LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde bedrijfsrondleiding

Een bedrijfsrondleiding vraagt meer voorbereiding dan alleen een route door het gebouw. Je moet bezoekers op tijd uitnodigen, aanmeldingen en dieetwensen verwerken en rondleiders goed instrueren. Op de dag zelf bepalen een duidelijke ontvangsttafel, leesbare routeborden en geteste geluidsapparatuur hoe soepel het programma verloopt. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van bezoekerslijst en reserveringen tot koffie, naamkaartjes en de controle van toiletten en presentatieruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekerslijst opstellen

  • Reserveringen maken

  • Route vastleggen

    2 personen

  • Rondleiders aanwijzen

  • Rondleiders instrueren

    2 personen

  • Catering bestellen

  • Naamkaartjes voorbereiden

  • Programma's afdrukken

  • Routeborden afdrukken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Locatie controleren

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Ontvangsttafel plaatsen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    3 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

  • Routeborden plaatsen

    2 personen

  • Presentatieruimte inrichten

    2 personen

  • Geluidsapparatuur testen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Ontvangstteam briefen

    3 personen

Event

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    2 personen

  • Welkomstpresentatie geven

  • Veiligheidsinstructies geven

  • Rondleiding begeleiden

    2 personen

  • Groep bij elkaar houden

    2 personen

  • Vragen van bezoekers beantwoorden

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Servies ophalen

    2 personen

  • Afscheid nemen van bezoekers

    2 personen

Nazorg

  • Routeborden verwijderen

    2 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Ruimtes schoonmaken

    3 personen

  • Apparatuur opruimen

    2 personen

  • Overgebleven catering koelen

    2 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Ontvangsttafel
  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 24
  • Kapstokkenaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 4

Servies

  • Glazenaantal 60
  • Koffiekopjesaantal 30
  • Bordenaantal 40
  • Besteksetsaantal 40
  • Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 3
  • Draagbare speaker
  • Microfoon
  • Verlengsnoerenaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3

Keuken

  • Thermoskannenaantal 4
  • Waterkannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 2
  • Keukenmessenaantal 3
  • Serveerschalenaantal 8

Decoratie

  • Naamkaartjesaantal 30
  • Lanyardsaantal 30
  • Routebordenaantal 10
  • Programma'saantal 30
  • Tafelkledenaantal 6

Schoonmaak

  • Afwasbakkenaantal 2
  • Schoonmaakdoekenaantal 12
  • Handvegersaantal 2
  • Vloertrekkersaantal 2
  • Emmersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de bezoekersregistratie niet pas op de dag zelf. Sluit aanmeldingen enkele dagen vóór de rondleiding en gebruik de definitieve bezoekerslijst om naamkaartjes, lanyards, catering en groepsindeling voor te bereiden.
  • Maak de route uitvoerbaar voor de grootste groep. Noteer vooraf waar bezoekers wachten, welke doorgangen vrij moeten blijven en waar routeborden komen; controleer de volledige looproute minstens één keer op locatie.
  • Brief rondleiders met een vast programma en duidelijke tijdsblokken. Geef per rondleider aan welke groep die begeleidt, waar de uitleg plaatsvindt en wie inspringt als iemand uitvalt.
  • Test presentatie en geluid vóór de ontvangst begint. Controleer microfoon, draagbare speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen in de ruimte waar ze worden gebruikt, niet alleen bij het klaarzetten.
  • Leg ontvangst en catering ruim vóór de eerste bezoekers klaar. Zet koffie, thee, water en hapjes gereed, koel dranken op tijd en controleer ontvangsttafel, toiletten, afvalbakken en bewegwijzering in een laatste ronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsrondleiding organiseren?
Begin minimaal 3 tot 4 weken van tevoren met uitnodigingen en reserveringen. Verzamel dieetwensen en sluit de bezoekerslijst enkele dagen vóór het bezoek, zodat catering, naamkaartjes en groepsindeling nog aangepast kunnen worden.
Hoeveel rondleiders heb ik nodig voor een bedrijfsrondleiding?
Plan bij voorkeur één rondleider per groep en houd de groepsgrootte beperkt tot wat veilig en verstaanbaar door de locatie kan bewegen. Wijs daarnaast minstens één reservepersoon aan voor uitval of vragen bij de ontvangst.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een bedrijfsrondleiding?
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vóór de rondleiding door aan de cateraar. Bestel iets extra's voor onverwachte bezoekers of wijzigingen op de laatste dag.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij een bedrijfsrondleiding?
Doe minimaal 60 minuten vóór aanvang een ronde langs ontvangsttafel, routeborden, toiletten, presentatieruimte en catering. Test ook de geluidsapparatuur en leg naamkaartjes, programma's en materialen klaar voordat de eerste bezoeker arriveert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!