Tag der offenen Tür der Sprachschule planen

Ein Tag der offenen Tür an einer Sprachschule braucht mehr als offene Türen und ein paar Infotische. Lege zuerst Programm, Räume und Zuständigkeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach organisierst du Anmeldungen, Sprachniveaus, Schnupperkurse und Rundgänge so, dass Besucher ohne Wartezeiten von einer Station zur nächsten kommen. Plane außerdem Empfang, Technik, Beschilderung und Verpflegung früh genug – genau diese Punkte werden häufig erst am Veranstaltungstag bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Empfangsraum reservieren
3
Lehrkräfte und Führer einplanen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Tag der offenen Tür online bewerben
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anmeldungen bestätigen
11
Sprachniveaus erfassen
12
Schnupperkurse vorbereiten
4 Personen
13
Rundgänge planen
2 Personen
14
Präsentationen vorbereiten
3 Personen
15
Anmeldeformulare ausdrucken
16
Catering bestellen
17
Foto-Einwilligung vorbereiten
18
Technik testen
2 Personen
19
Beschilderung erstellen
2 Personen
20
Willkommenspakete zusammenstellen
3 Personen
21
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
22
Unterrichtsmaterial bereitlegen
4 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Empfangstheke einrichten
2 Personen
27
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
28
Räume für Probestunden einrichten
4 Personen
29
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Beschilderung anbringen
2 Personen
32
Willkommenspakete bereitstellen
2 Personen
33
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
34
Snacks und Getränke bereitstellen
3 Personen
35
Technik erneut überprüfen
2 Personen
36
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
37
Lehrkräfte briefen
5 Personen

Event

38
Besucher empfangen
4 Personen
39
Anwesenheit erfassen
2 Personen
40
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
41
Willkommenspakete verteilen
2 Personen
42
Führungen begleiten
3 Personen
43
Schnupperstunden anbieten
5 Personen
44
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
45
Snacks servieren
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Infotische besetzen
5 Personen
48
Niveautests durchführen
3 Personen
49
Kursberatung geben
3 Personen
50
Präsentation übernehmen
2 Personen
51
Besucherfragen beantworten
3 Personen
52
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
53
Fotos mit Einwilligung machen
54
Toiletten kontrollieren
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Verabschiedung der Gäste
3 Personen

Nachbereitung

57
Materialien zusammenstellen
4 Personen
58
Geräte ausschalten
2 Personen
59
Dekoration entfernen
3 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Räume aufräumen
4 Personen
62
Empfangsbereich reinigen
3 Personen
63
Abfall entsorgen
2 Personen
64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
65
Offene Anmeldungen nachverfolgen
2 Personen
66
Dankesnachricht an Besucher senden
67
Fotomaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Empfangstresen
TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BarhockerAnz. 6
UmkleidetischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServiertablettsAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadegeräteAnz. 4
KopfhörerAnz. 20
Niveautest-ComputerAnz. 10

Küche

WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 4
GeschirrtücherAnz. 12
KühlcontainerAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdekorationAnz. 12
Fotowand
Wegweiser-SchilderAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12
TischschilderAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-TischlampenAnz. 8

Büromaterial

NamensaufkleberAnz. 120
StifteAnz. 100
BleistifteAnz. 60
BuntstifteAnz. 12
NotizblöckeAnz. 100
KlemmbretterAnz. 12
PapiermappenAnz. 100
AnmeldeformulareAnz. 120
FotoeinwilligungsformulareAnz. 120
ProgrammflyerAnz. 150
KursbroschürenAnz. 150
EinstufungstestsAnz. 80
UmschlägeAnz. 150
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 6
TackerAnz. 3
DruckpapierAnz. 5
StiftehalterAnz. 10
ArmbänderAnz. 120
DienstpläneAnz. 10

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Zeitplan mindestens 6 Wochen vorher fest. Plane feste Startzeiten für Rundgänge und Schnupperkurse und halte je Termin eine verantwortliche Lehrkraft ein, damit sich Besucher nicht im Gebäude verteilen.
Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Frage dabei nicht nur Kontaktdaten, sondern auch Sprachniveau und Ernährungswünsche ab; bestätige die Anmeldung innerhalb von 2 Werktagen.
Teile die Besucher in kleine Gruppen ein und gib ihnen beim Empfang Namensaufkleber sowie einen klaren Ablauf. Rechne für den Check-in pro Person etwa 2 Minuten und stelle die ausgedruckten Formulare zusätzlich bereit, falls jemand ohne Anmeldung erscheint.
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 3 Tage vorher im jeweiligen Raum. Lege Verlängerungskabel und Ladegeräte bereit und prüfe Präsentationen einmal ohne Internetverbindung.
Bestelle das Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl und plane Getränke für mindestens 2 Stunden. Kühle Getränke am Vorabend, bereite Snacks am Veranstaltungstag vor und stelle Kaffee, Wasser sowie Geschirr an einem eigenen Tisch bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür an einer Sprachschule planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Personal. Einladungen und Online-Werbung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin starten, damit genug Anmeldungen eingehen.
Wie viele Lehrkräfte braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für den Empfang, eine Lehrkraft je Rundgang oder Schnupperkurs und eine zusätzliche Person für Technik und Fragen ein. Bei mehreren parallelen Gruppen brauchst du pro Gruppe eine eigene Betreuung.
Wann sollte man die Anmeldungen für den Tag der offenen Tür bestätigen?: Bestätige jede Anmeldung innerhalb von 2 Werktagen und verschicke spätestens 3 Tage vor dem Termin eine kurze Erinnerung. Weise darin auf Startzeit, Treffpunkt, Sprachniveau und mögliche Ernährungsangaben hin.
Wie viel Verpflegung braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Rechne pro Person für einen zweistündigen Termin mit mindestens 0,5 Litern Getränken und 2 bis 3 kleinen Snacks. Bestelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, weil sich Besucher oft spontan anmelden oder länger bleiben.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.