Visite d’entreprise : la checklist pour ne rien oublier
Une visite d’entreprise demande plus qu’un accueil le jour J. Il faut connaître les visiteurs, prévoir leurs besoins alimentaires, organiser le parcours et préparer les supports qui les guideront sur place. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations aux derniers tests. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : badges, toilettes, boissons fraîches, matériel sonore et briefing de l’équipe d’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des visiteurs
Faire les réservations
Définir l'itinéraire
2 personnes
Désigner des guides
Briefer les guides
2 personnes
Commander le catering
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les programmes
Imprimer les panneaux d’itinéraire
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Vérifier les toilettes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Tester le matériel sonore
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Faire la présentation de bienvenue
Donner les consignes de sécurité
Animer la visite guidée
2 personnes
Garder le groupe ensemble
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Dire au revoir aux visiteurs
2 personnes
Suivi
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Table d’accueil
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 24
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Verresqté 60
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
Décoration
- Badges nominatifsqté 30
- Lanyardsqté 30
- Panneaux de directionqté 10
- Programmesqté 30
- Nappesqté 6
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balais à mainqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la visite, puis fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez le temps de consolider la liste des visiteurs et de recueillir les besoins alimentaires.
- Validez l’itinéraire au moins une semaine à l’avance et désignez un guide pour chaque groupe. Prévoyez aussi un briefing de 15 à 20 minutes afin que chacun connaisse les étapes, les horaires et les consignes.
- Commandez le catering selon le nombre confirmé de visiteurs, avec une marge de 5 à 10 %. Gardez les boissons au frais quelques heures avant l’arrivée et préparez séparément le café, le thé et l’eau.
- Préparez les badges nominatifs et les programmes la veille, classés dans l’ordre alphabétique. Installez la table d’accueil près de l’entrée avec les panneaux d’itinéraire visibles dès l’arrivée.
- Faites une vérification complète du lieu la veille : toilettes, tables, chaises, porte-manteaux, poubelles et espace de présentation. Testez le microphone, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant le début de la visite.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une visite d’entreprise ?
- Commencez 3 à 4 semaines avant la date prévue pour envoyer les invitations et réserver les prestations nécessaires. Terminez les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les badges, le catering et les groupes.
- Quand préparer les badges pour une visite d’entreprise ?
- Préparez-les la veille, une fois la liste des visiteurs stabilisée. Imprimez également les programmes et les panneaux d’itinéraire à ce moment-là pour éviter les corrections de dernière minute.
- Combien de boissons prévoir par visiteur ?
- Pour une visite de quelques heures, prévoyez 2 à 3 boissons par personne, dont de l’eau et les boissons chaudes. Ajoutez une marge de 5 à 10 % si la durée exacte ou le nombre de participants peut encore varier.
- Que vérifier le matin d’une visite d’entreprise ?
- Arrivez au moins 60 à 90 minutes avant l’accueil. Vérifiez les toilettes, la signalétique, les badges, les tables et les chaises, puis testez le matériel sonore et confirmez le briefing de l’équipe d’accueil.
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