Autorenbesuch organisieren: die komplette Checkliste
Ein Autorenbesuch steht und fällt mit einem klaren Ablauf und rechtzeitig geklärten Details. Lege zuerst Datum, Programm, Autor und Veranstaltungsort fest; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die technische Abstimmung. In der letzten Woche prüfst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Präsentationsdateien und die Bestellung der Bücher. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Raumaufbau, Techniktest, Empfang, Büchertisch sowie Kaffee und Getränke.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Autor buchen
Location reservieren
Technik abstimmen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Programm an Teilnehmer senden
Bücher für den Verkauf bestellen
Autoreninformationen sammeln
Präsentationsdateien erhalten
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Bücher und Materialien bereitstellen
2 Personen
Getränke kühlen
Ort überprüfen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
Projektor und Laptop anschließen
2 Personen
Ton testen
2 Personen
Büchertisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Event
Autor empfangen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
Autor vorstellen
Vortrag begleiten
2 Personen
Fragerunde moderieren
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Bücher verkaufen
2 Personen
Bücher signieren lassen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Abschied von Autor organisieren
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Bücher und Kasse zählen
2 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Unverkaufte Bücher zurückgeben
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- TischeAnz. 8
- Empfangstisch
- Büchertisch
- Rednertisch
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-Kabel
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- Mikrofonständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Schreibwaren
- NamensschilderAnz. 80
- KugelschreiberAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 80
- FlipchartblockAnz. 2
- StifteAnz. 12
- KlebezettelAnz. 6
- LesezeichenAnz. 100
Dekoration
- Willkommensbanner
- TischdeckenAnz. 6
- Namensschild Autor
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Stimme die Technik spätestens 7 Tage vorher mit dem Autor ab und lass dir Präsentationsdateien vorab schicken. Prüfe Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Lautsprecher und Mikrofon gemeinsam.
- Bestelle die Bücher erst, wenn die erwartete Teilnehmerzahl belastbar ist, und plane zusätzlich einen Büchertisch mit Platz für Signierstifte und Materialien ein. So musst du die Bücher nicht zwischen Empfang und Vortrag umräumen.
- Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Besuch, damit du die Teilnehmerliste, Namensschilder und Ernährungswünsche rechtzeitig aktualisieren kannst. Drucke die Liste am Vortag aus und halte einige Kugelschreiber bereit.
- Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Tische, Stühle, Empfangstisch und Rednertisch sollten stehen, bevor du Projektor und Ton anschließt.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und bereite Kaffee sowie Tee etwa 30 Minuten vor Einlass vor. Rechne Gläser, Tassen und Geschirr anhand der bestätigten Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Autor für eine Lesung buchen?
- Buche den Autor idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem gewünschten Termin. So bleiben genug Zeit für die Terminabstimmung, das Programm, Einladungen und die technische Vorbereitung.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Autorenbesuch verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um Rückmeldung spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung, damit du Teilnehmerliste, Namensschilder und Verpflegung planen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Autorenbesuch?
- Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Büchertisch, Präsentationstechnik und Ton ein. Ein zusätzlicher Techniktest von 20 bis 30 Minuten verhindert, dass Kabel, Mikrofon oder Präsentation erst kurz vor Beginn auffallen.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Autorenbesuch?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und Tee. Stelle zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit, besonders wenn der Besuch länger als 90 Minuten dauert.
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