Checklist para organizar una visita guiada de empresa

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones al menos 5 días antes y prepara una lista definitiva de visitantes. Usa ese mismo plazo para confirmar preferencias dietéticas y ajustar las reservas de catering.
• Registra la ruta y asigna los guías con tiempo. Cada guía debe conocer el recorrido, los horarios, los puntos de parada y qué hacer si un grupo se retrasa.
• Prepara la recepción para que funcione desde el primer minuto: tarjetas de nombre, programas, señales de ruta y una persona que informe al equipo de recepción antes de abrir las puertas.
• Haz una prueba del altavoz, el micrófono, los cables y las regletas el día anterior. No esperes al inicio de la presentación para descubrir que falta una conexión o que la batería está descargada.
• Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos antes de la llegada. Reserva al menos 30 minutos para colocar mesas, sillas, manteles y la mesa de recepción, y comprueba también los baños.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita guiada de empresa?

Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la ruta, asignar guías y enviar invitaciones. Deja cerradas las inscripciones, el catering y la lista de visitantes al menos 5 días antes.

¿Cuándo hay que pedir el catering para una visita de empresa?

Pídelo entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas una estimación fiable de asistentes. Confirma las preferencias dietéticas y el número final de raciones 2 o 3 días antes.

¿Qué hay que preparar para recibir a los visitantes?

Prepara una mesa de recepción con tarjetas de nombre, programas y señales de ruta. Debe estar lista al menos 30 minutos antes de la hora de llegada, con una persona informada sobre el registro y las indicaciones.

¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido?

Haz una primera prueba el día anterior y otra 30 minutos antes de la presentación. Comprueba el altavoz, el micrófono, los cables alargadores, las regletas y cualquier fuente de alimentación necesaria.