Zo organiseer je een receptie zonder last-minute stress
Begin een receptie niet met hapjes of decoratie, maar met het aantal gasten, de locatie en het tijdschema. Reserveer daarna catering, meubilair en techniek, zodat je weet wat geleverd wordt en wanneer. Verstuur uitnodigingen op tijd, registreer aanmeldingen en sluit de gastenlijst enkele dagen vooraf. In de laatste week controleer je dieetwensen, programma, route en materialen; op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst en een logische indeling van buffet, statafels en garderobe.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen registreren
- 3
Herinnering versturen
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Aanmeldingen afsluiten
- 6
Gastenlijst controleren
- 7
Dieetoverzicht maken
- 8
Locatie reserveren
- 9
Catering reserveren
- 10
Muziek regelen
- 11
Stoelen en tafels reserveren
- 12
Vergunningen controleren
- 13
Programma afdrukken
- 14
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Dranken koelen
2 personen
- 17
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 18
Allergenen markeren
- 19
Routebeschrijving afdrukken
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Locatie openen
2 personen
- 22
Ruimtes inspecteren
2 personen
- 23
Leveringen aannemen
2 personen
- 24
Tafels opstellen
3 personen
- 25
Stoelen plaatsen
3 personen
- 26
Buffettafels inrichten
2 personen
- 27
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 28
Servies klaarzetten
2 personen
- 29
Glazen klaarzetten
2 personen
- 30
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 31
Drankpunt inrichten
2 personen
- 32
Hapjes uitstallen
3 personen
- 33
Dieetopties apart zetten
2 personen
- 34
Decoratie ophangen
2 personen
- 35
Verlichting testen
2 personen
- 36
Muziek testen
- 37
Toiletten controleren
- 38
Afvalbakken plaatsen
- 39
Briefing ontvangstteam
4 personen
- 40
Briefing cateringteam
4 personen
Event
- 41
Gasten ontvangen
3 personen
- 42
Aanwezigheid afvinken
2 personen
- 43
Naambadges uitdelen
2 personen
- 44
Welkomstdrank serveren
3 personen
- 45
Hapjes serveren
3 personen
- 46
Koffie en thee serveren
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Buffet aanvullen
2 personen
- 49
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 50
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
- 51
Toiletten tussentijds controleren
- 52
Afvalbakken legen
- 53
Afscheidsdrank serveren
2 personen
- 54
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 55
Muziek uitschakelen
- 56
Voedsel veilig opbergen
2 personen
- 57
Dranken opruimen
2 personen
- 58
Servies afwassen
3 personen
- 59
Keuken schoonmaken
2 personen
- 60
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 61
Decoratie verwijderen
2 personen
- 62
Afval afvoeren
2 personen
- 63
Vloeren schoonmaken
2 personen
- 64
Toiletten schoonmaken
- 65
Locatie afsluiten
2 personen
- 66
Materialen retourneren
2 personen
- 67
Overgebleven voorraad opruimen
- 68
Geleende spullen terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptietafelsaantal 8
- Hoge statafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Buffettafelsaantal 4
- Ontvangsttafel
- Garderoberekkenaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 100
- Waterglazenaantal 100
- Champagneglazenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 100
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 100
- Theelepelsaantal 80
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Schenkkannenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Maatbekersaantal 2
- Voedselbakkenaantal 12
- Etiketten voor allergenenaantal 40
Decoratie
- Tafelkledenaantal 16
- Servettenhoudersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Welkomstbord
- Programmabordenaantal 4
- Naamkaartstandaardsaantal 4
- Naambadgesaantal 100
- Badgehoudersaantal 100
- Pennenaantal 20
- Plakbandaantal 4
- Scharenaantal 4
- Touwaantal 2
- Kledinghangersaantal 100
- Garderobenummersaantal 100
- Fotolijstjesaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Microfoonstandaard
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Laptop
- Muziekspeler
- Opladersaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
- Sponsjesaantal 8
- Microvezeldoekenaantal 12
- Rubberen trekker
Catering
- Boodschappen
- Wijnopenersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkenaantal 2
- Waterkaraffenaantal 12
- Drankdispensersaantal 4
- Melkkannetjesaantal 6
- Suikerbakjesaantal 6
- Koelelementenaantal 16
- Serveerschalenaantal 16
- Etenswarmersaantal 4
- Thermometeraantal 2
Tips
- Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de receptie en maak daarna één definitieve gastenlijst. Gebruik die lijst ook voor naambadges, het dieetoverzicht en de controle van het aantal stoelen, glazen en hapjes.
- Plan de catering op basis van het definitieve aantal gasten en geef dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf door. Markeer allergenen zichtbaar bij het buffet en houd aangepaste hapjes gescheiden van de overige schalen.
- Maak de locatie-indeling minstens 2 dagen vooraf: zet de ontvangsttafel bij de ingang, buffettafels tegen een wand en hoge statafels verspreid door de ruimte. Plaats stoelen vooral langs de randen, zodat gasten makkelijk kunnen rondlopen.
- Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet wijn, water en andere dranken minimaal 3 uur vooraf koud en controleer of er naast glazen ook voldoende serveerbladen, schenkkannen, servetten en afvalpunten klaarstaan.
- Plan de opbouw met een vaste volgorde: locatie openen, ruimtes inspecteren, leveringen aannemen, tafels en stoelen plaatsen, buffet opbouwen en pas daarna hapjes en dranken neerzetten. Trek hiervoor minstens 2 uur uit; zo blijft er tijd voor een ontbrekende levering of een laatste weerscontrole.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een receptie organiseren?
- Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, catering en uitnodigingen. Regel meubilair, muziek en eventuele vergunningen uiterlijk 3 weken voor de receptie. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een receptie?
- Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 tot 2 per uur. Voorzie altijd water naast wijn of andere dranken en koel alles minimaal 3 uur vooraf.
- Wanneer moet je dieetwensen voor een receptie verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct mee bij de uitnodiging en stuur uiterlijk 7 dagen vooraf een herinnering. Maak 3 tot 5 dagen voor de receptie een definitief overzicht en controleer of allergenen duidelijk gemarkeerd zijn.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een receptie op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor een ruimte met buffet, ontvangsttafel, statafels, stoelen en garderobe. Laat leveringen minstens 90 minuten voor de start binnenkomen, zodat je nog tijd hebt voor controle en correcties.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!