Checklist voor een goed voorbereid schrijversbezoek
Een schrijversbezoek vraagt meer voorbereiding dan alleen een auteur uitnodigen. Je regelt een programma, passende locatie, techniek, ontvangst en vaak ook boeken voor verkoop. Begin met de datum en de boeking van de schrijver; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en praktische informatie. In de laatste week draait alles om aantallen, dieetwensen, presentatiebestanden en de inrichting van de ruimte. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, zodat je op de dag zelf vooral bezoekers en schrijver kunt ontvangen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Schrijver boeken
Locatie reserveren
Techniek afstemmen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Boeken voor verkoop bestellen
Auteursinformatie verzamelen
Presentatiebestanden ontvangen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Boeken en materialen klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Projector en laptop aansluiten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Boekentafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
Event
Schrijver ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Schrijver introduceren
Lezing begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Boeken verkopen
2 personen
Boeken laten signeren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afscheid van schrijver verzorgen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Boeken en kas tellen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Onverkochte boeken retourneren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 80
- Tafelsaantal 8
- Ontvangsttafel
- Boekentafel
- Spreektafel
Apparatuur
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- HDMI-kabel
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Microfoonstandaard
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Stationery
- Naambadgesaantal 80
- Balpennenaantal 40
- Notitieblokkenaantal 80
- Flip-overblokaantal 2
- Stiftenaantal 12
- Plakbriefjesaantal 6
- Boekleggersaantal 100
Decoratie
- Welkomstbanner
- Tafelkledenaantal 6
- Naamkaart schrijver
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en de rolverdeling uiterlijk enkele weken vooraf vast. Noteer wie de schrijver ontvangt, wie het gesprek leidt en wie vragen uit de zaal verzamelt.
- Vraag presentatiebestanden en auteursinformatie vooraf op en test ze op de laptop waarop je ze toont. Neem ook een HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen mee; die ontbreken vaak op de locatie.
- Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het bezoek af en werk daarna de deelnemerslijst bij. Gebruik het definitieve aantal voor stoelen, naambadges, koffie, thee en eventuele dieetwensen.
- Bestel boeken ruim vóór de bijeenkomst en richt de boekentafel niet pas tijdens de inloop in. Leg verkoopinformatie, pennen en een duidelijke plek voor betaling klaar.
- Plan minstens 60 minuten vóór aanvang voor de opbouw. Zet eerst tafels en stoelen, richt daarna de presentatieruimte en boekentafel in en test als laatste geluid, projector en microfoon.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een schrijver boeken voor een schrijversbezoek?
- Leg de schrijver en datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over voor de locatie, uitnodigingen, techniek en het bestellen van boeken.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een schrijversbezoek?
- Zet één stoel per aangemelde deelnemer klaar en houd 5 tot 10 extra stoelen beschikbaar. Werk met de definitieve deelnemerslijst zodra de aanmeldingen enkele dagen voor het bezoek sluiten.
- Wanneer moet ik de techniek testen voor een schrijversbezoek?
- Test projector, laptop, HDMI-aansluiting, geluid en microfoon minimaal 60 minuten vóór aanvang. Open de presentatie ook daadwerkelijk, omdat een kabel of bestandsformaat pas bij het aansluiten problemen kan geven.
- Hoeveel boeken moet ik bestellen voor een schrijversbezoek?
- Bestel op basis van het aantal verwachte bezoekers en voeg een kleine reserve toe, bijvoorbeeld 10 procent. Controleer de levertijd direct bij de bestelling, zodat je boeken vóór de bijeenkomst op de boekentafel kunt leggen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!