Checklist para organizar una visita de escritores
Una visita de escritores combina presentación, conversación, venta de libros y atención a los participantes. Para que el encuentro avance sin interrupciones, conviene cerrar primero la fecha, el programa, el autor y el lugar; después se gestionan las inscripciones y los materiales. Durante la última semana hay que confirmar asistentes, preferencias dietéticas, libros y archivos técnicos. El día del evento, la recepción, la mesa de libros, el sonido y el café deben estar preparados antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar al escritor
Reservar el lugar
Coordinar la técnica
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Enviar el programa a los participantes
Pedir libros para la venta
Recopilar la información del autor
Recibir los archivos de presentación
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Preparar libros y materiales
2 personas
Enfriar bebidas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Conectar el proyector y el portátil
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Montar la mesa de libros
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Evento
Recibir al escritor
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
Presentar al escritor
Moderación de la charla
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vender libros
2 personas
Hacer firmar libros
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Organizar la despedida del escritor
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Contar los libros y la caja
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los libros no vendidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Mesa de recepción
- Mesa de libros
- Mesa de oradores
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMI
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Soporte de micrófono
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Bandejas de serviciocant. 4
- Neveras portátilescant. 2
Material de oficina
- Credencialescant. 80
- Bolígrafoscant. 40
- Bloc de notascant. 80
- Portafolios de papelcant. 2
- Rotuladorescant. 12
- Notas adhesivascant. 6
- Separadores de libroscant. 100
Decoración
- Banner de bienvenida
- Mantelescant. 6
- Tarjeta identificativa del escritor
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa, el escritor y el lugar antes de abrir las inscripciones. Si falta uno de estos cuatro elementos, tendrás que corregir invitaciones y horarios más adelante.
- Envía el programa a los participantes cuando esté confirmado y vuelve a actualizar la lista de asistentes durante la última semana. Imprime una copia para la recepción y prepara las acreditaciones con antelación.
- Pide los datos del autor y sus archivos de presentación varios días antes. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI y el sonido en el mismo lugar donde se hará la presentación.
- Calcula los libros que se pondrán a la venta a partir de las inscripciones confirmadas y prepara la mesa de libros antes de abrir las puertas. No dejes para el último momento la recepción de los ejemplares ni la información del autor.
- Prepara café, té, agua y bebidas antes de la llegada del público, y deja listas las tazas, vasos, platos y cubiertos. Comprueba también que las neveras portátiles, termos y jarras estén disponibles para el servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una visita de escritores?
- Empieza a cerrar fecha, autor y lugar al menos 4 semanas antes. Reserva los últimos 7 días para confirmar asistentes, preferencias dietéticas, libros, archivos de presentación y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una visita de escritores?
- Envíalas cuando la fecha, el programa, el lugar y el escritor estén confirmados, idealmente 3 o 4 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para actualizar la lista y la compra.
- ¿Cuántos libros hay que pedir para la venta?
- Pide una cantidad basada en las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen, por ejemplo entre un 10 % y un 15 %. Confirma el número definitivo con el autor o la persona responsable de la venta al menos una semana antes.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba el portátil, el HDMI, los alargadores, las regletas, el micrófono y el altavoz en la disposición definitiva.
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