Checklist pour organiser une visite d’auteurs

Une visite d’auteurs demande de coordonner le programme, les intervenants, les inscriptions et l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’au rangement. Prévoyez aussi du temps pour tester le projecteur, le son et les présentations reçues. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les badges, les livres à vendre et la circulation entre l’accueil, les sièges et la table des livres.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver l’auteur
Réserver le lieu
Coordonner la technique
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer le programme aux participants
Commander des livres à vendre
Rassembler les informations sur les auteurs
Recevoir les fichiers de présentation
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Préparer les livres et le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Installer la table des livres
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir l'auteur
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Présenter l’auteur
Animer la conférence
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vendre des livres
2 personnes
Faire dédicacer les livres
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Organiser les adieux de l’auteur
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Compter les livres et la caisse
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les livres invendus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de livres
Table de prise de parole

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMI
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Micro sans fil
Pied de microphone

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Glacièresqté 2

Papeterie

Badges nominatifsqté 80
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 80
Bloc de paperboardqté 2
Marqueursqté 12
Post-itqté 6
Marque-pagesqté 100

Décoration

Bannière de bienvenue
Nappesqté 6
Badge de l'auteur

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme, l’auteur et le lieu avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster la liste des participants.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la rencontre. Le nombre final vous sert pour les boissons, les places et les achats.
Recevez les fichiers de présentation au plus tard 3 jours avant l’événement. Testez ensuite l’ordinateur portable, le projecteur, le câble HDMI, les rallonges et le son avec le micro sans fil.
Préparez les badges nominatifs et imprimez la liste des participants le jour même ou la veille. Installez la table d’accueil séparément de la table des livres pour éviter les files qui se croisent.
Refroidissez les boissons et préparez le café et le thé avant l’arrivée du public. Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure et prévoyez les tasses, verres, carafes et thermos à portée de main.

Questions fréquentes

Quand réserver un auteur pour une visite d’auteurs ?: Contactez l’auteur au moins 6 à 8 semaines avant la date souhaitée. Cela laisse le temps de confirmer le programme, les besoins techniques, les informations biographiques et les fichiers de présentation.
Combien de livres commander pour une visite d’auteurs ?: Basez la commande sur le nombre d’inscrits et ajoutez une marge de 10 à 15 %. Pour 40 participants, prévoyez donc environ 44 à 46 exemplaires, selon les ventes attendues et les possibilités de réassort.
Quand envoyer les invitations pour une visite d’auteurs ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec le programme, l’horaire et les modalités d’inscription. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant la rencontre.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez 90 minutes avant l’arrivée du public pour placer les tables et les chaises, installer l’espace de présentation, préparer l’accueil et la table des livres. Gardez 30 minutes supplémentaires pour tester le projecteur et le son.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.