Organiser les portes ouvertes d’une école de langues
Une journée portes ouvertes réussie permet aux visiteurs de découvrir l’école, de tester un cours et de poser leurs questions sans attendre. Commencez par fixer le programme et les salles, puis construisez les inscriptions autour des créneaux disponibles. Le nombre de visiteurs détermine les groupes de visite, les enseignants, les ordinateurs pour les tests de niveau et la quantité de boissons. Gardez enfin du temps pour tester la technique et préparer un accueil lisible.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver les salles et l'espace d'accueil
- 3
Planifier les enseignants et les guides
2 personnes
- 4
Rédiger les invitations
2 personnes
- 5
Publier le formulaire d'inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Promouvoir les portes ouvertes en ligne
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Confirmer les inscriptions
- 11
Recenser les niveaux de langue
- 12
Préparer les cours d’essai
4 personnes
- 13
Planifier les visites guidées
2 personnes
- 14
Préparer les présentations
3 personnes
- 15
Imprimer les formulaires d’inscription
- 16
Commander le catering
- 17
Préparer les autorisations photo
- 18
Tester la technique
2 personnes
- 19
Créer la signalisation
2 personnes
- 20
Préparer les kits de bienvenue
3 personnes
- 21
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
- 22
Préparer le matériel pédagogique
4 personnes
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
3 personnes
- 26
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Aménager les salles de cours d'essai
4 personnes
- 29
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 30
Suspendre la décoration
3 personnes
- 31
Installer la signalisation
2 personnes
- 32
Préparer les kits de bienvenue
2 personnes
- 33
Installer le point café et thé
2 personnes
- 34
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
- 35
Revérifier la technique
2 personnes
- 36
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
- 37
Donner le briefing aux enseignants
5 personnes
Événement
- 38
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 39
Enregistrer la présence
2 personnes
- 40
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
- 41
Distribuer les kits de bienvenue
2 personnes
- 42
Accompagner les visites guidées
3 personnes
- 43
Animer des cours d'essai
5 personnes
- 44
Servir le café et le thé
2 personnes
- 45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Tenir les tables d'information
5 personnes
- 48
Faire passer les tests de niveau
3 personnes
- 49
Donner des conseils sur les cours
3 personnes
- 50
Assurer la présentation
2 personnes
- 51
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
- 52
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 53
Prendre des photos avec autorisation
- 54
Vérifier les toilettes
- 55
Vider les poubelles
2 personnes
- 56
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
Suivi
- 57
Rassembler le matériel
4 personnes
- 58
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 59
Retirer la décoration
3 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Ranger les locaux
4 personnes
- 62
Nettoyer l’espace d’accueil
3 personnes
- 63
Évacuer les déchets
2 personnes
- 64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 65
Suivre les inscriptions ouvertes
2 personnes
- 66
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
- 67
Archiver les photos
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Comptoir d'accueil
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 90
- Tabourets de barqté 6
- Tables de maquillageqté 4
- Nappesqté 12
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couteauxqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillèresqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 6
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Chargeursqté 4
- Casques audioqté 20
- Ordinateurs pour tests de niveauqté 10
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Louchesqté 4
- Torchonsqté 12
- Conteneurs réfrigérésqté 2
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Compositions floralesqté 6
- Décoration de tableqté 12
- Mur photo
- Panneaux directionnelsqté 12
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Marqueurs craieqté 12
- Pancartes de tableqté 20
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lampes de table LEDqté 8
Fournitures de bureau
- Étiquettes nominativesqté 120
- Stylosqté 100
- Crayonsqté 60
- Feutres de couleurqté 12
- Blocs-notesqté 100
- Presse-papiersqté 12
- Classeurs en papierqté 100
- Formulaires d'inscriptionqté 120
- Formulaires d’autorisation photoqté 120
- Flyers du programmeqté 150
- Brochures de la formationqté 150
- Tests de niveauqté 80
- Enveloppesqté 150
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 6
- Agrafeusesqté 3
- Papier d’impressionqté 5
- Pots à stylosqté 10
- Braceletsqté 120
- Plannings de serviceqté 10
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 12
- Brosses de toilettesqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez d’abord les horaires des présentations, des visites guidées et des cours d’essai. Prévoyez des groupes de 10 à 15 personnes par créneau pour éviter que l’accueil et les salles ne se remplissent en même temps.
- Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 3 semaines avant la date prévue. Demandez le niveau de langue, les besoins alimentaires et l’autorisation photo dès l’inscription, puis confirmez les créneaux quelques jours avant.
- Répartissez les enseignants entre l’accueil, les visites et les cours d’essai au lieu de compter sur les disponibilités de dernière minute. Pour chaque groupe, désignez une personne responsable et prévoyez un remplaçant.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les enceintes au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, chargeurs et connexions dans chaque salle.
- Préparez l’accueil la veille : signalisation, étiquettes nominatives, formulaires imprimés et kits de bienvenue. Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 verres par visiteur sur la matinée et gardez les boissons au frais avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour les portes ouvertes d’une école de langues ?
- Envoyez les premières invitations environ 3 semaines avant l’événement, puis un rappel 3 à 5 jours avant. Fermez ou vérifiez les inscriptions 48 heures avant afin d’ajuster les groupes, le catering et le matériel.
- Combien de visiteurs prévoir par groupe de visite guidée ?
- Limitez un groupe à environ 10 à 15 personnes pour que chacun entende le guide et puisse poser des questions. Si plus de 15 personnes sont inscrites sur le même créneau, ajoutez un second guide ou un départ décalé de 10 minutes.
- Combien d’ordinateurs faut-il pour les tests de niveau ?
- Prévoyez un ordinateur par personne dans le groupe le plus important, avec au moins 1 appareil de secours pour 10 postes. Pour un groupe de 15 visiteurs, préparez donc 16 ordinateurs et testez-les la veille.
- Quand préparer le catering et les boissons ?
- Commandez le catering au plus tard 5 à 7 jours avant, après avoir vérifié les inscriptions et les besoins alimentaires. Préparez les en-cas le jour même, refroidissez les boissons quelques heures avant et installez le café juste avant l’ouverture.
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