Checklist pour organiser une vente aux enchères d'entreprise

Une vente aux enchères d'entreprise demande une préparation précise, car les lots, les inscriptions et le paiement doivent fonctionner sans interruption le jour J. Commencez par fixer la date et le lieu, puis réservez le commissaire-priseur avant d'envoyer les invitations. Prévoyez ensuite le suivi des inscriptions, le catalogue, la signalétique et l'installation technique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment pour l'acheminement des lots et la table de paiement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date de la vente aux enchères
Fixer le lieu de la vente aux enchères
Réserver le commissaire-priseur
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Définir les conditions de paiement
2 personnes
Créer les formulaires d’inscription
Attribuer les numéros des lots
2 personnes
Inventorier les lots
3 personnes
Photographier les lots
2 personnes
Décrire les lots
2 personnes
Définir les prix des lots
2 personnes
Composer le catalogue
2 personnes
Faire imprimer le catalogue
Imprimer les étiquettes des lots
Préparer les cartes d'enchères
2 personnes
Préparer la table de paiement
2 personnes
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Confirmer la liste des visiteurs
Envoyer un rappel
Faire les courses
2 personnes
Acheminer les lots sur le site
3 personnes
Vérifier les lots
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le podium de la vente aux enchères
3 personnes
Installer les lots
4 personnes
Étiqueter les parcelles
2 personnes
Disposer les catalogues
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le point de paiement
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Afficher les règles de l’enchère

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les cartes d’enchères
2 personnes
Présenter les lots
2 personnes
Expliquer les règles de la vente aux enchères
Animer le premier tour des enchères
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Enregistrer les lots vendus
2 personnes
Administrer les enchères
2 personnes
Encadrer le deuxième tour de vente aux enchères
3 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Encadrer le troisième tour de vente aux enchères
3 personnes
Traiter les paiements
3 personnes
Accompagner la distribution des achats
3 personnes
Marquer les lots non vendus
2 personnes
Vérifier les derniers paiements
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Stocker les lots en sécurité
3 personnes
Mettre sous clé l'argent et les documents
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Démonter l'équipement technique
2 personnes
Relancer les paiements en attente
2 personnes
Gérer les lots non vendus
2 personnes
Traiter le produit des lots
2 personnes
Envoyer des e-mails aux acheteurs
Vérifier les restes
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Archiver les documents de vente

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Table de paiement
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Chariots de transportqté 3

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Système de sonorisation
Micro sans filqté 2
Écran de présentation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Verres à bièreqté 90
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Cuisses de pouletqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneau d’accueil
Panneau des règles de la vente aux enchèresqté 2
Panneaux de lotqté 120
Cartes d’enchèresqté 100
Cataloguesqté 100
Étiquettes des parcellesqté 120
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 120
Presse-papiersqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 6

Catering

Courses

Conseils

Attribuez les numéros de lots seulement après avoir terminé l'inventaire, les photos et les descriptions. Vérifiez que le même numéro figure dans le catalogue, sur l'étiquette et dans les documents remis aux visiteurs.
Réservez le commissaire-priseur dès que la date est fixée, puis validez avec lui les conditions de paiement et le déroulement des enchères au moins 2 semaines avant l'événement.
Envoyez un rappel aux inscrits quelques jours avant la vente et confirmez la liste des visiteurs. Profitez-en pour vérifier les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
Testez le système de sonorisation, le micro sans fil, l'écran, l'ordinateur, l'imprimante et le terminal de paiement avant l'ouverture. Prévoyez les rallonges, multiprises et câbles de recharge au même endroit.
Organisez l'arrivée des lots avec un chariot de transport et prévoyez leur acheminement sur le site avant l'accueil des invités. Installez séparément la table d'inscription et la table de paiement pour éviter les files qui se croisent.

Questions fréquentes

Quand réserver le commissaire-priseur pour une vente aux enchères d'entreprise ?: Réservez-le dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement au moins 6 à 8 semaines à l'avance. Cela laisse le temps de valider le déroulement, les lots et les conditions de paiement.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations environ 4 à 6 semaines avant la vente. Fermez les inscriptions quelques jours avant l'événement afin de confirmer les visiteurs, le catering et les besoins alimentaires.
Quand préparer le catalogue des lots ?: Préparez le catalogue après l'inventaire, les photos, les descriptions et la définition des prix. Faites-le imprimer au plus tard 7 jours avant la vente pour pouvoir corriger les erreurs et imprimer les étiquettes et cartes d'enchères.
Que faut-il tester le jour avant une vente aux enchères ?: Testez le son, le micro, l'écran, l'ordinateur, l'imprimante et le terminal de paiement la veille. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, câbles de recharge et l'éclairage de la zone des lots.

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