Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au théâtre

Une journée portes ouvertes au théâtre demande plus qu’un programme de visites. Il faut coordonner les salles, les spectacles, les ateliers, les inscriptions et l’accueil du public, tout en gardant un parcours sûr et compréhensible. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 72 fournitures du plan, dans l’ordre où elles doivent être préparées. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, tests techniques, signalétique et boissons au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Réserver des salles de théâtre
Définir le programme et les visites guidées
2 personnes
Consigner les spectacles et les ateliers
2 personnes
Parcourir l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Publier l’événement en ligne
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les horaires de visite guidée
Planifier les bénévoles
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
Commander la restauration et le matériel
Tester le matériel technique
2 personnes
Balisage du parcours de visite
2 personnes
Préparer les panneaux d’information
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Imprimer la signalisation
Récupérer le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager les comptoirs d’information
3 personnes
Préparer les brochures du programme
Brancher la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier les réglages d’éclairage
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Préparer les informations de premiers secours et d’urgence
Faire le tour des espaces publics
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Annoncer les spectacles
Accueillir les artistes
2 personnes
Guider les visiteurs vers les salles
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Finaliser la dernière partie du programme
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces publics
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Ranger le matériel d’atelier
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
Archiver les données d’inscription
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les matériels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 150
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 4
Tables de logeqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 2
Console de mixage audio
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Talkies-walkiesqté 6

Décoration

Affiches de théâtreqté 20
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Mur photo
Masques de théâtre décoratifsqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 10

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 8
Caisses réfrigéréesqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 3
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 3
Ouvre-bouteillesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Panneaux de comptoirqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 180
Brochures du programmeqté 200
Braceletsqté 200

Signalétique

Panneaux indicateursqté 20
Supportsqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Matériel d'atelier

Blocs d’exerciceqté 40
Crayonsqté 50
Feutresqté 40
Papier de bricolageqté 300
Kits de maquillageqté 4
Miroirsqté 6
Marionnettes à mainqté 12

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Panneaux de sortie de secoursqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 8

Courses

Caféqté 6

Conseils

Fixez les horaires avant de publier l’événement : prévoyez des créneaux distincts pour les visites guidées, les spectacles et les ateliers afin d’éviter les files et les chevauchements.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir le nombre de visiteurs et leurs besoins alimentaires. Faites un point au moins 7 jours avant l’ouverture afin d’ajuster le catering et les bénévoles.
Testez microphones, haut-parleurs, console audio, vidéoprojecteur et éclairage avant le jour J, puis prévoyez rallonges et multiprises en réserve : une panne technique retarde rapidement toute une visite.
Balisage, panneaux d’information et programmes doivent être placés avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les changements de salle et l’itinéraire de sécurité avec l’équipe sur place.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, porte-manteaux, tables, chaises, boissons et vaisselle. Mettez les boissons au frais assez tôt et confirmez qui récupère le catering le jour de l’événement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes au théâtre ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Réservez les salles, définissez le programme et lancez la communication en premier, puis gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, le catering et les tests techniques.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez le formulaire au moins 4 semaines avant la journée portes ouvertes. Arrêtez ou réévaluez les inscriptions 7 jours avant afin de confirmer les horaires de visite, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles.
Que faut-il tester avant une journée portes ouvertes au théâtre ?: Testez tous les microphones, haut-parleurs, la console de mixage, le vidéoprojecteur, l’écran et les projecteurs LED au plus tard la veille. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et batteries des talkies-walkies.
Quand préparer la signalétique et les badges ?: Imprimez les programmes, panneaux, flèches et badges 2 à 3 jours avant l’événement. Installez la signalisation et le balisage du parcours avant l’ouverture, puis faites un parcours complet avec un bénévole le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.