Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una escuela de idiomas

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el visitante sabe qué verá, cuánto durará cada actividad y cómo puede inscribirse al salir. Empieza por fijar la fecha, el programa y las aulas; después coordina docentes, guías, inscripciones y comunicación. En paralelo, prepara las clases de prueba, las visitas y la recepción. El día anterior, comprueba la técnica, la señalización, el material didáctico y la comida: son los detalles que más suelen retrasar el inicio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar aulas y sala de recepción
3
Programar a los docentes y guías
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Promocionar en línea la jornada de puertas abiertas
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar inscripciones
11
Inventariar niveles de idioma
12
Preparar las clases de prueba
4 personas
13
Planificar las visitas guiadas
2 personas
14
Preparar presentaciones
3 personas
15
Imprimir los formularios de inscripción
16
Pedir el catering
17
Preparar el permiso fotográfico
18
Probar la técnica
2 personas
19
Crear la señalización
2 personas
20
Preparar paquetes de bienvenida
3 personas
21
Preparar etiquetas con nombres
2 personas
22
Preparar el material didáctico
4 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Montar el mostrador de recepción
2 personas
27
Colocar mesas y sillas
4 personas
28
Preparar las aulas de prueba
4 personas
29
Preparar el espacio de presentación
3 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colocar la señalización
2 personas
32
Preparar los paquetes de bienvenida
2 personas
33
Montar el punto de café y té
2 personas
34
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
35
Volver a comprobar la técnica
2 personas
36
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
37
Dar la sesión informativa a los docentes
5 personas

Evento

38
Recibir a los visitantes
4 personas
39
Registrar la asistencia
2 personas
40
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
41
Repartir paquetes de bienvenida
2 personas
42
Guiar visitas
3 personas
43
Organizar clases de prueba
5 personas
44
Servir café y té
2 personas
45
Servir aperitivos
2 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Atender las mesas de información
5 personas
48
Realizar pruebas de nivel
3 personas
49
Dar asesoramiento sobre el curso
3 personas
50
Realizar la presentación
2 personas
51
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
52
Procesar las inscripciones
2 personas
53
Tomar fotos con permiso
54
Comprobar los baños
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Despedirse de los visitantes
3 personas

Seguimiento

57
Reunir los materiales
4 personas
58
Apagar el equipo
2 personas
59
Retirar la decoración
3 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Recoger las aulas
4 personas
62
Limpiar la sala de recepción
3 personas
63
Retirar los residuos
2 personas
64
Devolver los objetos prestados
2 personas
65
Seguimiento de inscripciones abiertas
2 personas
66
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
67
Archivar el material fotográfico

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostrador de recepción
Mesascant. 12
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 6
Mesas de maquillajecant. 4
Mantelescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cargadorescant. 4
Auricularescant. 20
Ordenadores para pruebas de nivelcant. 10

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 4
Paños de cocinacant. 12
Contenedores frigoríficoscant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Decoración de mesacant. 12
Photowall
Señales de orientacióncant. 12
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Carteles de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesa LEDcant. 8

Artículos de oficina

Pegatinas con nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 100
Lápicescant. 60
Rotuladores de colorescant. 12
Bloc de notascant. 100
Portapapelescant. 12
Carpetas de papelcant. 100
Formularios de inscripcióncant. 120
Formularios de autorización para fotoscant. 120
Folletos del programacant. 150
Folletos del cursocant. 150
Pruebas de nivelcant. 80
Sobrescant. 150
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Papel de impresióncant. 5
Portalápicescant. 10
Pulserascant. 120
Turnos de trabajocant. 10

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de publicar el formulario. Indica la hora de recepción, la duración de las presentaciones, los turnos de clases de prueba y el recorrido de las visitas guiadas para que las inscripciones sean realistas.
Deja al menos 7 días entre el cierre de inscripciones y la jornada. Ese margen permite confirmar asistentes, agrupar niveles de idioma, recoger preferencias dietéticas y asignar docentes y guías.
Prepara la recepción para los primeros 30 minutos: mostrador, etiquetas con nombres, formularios impresos y paquetes de bienvenida deben estar juntos y ordenados por apellido o grupo.
Haz una prueba técnica completa 24 horas antes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables, regletas y cargadores en la misma aula donde se usarán.
Pide el catering después de cerrar las inscripciones y calcula las bebidas por asistentes confirmados. Enfría las bebidas y prepara aperitivos con tiempo; dejarlo para la llegada del público suele bloquear al equipo de recepción.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una jornada de puertas abiertas?: Reserva entre 4 y 6 semanas para coordinar aulas, personal, comunicación, inscripciones y catering. Deja la última semana para confirmar asistentes, preparar materiales y resolver cambios de nivel o de horario.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder confirmar plazas, preferencias dietéticas y grupos de las clases de prueba.
¿Cuántos docentes y guías hacen falta?: Asigna al menos un responsable por cada actividad simultánea y añade una persona para recepción y otra para coordinar el recorrido. Revisa la distribución cuando conozcas el número final de asistentes, normalmente una semana antes.
¿Qué se prepara el día anterior?: El día anterior deben estar listas las aulas, la señalización, las etiquetas, los paquetes de bienvenida y el material didáctico. También conviene probar la técnica durante 30 minutos y dejar bebidas, vajilla y aperitivos organizados para el montaje final.

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