LizztLIZZT

Bedrijfsveiling organiseren: checklist en planning

Een bedrijfsveiling vraagt om meer voorbereiding dan alleen kavels verzamelen. Je regelt tegelijk de locatie, veilingmeester, catalogus, registratie, betaling en presentatie van de kavels. Met deze checklist werk je van datum en uitnodigingen naar de praktische uitvoering op de veilingdag. Let vooral op onderdelen die vaak te laat komen: kavelbeschrijvingen, betaalvoorwaarden, techniek en het transport van alle kavels naar de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Veilingdatum bevestigen

  • Veilinglocatie vastleggen

  • Veilingmeester reserveren

  • Uitnodigingen opstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Betaalvoorwaarden vastleggen

    2 personen

  • Inschrijfformulieren maken

  • Kavelnummers toewijzen

    2 personen

  • Kavels inventariseren

    3 personen

  • Kavels fotograferen

    2 personen

  • Kavels beschrijven

    2 personen

  • Kavelprijzen bepalen

    2 personen

  • Catalogus samenstellen

    2 personen

  • Catalogus laten drukken

  • Kavellabels afdrukken

  • Biedkaarten voorbereiden

    2 personen

  • Betalingstafel voorbereiden

    2 personen

  • Catering bestellen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Bezoekerslijst bevestigen

  • Herinnering versturen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Kavels naar locatie brengen

    3 personen

  • Kavels controleren

    2 personen

  • Tafels en stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Veilingpodium inrichten

    3 personen

  • Kavels uitstallen

    4 personen

  • Kavels van labels voorzien

    2 personen

  • Catalogi neerleggen

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Betaalpunt inrichten

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Buffet klaarzetten

    3 personen

  • Geluid en microfoon testen

    2 personen

  • Veilingregels ophangen

Event

  • Registratiebalie bemannen

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    2 personen

  • Biedkaarten uitgeven

    2 personen

  • Kavels presenteren

    2 personen

  • Veilingregels toelichten

  • Eerste veilingronde begeleiden

    3 personen

  • Dranken serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Verkochte kavels registreren

    2 personen

  • Biedingen administreren

    2 personen

  • Tweede veilingronde begeleiden

    3 personen

  • Buffet serveren

    3 personen

  • Derde veilingronde begeleiden

    3 personen

  • Betalingen verwerken

    3 personen

  • Aankopen uitgifte begeleiden

    3 personen

  • Niet-verkochte kavels markeren

    2 personen

  • Laatste betalingen controleren

    2 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

  • Kavels veilig opslaan

    3 personen

  • Geld en documenten afsluiten

    2 personen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    3 personen

  • Techniek demonteren

    2 personen

  • Openstaande betalingen opvolgen

    2 personen

  • Niet-verkochte kavels afhandelen

    2 personen

  • Kavelopbrengsten verwerken

    2 personen

  • Kopersmails versturen

  • Restanten controleren

    2 personen

  • Huurmaterialen retourneren

    2 personen

  • Verkoopadministratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 12
  • Stoelenaantal 90
  • Barkrukkenaantal 6
  • Buffettafelsaantal 3
  • Registratietafel
  • Betaaltafel
  • Statafelsaantal 6
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Transportkarrenaantal 3

Apparatuur

  • Laptopaantal 2
  • Printer
  • Betaalterminalaantal 2
  • Geluidsinstallatie
  • Draadloze microfoonaantal 2
  • Presentatiescherm
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Oplaadkabelsaantal 6
  • Handlampenaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 90
  • Waterglazenaantal 100
  • Wijnglazenaantal 90
  • Bierglazenaantal 90
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerschalenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • IJscontainersaantal 3
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksessenaantal 4
  • Serveerbladenaantal 8
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Aluminiumfolieaantal 2

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 12
  • Pijlbordenaantal 8
  • Welkomstbord
  • Veilingregelsbordaantal 2
  • Kavelbordjesaantal 120
  • Bodkaartenaantal 100
  • Catalogiaantal 100
  • Kavellabelsaantal 120
  • Naamstickersaantal 100
  • Pennenaantal 120
  • Klembordenaantal 20
  • Plakbandaantal 8
  • Schaaraantal 6
  • Markeerstiftenaantal 12

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Bezemsetsaantal 2
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8
  • Handzeepdispensersaantal 4

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Lichtsnoerenaantal 4
  • Tafellampenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de catalogus niet pas na de uitnodigingen. Verzamel eerst alle kavels, geef ze een kavelnummer, maak foto’s en bepaal prijzen voordat je de catalogus laat drukken.
  • Leg de betaalvoorwaarden uiterlijk bij de uitnodiging vast. Vermeld bijvoorbeeld wanneer bezoekers betalen en welke betaalmethode bij de betaaltafel beschikbaar is.
  • Reserveer de veilingmeester en test de geluidsinstallatie met de draadloze microfoon minstens één week vooraf. Controleer ook het presentatiescherm, de verlengkabels en stekkerdozen.
  • Richt registratie en betaling als twee aparte punten in. Zet de registratietafel bij de ingang en houd de betaalterminal, laptop en printer bij de betaaltafel bij de uitgang of afhaallocatie.
  • Breng de kavels niet op het laatste moment naar de locatie. Maak labels met kavelnummers en plan transportkarren of ander vervoer zo dat alles vóór de ontvangst van bezoekers klaarstaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijfsveiling organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de datum en locatie vastleggen, een veilingmeester reserveren, uitnodigingen versturen en de kavels inventariseren. Plan de laatste week voor catalogus, techniek, betalingen en transport.
Wat moet er in een catalogus voor een bedrijfsveiling staan?
Neem per kavel minimaal het kavelnummer, een duidelijke beschrijving, foto’s en de vastgestelde prijsinformatie op. Laat de catalogus bij voorkeur 1 tot 2 weken vóór de veiling drukken, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Wanneer verstuur je een herinnering voor een bedrijfsveiling?
Stuur de herinnering ongeveer 5 tot 7 dagen vóór de veiling. Gebruik de bevestigde bezoekerslijst en vermeld opnieuw de begintijd, locatie, betaalvoorwaarden en eventuele informatie over registratie of afhalen.
Hoeveel tijd heb je nodig om kavels op de veilinglocatie klaar te zetten?
Reken voor het uitladen, labelen en ordenen van de kavels minimaal 2 tot 3 uur vóór aanvang. Houd extra tijd aan als er veel kwetsbare of grote kavels zijn en controleer daarna de registratie- en betaaltafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!