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Bürobesuch organisieren: die komplette Checkliste

Ein Bürobesuch wirkt nur dann reibungslos, wenn Anmeldung, Zutritt, Räume und Technik zusammenpassen. Plane zuerst Gästezahl, Ernährungswünsche und Ankunftszeit, bevor du Catering und Besprechungsräume festlegst. In den letzten 24 Stunden werden Getränke gekühlt, Namensschilder und Wegweiser ausgelegt sowie Präsentation, Bildschirme und Ton getestet. Diese Checkliste führt dich vom ersten Versand der Einladungen bis zum vorbereiteten Empfang und Buffet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste erstellen

  • Parkinformationen versenden

  • Besprechungsräume reservieren

  • Catering reservieren

  • Zutritt für Besucher organisieren

  • Programm und Route ausarbeiten

  • Namensschilder vorbereiten

  • Präsentation prüfen

  • Bildschirme testen

  • Tonanlage testen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Buffetteile bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Licht und Temperatur prüfen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Führung begleiten

    2 Personen

  • Präsentation übernehmen

  • Fragerunde moderieren

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Besucher auschecken

Nachbereitung

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Räume reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Übrig gebliebenes Essen verstauen

  • Besucherliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 40
  • TischeAnz. 6
  • Empfangstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses Mikrofon
  • Tragbarer Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckeAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 40
  • NamensschildhalterAnz. 40
  • WegweiserAnz. 8
  • BallonsAnz. 30
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • KlebebandAnz. 3
  • SchereAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke Parkinformationen und Hinweise zum Zutritt spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Besuch. So müssen Gäste nicht erst am Empfang nach Einfahrt, Eingang oder Ansprechpartner fragen.
  • Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vorher. Gib die bestätigte Personenzahl anschließend an das Catering weiter und halte eine aktuelle Besucherliste am Empfang bereit.
  • Plane für Besprechungsräume, Programm und Route einen Zeitpuffer von 15 Minuten ein. Prüfe außerdem, ob Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher gemeinsam funktionieren.
  • Stelle Namensschilder, Wegweiser und Empfangstheke am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor der ersten Ankunft auf. Klebeband, Ersatzschilder und ein Stift verhindern Verzögerungen bei kurzfristigen Änderungen.
  • Kühle Getränke einige Stunden vorher und bereite Kaffee, Tee sowie Snacks vor Beginn vor. Für das Buffet brauchst du neben Tellern und Besteck auch Servierschalen und Servierzangen; stelle sie nicht erst auf, wenn die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Bürobesuch planen?
Beginne idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher mit Einladungen, Raumreservierung und Catering. Park- und Zutrittsinformationen sollten 3 bis 5 Werktage vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss ich die endgültige Gästezahl an das Catering melden?
Melde die verbindliche Personenzahl mindestens 5 bis 7 Tage vor dem Bürobesuch. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen, damit passende Speisen eingeplant werden können.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau im Büro?
Plane mindestens 60 Minuten für Empfang, Tische, Stühle, Wegweiser, Namensschilder und Buffet ein. Für Techniktests mit Präsentation, Bildschirmen und Tonanlage solltest du zusätzlich 30 Minuten reservieren.
Was sollte am Tag vor dem Bürobesuch geprüft werden?
Prüfe am Vortag die Besucherliste, Raumroute, Präsentation und alle Strom- und Verbindungskabel. Getränke können bereits gekühlt und Namensschilder, Geschirr sowie Servierutensilien vollständig bereitgelegt werden.

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