Checklist pour organiser une visite de bureau

Une visite de bureau réussie repose sur une préparation précise, surtout lorsque plusieurs visiteurs arrivent à la même heure. Cette checklist vous guide des invitations et inscriptions jusqu’à l’accueil, aux salles de réunion et au buffet. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les informations de parking et les badges nominatifs : ce sont les détails souvent oubliés ou réglés trop tard. Le jour J, vous saurez quoi vérifier, installer et tester avant l’arrivée du premier visiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des visiteurs
Envoyer les infos de parking
Réserver les salles de réunion
Réserver le catering
Organiser l’accès des visiteurs
Élaborer le programme et l’itinéraire
Préparer les badges nominatifs
Vérifier la présentation
Tester les écrans
Tester le matériel sonore
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les éléments du buffet
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Vérifier l'éclairage et la température

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la visite guidée
2 personnes
Assurer la présentation
Animer la séance de questions-réponses
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Servir le dessert
2 personnes
Enregistrer les visiteurs au départ

Suivi

Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les espaces
2 personnes
Éteindre l’équipement
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Ranger les restes de nourriture
Archiver la liste des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 40
Tablesqté 6
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 50
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Glacièresqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Enceinte portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappeqté 6
Badges nominatifsqté 40
Supports de badges nominatifsqté 40
Panneaux de directionqté 8
Ballonsqté 30
Compositions floralesqté 4
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Chiffons microfibresqté 6
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la visite. Vous pourrez ainsi finaliser la liste des visiteurs et ajuster le catering sans urgence.
Réservez les salles et le catering dès que la date est fixée, idéalement 2 à 3 semaines à l’avance. Le programme et l’itinéraire doivent ensuite correspondre aux salles réellement disponibles.
Préparez les badges nominatifs et les informations de parking au plus tard la veille. Un comptoir d’accueil installé avec la liste des visiteurs réduit les files d’attente pendant les 15 premières minutes.
Testez la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran et le matériel sonore 60 à 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises afin d’éviter une installation improvisée.
Installez le buffet, les tables, les chaises, le café et le thé au moins 30 minutes avant le début. Refroidissez les boissons à l’avance et prévoyez la vaisselle, les verres et les pinces de service au même endroit.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une visite de bureau ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la visite pour recueillir les besoins alimentaires et établir la liste définitive.
Combien de temps prévoir pour installer une visite de bureau ?: Prévoyez au minimum 90 minutes le jour J si les salles et le mobilier sont déjà disponibles. Commencez les tests techniques 60 à 90 minutes avant l’arrivée et terminez le buffet environ 30 minutes avant le début.
Quand préparer les badges des visiteurs ?: Préparez les badges la veille, une fois les inscriptions clôturées. Gardez 5 à 10 badges vierges à l’accueil pour les changements de dernière minute ou les visiteurs non prévus.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des visiteurs ?: Vérifiez la liste des visiteurs, l’accès, le parking, les panneaux de direction et le comptoir d’accueil. Testez également la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro et l’enceinte au moins 60 minutes avant le rendez-vous.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.