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Firmenrundgang organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Firmenrundgang wirkt unkompliziert, braucht aber genaue Abstimmung: Besucher müssen sich anmelden, die Route muss funktionieren und jede Gruppe braucht eine eingewiesene Führungskraft. Plane außerdem Empfang, Namensschilder, Catering und Präsentationstechnik nicht erst am Veranstaltungstag. Diese Checkliste führt dich von den ersten Einladungen bis zur Kontrolle vor Ort. So erkennst du früh, wie viele Guides, Sitzplätze, Getränke und Ausdrucke tatsächlich benötigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste erstellen

  • Reservierungen vornehmen

  • Route festlegen

    2 Personen

  • Guides einteilen

  • Führer anweisen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Programme ausdrucken

  • Wegweiser ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Empfangstisch aufstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangsteam briefen

    3 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Willkommenspräsentation halten

  • Sicherheitsanweisungen geben

  • Führung begleiten

    2 Personen

  • Gruppe zusammenhalten

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr abholen

    2 Personen

  • Verabschiedung der Gäste

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Geräte aufräumen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Empfangstisch
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 30
  • LanyardsAnz. 30
  • WegweiserAnz. 10
  • ProgrammeAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 6

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • HandfegerAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug und setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Rundgang. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering passend bestellt werden kann.
  • Lege die Route mindestens eine Woche vorher fest und prüfe sie vor Ort. Plane für jede Gruppe einen Guide ein und gib den Führenden Informationen zu Ablauf, Sicherheitsregeln und möglichen Fragen.
  • Erstelle nach Ablauf der Anmeldefrist eine Besucherliste und bereite Namensschilder, Lanyards und Programme nach der tatsächlichen Teilnehmerzahl vor. Drucke einige Ersatzschilder zusätzlich aus.
  • Bestelle Catering und Getränke anhand der Anmeldungen. Rechne für den Empfang pro Person mit etwa zwei bis drei Getränken in der ersten Stunde und stelle Kaffee, Tee, Wasser sowie Snacks rechtzeitig bereit.
  • Teste Präsentationsraum, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag. Kontrolliere außerdem Toiletten, Wegweiser, Stromanschlüsse und Verlängerungskabel, bevor das Empfangsteam eintrifft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Firmenrundgang planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Route und Reservierungen. Die endgültige Besucherzahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin erfassen.
Wie viele Guides braucht man für einen Firmenrundgang?
Plane mindestens einen Guide pro Besuchergruppe ein. Bei Gruppen mit mehr als 15 bis 20 Personen ist eine Teilung meist übersichtlicher; bestimme außerdem mindestens eine Ersatzperson.
Wie viel Catering braucht man für einen Firmenrundgang?
Bestelle Snacks und Getränke für die bestätigte Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen; Kaffee und Tee sollten während des Empfangs bereitstehen.
Was muss man am Tag des Firmenrundgangs zuerst kontrollieren?
Prüfe 60 bis 90 Minuten vor Beginn Empfangstisch, Namensschilder, Wegweiser, Toiletten und Technik. Danach briefst du das Empfangsteam und die Guides, bevor die ersten Besucher eintreffen.

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