Checklist para organizar una subasta de empresa

Una subasta de empresa necesita más preparación que una simple reunión: hay que registrar los lotes, informar a los asistentes y conseguir que las pujas y los pagos fluyan sin esperas. Esta checklist reúne 73 tareas y 60 materiales, desde confirmar la fecha y reservar al subastador hasta transportar los lotes y probar el sonido. Sigue el orden del plan para no dejar el catálogo, las tarjetas de puja o el terminal de pago para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha de la subasta
Fijar la ubicación de la subasta
Reservar al subastador
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Establecer las condiciones de pago
2 personas
Crear formularios de inscripción
Asignar números de lote
2 personas
Inventariar los lotes
3 personas
Fotografiar las parcelas
2 personas
Describir los lotes
2 personas
Fijar los precios de los lotes
2 personas
Preparar el catálogo
2 personas
Mandar imprimir el catálogo
Imprimir etiquetas de parcelas
Preparar las tarjetas de puja
2 personas
Preparar la mesa de pagos
2 personas
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Confirmar la lista de visitantes
Enviar recordatorio
Hacer la compra
2 personas
Llevar los lotes al lugar
3 personas
Comprobar los lotes
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el podio de la subasta
3 personas
Exponer los lotes
4 personas
Etiquetar los lotes
2 personas
Colocar los catálogos
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el punto de pago
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Colgar las normas de la subasta

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Repartir tarjetas de puja
2 personas
Presentar lotes
2 personas
Explicar las reglas de la subasta
Coordinar la primera ronda de subasta
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Registrar los lotes vendidos
2 personas
Administrar pujas
2 personas
Coordinar la segunda ronda de la subasta
3 personas
Servir el bufé
3 personas
Guiar la tercera ronda de subasta
3 personas
Procesar pagos
3 personas
Coordinar la entrega de compras
3 personas
Marcar los lotes no vendidos
2 personas
Comprobar los últimos pagos
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Almacenar los lotes de forma segura
3 personas
Cerrar el dinero y los documentos
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Desmontar la técnica
2 personas
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
2 personas
Gestionar los lotes no vendidos
2 personas
Procesar los ingresos de la subasta
2 personas
Enviar correos a los compradores
Comprobar sobrantes
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Archivar la administración de ventas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Mesa de pago
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Carros de transportecant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Terminal de pagocant. 2
Equipo de sonido
Micrófono inalámbricocant. 2
Pantalla de presentación
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 6
Linternas de manocant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 90
Copas de cervezacant. 90
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Muslos de pollocant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 8
Cartel de bienvenida
Cartel con las normas de la subastacant. 2
Carteles de lotecant. 120
Papeletas de pujacant. 100
Catálogoscant. 100
Etiquetas de lotecant. 120
Pegatinas con nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 120
Portapapelescant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas de mesacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y el subastador. Sin esos tres datos no puedes cerrar las invitaciones, calcular el aforo ni organizar el montaje.
Prepara cada lote con número, descripción, fotografías y precio antes de imprimir el catálogo. Deja varios días de margen para corregir errores y volver a imprimir etiquetas si hace falta.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Usa la lista final de visitantes para calcular comida, sillas, vasos y material de registro.
Define por escrito las condiciones de pago y prepara una mesa específica con el terminal de pago. Comprueba la conexión y realiza una prueba completa antes de que lleguen los invitados.
Haz una prueba técnica con el micrófono inalámbrico, el equipo de sonido, la pantalla, los cables alargadores y las regletas. Lleva cables de carga y linternas de mano: suelen faltar justo cuando se necesita mover o identificar un lote.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una subasta de empresa?: Envíalas cuando estén confirmados la fecha, el lugar y el subastador, idealmente con 3 o 4 semanas de antelación. Así tendrás tiempo para gestionar inscripciones y preferencias dietéticas.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el catálogo de la subasta?: Ten los lotes inventariados, fotografiados y descritos al menos 2 semanas antes del evento. Reserva varios días adicionales para fijar precios, revisar el contenido y mandar imprimir el catálogo.
¿Cuántos materiales de puja necesita una subasta de empresa?: Prepara una tarjeta de puja y un número de participante para cada persona inscrita, más un 10 % de reserva. Imprime también las etiquetas de todos los lotes y lleva algunas copias adicionales por si se deterioran.
¿Cuándo se debe probar la técnica de una subasta?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, y repítela en el lugar antes de abrir el registro. Comprueba el micrófono, el sonido, la pantalla, la conexión del terminal de pago y todos los cables.

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