Zo organiseer je een taalschool open dag
Begin met een programma waarin bezoekers snel begrijpen welke talen, niveaus en lesvormen je aanbiedt. Leg daarna de lokalen, ontvangstruimte, docenten en rondleiders vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Gebruik het aanmeldformulier om aantallen, taalniveaus en dieetwensen te verzamelen. In de laatste week draait alles om proeflessen, rondleidingen, techniek, bewegwijzering en een ontvangst waarbij naamstickers en welkomstpakketten klaarliggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Lokalen en ontvangstruimte reserveren
- 3
Docenten en rondleiders inplannen
2 personen
- 4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 5
Aanmeldformulier publiceren
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Open dag online promoten
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Aanmeldingen bevestigen
- 11
Taalniveaus inventariseren
- 12
Proeflessen voorbereiden
4 personen
- 13
Rondleidingen uitstippelen
2 personen
- 14
Presentaties voorbereiden
3 personen
- 15
Inschrijfformulieren afdrukken
- 16
Catering bestellen
- 17
Fototoestemming voorbereiden
- 18
Techniek testen
2 personen
- 19
Bewegwijzering maken
2 personen
- 20
Welkomstpakketten samenstellen
3 personen
- 21
Naamstickers voorbereiden
2 personen
- 22
Lesmateriaal klaarleggen
4 personen
- 23
Boodschappen doen
2 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 26
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 28
Proefleslokalen inrichten
4 personen
- 29
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 30
Versiering ophangen
3 personen
- 31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 32
Welkomstpakketten klaarzetten
2 personen
- 33
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
- 34
Hapjes en drank klaarzetten
3 personen
- 35
Techniek opnieuw controleren
2 personen
- 36
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
- 37
Briefing docenten geven
5 personen
Event
- 38
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 39
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 40
Naamstickers uitdelen
2 personen
- 41
Welkomstpakketten uitdelen
2 personen
- 42
Rondleidingen begeleiden
3 personen
- 43
Proeflessen verzorgen
5 personen
- 44
Koffie en thee serveren
2 personen
- 45
Hapjes serveren
2 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Informatietafels bemannen
5 personen
- 48
Niveautoetsen afnemen
3 personen
- 49
Cursusadvies geven
3 personen
- 50
Presentatie verzorgen
2 personen
- 51
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
- 52
Inschrijvingen verwerken
2 personen
- 53
Foto's maken met toestemming
- 54
Toiletten controleren
- 55
Afvalbakken legen
2 personen
- 56
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
Nazorg
- 57
Materialen verzamelen
4 personen
- 58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 59
Versiering verwijderen
3 personen
- 60
Servies afwassen
3 personen
- 61
Lokalen opruimen
4 personen
- 62
Ontvangstruimte schoonmaken
3 personen
- 63
Afval afvoeren
2 personen
- 64
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 65
Open inschrijvingen opvolgen
2 personen
- 66
Bezoekers bedankbericht sturen
- 67
Fotomateriaal archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Receptiebalie
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 90
- Barkrukkenaantal 6
- Kleedtafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Serveerbladenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Opladersaantal 4
- Koptelefoonsaantal 20
- Niveautoetscomputersaantal 10
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- IJsblokjesbakkenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
- Theedoekenaantal 12
- Koelcontainersaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 12
- Fotowand
- Wegwijzerbordenaantal 12
- Krijtbordenaantal 6
- Krijtstiftenaantal 12
- Tafelbordjesaantal 20
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 6
- LED-tafellampenaantal 8
Kantoorartikelen
- Naamstickersaantal 120
- Pennenaantal 100
- Potlodenaantal 60
- Kleurstiftenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 100
- Klembordenaantal 12
- Papieren mappenaantal 100
- Inschrijfformulierenaantal 120
- Fototoestemmingformulierenaantal 120
- Programmaflyersaantal 150
- Cursusbrochuresaantal 150
- Niveautoetsenaantal 80
- Enveloppenaantal 150
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 6
- Nietmachinesaantal 3
- Printpapieraantal 5
- Pennenbakjesaantal 10
- Polsbandjesaantal 120
- Dienstruostersaantal 10
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan proeflessen en rondleidingen in vaste tijdsblokken van 20 tot 30 minuten. Zo weet je hoeveel docenten, lokalen en stoelen je per ronde nodig hebt en voorkom je wachtrijen bij de receptiebalie.
- Vraag bij de aanmelding meteen naar het gewenste taalniveau en eventuele dieetwensen. Bevestig elke aanmelding uiterlijk 3 dagen voor de open dag, zodat je groepen en catering nog kunt aanpassen.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en speakers minimaal 1 dag vooraf in de ruimtes waar je ze gebruikt. Leg per opstelling een verlengkabel, stekkerdoos en oplader klaar; die worden vaak pas op de dag zelf gemist.
- Maak bewegwijzering vanaf de ingang naar de receptie, proeflokalen en presentatieruimte. Hang de borden vóór de ontvangst op en controleer of bezoekers ook zonder medewerker de juiste route kunnen vinden.
- Koel dranken en zet koffievoorzieningen pas kort voor de start klaar, maar verzamel glazen, kopjes, borden, bestek en serveerbladen al de avond ervoor. Bereid naamstickers, inschrijfformulieren, lesmateriaal en welkomstpakketten per deelnemer of gezin voor.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een taalschool open dag organiseren?
- Leg datum, programma, lokalen en begeleiding bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer het aanmeldformulier daarna direct, zodat je nog tijd hebt om taalniveaus en groepsindeling te verwerken.
- Hoeveel tijd moet je reserveren voor een proefles tijdens een open dag?
- Reken 20 tot 30 minuten per proefles en plan daarnaast 10 minuten wisseltijd. Bij meerdere niveaus is het verstandig om per tijdsblok een aparte groep te maken, zodat docenten niet tegelijk nieuwe deelnemers hoeven in te delen.
- Wanneer moet je techniek testen voor een open dag?
- Test alle presentaties, aansluitingen, speakers en microfoon minimaal 1 dag van tevoren. Controleer op de ochtend zelf nog één keer de stroomvoorziening en leg reservekabels en opladers klaar voordat bezoekers binnenkomen.
- Wanneer bevestig je aanmeldingen voor een taalschool open dag?
- Stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin het starttijdstip, de route naar de ontvangstruimte, de geplande proefles of rondleiding en de mogelijkheid om dieetwensen of wijzigingen door te geven.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!