
Location reservieren
- 9
Catering reservieren
- 10
Musik organisieren
- 11
Stühle und Tische reservieren
- 12
Genehmigungen prüfen
- 13
Programm drucken
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Allergene kennzeichnen
- 19
Wegbeschreibung ausdrucken
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Räume inspizieren
2 Personen
- 23
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
3 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Buffettische einrichten
2 Personen
- 27
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 28
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 29
Gläser bereitstellen
2 Personen
- 30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 31
Getränkepunkt einrichten
2 Personen
- 32
Snacks auslegen
3 Personen
- 33
Diätoptionen separat bereitstellen
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 35
Beleuchtung testen
2 Personen
- 36
Musik testen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Mülleimer aufstellen
- 39
Briefing des Empfangsteams
4 Personen
- 40
Briefing des Cateringteams
4 Personen
Event
- 41
Gäste empfangen
3 Personen
- 42
Anwesenheit abhaken
2 Personen
- 43
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 44
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Buffet auffüllen
2 Personen
- 49
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 50
Tische zwischendurch abwischen
2 Personen
- 51
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 52
Mülleimer leeren
- 53
Abschiedsgetränk servieren
2 Personen
- 54
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Musik ausschalten
- 56
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
- 57
Getränke wegräumen
2 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Küche reinigen
2 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Abfall entsorgen
2 Personen
- 63
Böden reinigen
2 Personen
- 64
Toiletten reinigen
- 65
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 66
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
- 68
Geliehene Sachen zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 8
- Hohe StehtischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- BuffetischeAnz. 4
- Empfangstisch
- GarderobenständerAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- ChampagnergläserAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- TortenplattenAnz. 100
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 100
- TeelöffelAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- AusgießkannenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
- LebensmittelboxenAnz. 12
- Etiketten für AllergeneAnz. 40
Dekoration
- TischdeckenAnz. 16
- ServiettenhalterAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Willkommensschild
- ProgrammschilderAnz. 4
- NamenskartenständerAnz. 4
- NamensschilderAnz. 100
- BadgehalterAnz. 100
- StifteAnz. 20
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- SeilAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 100
- GarderobennummernAnz. 100
- FotorahmenAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- Musikplayer
- LadegeräteAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 12
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- SchwämmeAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 12
- Gummischieber
Catering
- Einkäufe
- KorkenzieherAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
- WasserkaraffenAnz. 12
- GetränkespenderAnz. 4
- MilchkännchenAnz. 6
- ZuckerschälchenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 16
- ServierschalenAnz. 16
- SpeisewärmerAnz. 4
- ThermometerAnz. 2
Tipps
- Verschicke die Einladungen früh und schließe die Anmeldung spätestens einige Tage vor dem Empfang. So kannst du Gästeliste, Diätübersicht und Cateringmengen noch abgleichen, statt kurzfristig nachzubestellen.
- Reserviere Location, Catering, Tische und Stühle nicht erst nach den Einladungen. Prüfe außerdem rechtzeitig, ob Genehmigungen nötig sind und ob Lieferanten Zugang zur Location erhalten.
- Plane den Aufbau in Zonen: Empfangstisch und Namensschilder am Eingang, Garderobenständer daneben, Stehtische im Raum und Buffetische abseits des Durchgangs. Dadurch entstehen beim Eintreffen weniger Warteschlangen.
- Kühle Getränke am Vortag und stelle Wasser, Gläser und Serviertabletts getrennt vom Buffet bereit. Rechne für das erste Empfangsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und passe die Menge an die Gästeliste an.
- Kennzeichne Allergene direkt an den Speisen und halte die Diätübersicht beim Catering bereit. Drucke Wegbeschreibung und Programm vorab aus; am Veranstaltungstag bleiben dann nur noch Kontrolle, Lieferannahme und der Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Empfang organisieren?
- Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Location, Catering und Einladungen. Spätestens sieben Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Gästeliste geprüft sein.
- Wann sollte man die Anmeldung für einen Empfang schließen?
- Schließe die Anmeldung in der Regel fünf bis sieben Tage vor dem Empfang. Dieser Zeitraum reicht meist, um Cateringmengen, Diätübersicht, Namensschilder und Sitz- oder Stehbereiche anzupassen.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Empfang?
- Für die erste Stunde kannst du ungefähr zwei bis drei Getränke pro Person einplanen, zusätzlich Wasser. Bei einem längeren Empfang ergänzt du die Menge nach Dauer, Tageszeit und Zahl der Gäste.
- Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?
- Kühle Getränke am Vortag und bereite haltbare Snacks ebenfalls vor. Empfindliche Speisen, Buffetbeschriftungen und Serviergeschirr sollten am Veranstaltungstag so eingeplant werden, dass sie etwa 30 bis 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste bereitstehen.
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