Checklist para preparar una visita a la oficina

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista de visitantes al menos 3 días antes y utiliza ese número para confirmar el catering, las acreditaciones, las sillas y la vajilla. Así también podrás comunicar a recepción quién debe acceder.
• Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día de la visita. Separa las opciones del buffet y marca claramente qué contienen para evitar dudas durante la comida.
• Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y el altavoz como conjunto entre 24 y 48 horas antes. Lleva también cables alargadores y regletas: suelen faltar cuando cambia la distribución de la sala.
• Prepara el recorrido y coloca las señales antes de que llegue el primer visitante. Comprueba especialmente los cruces entre recepción, salas de reuniones y zonas de catering para que nadie tenga que preguntar el camino.
• Monta la recepción y el buffet con tiempo suficiente para hacer una prueba completa. Deja listas las acreditaciones, las tazas, los vasos, los platos, los cubiertos, el café, el té y las bebidas al menos 30 minutos antes de la llegada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita a la oficina?

Empieza la planificación al menos 2 semanas antes si habrá varias salas, catering y una presentación. Confirma visitantes, accesos y necesidades dietéticas 3 días antes, y revisa los equipos entre 24 y 48 horas antes.

¿Qué hay que preparar el día anterior a una visita a la oficina?

Deja preparadas las acreditaciones, las señales de ruta, la recepción, las mesas y las sillas. Enfría las bebidas y haz una prueba completa de la presentación, las pantallas y el sonido el día anterior.

¿Cuándo se debe confirmar el catering para una visita a la oficina?

Confírmalo cuando la lista de visitantes esté casi cerrada, preferiblemente entre 3 y 5 días antes. Reserva algunas raciones adicionales si las inscripciones pueden cambiar, pero separa y etiqueta las opciones dietéticas.

¿Cuánto tiempo antes hay que montar la recepción?

Monta la mesa de recepción, los portanombres y las acreditaciones al menos 30 minutos antes de la llegada. Hazlo antes si también debes colocar carteles, comprobar el acceso de visitantes o recibir el catering.

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