Organiser un championnat national de cyclisme : la checklist complète

Un championnat national de cyclisme se prépare longtemps avant l’arrivée des coureurs. Il faut coordonner le parcours, les autorisations, la circulation, le chronométrage, les officiels, les bénévoles et l’accueil du public. Cette checklist de 77 tâches et 70 fournitures aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les éléments qui prennent souvent du retard : licences, signalétique, secours, médailles et alimentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
3 personnes
Vérifier le calendrier des matchs
2 personnes
Déposer la demande d’autorisation
2 personnes
Tracer le parcours provisoirement
4 personnes
Effectuer l’inspection du parcours
4 personnes
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Réserver la couverture médicale
2 personnes
Réserver le timing et les résultats
2 personnes
Réserver le lieu d'arrivée
2 personnes
Inviter le jury et les officiels
2 personnes
Inviter les participants
3 personnes
Publier les informations au public
2 personnes
Confirmer les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
3 personnes
Vérifier les licences
3 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Commander des médailles et des coupes
2 personnes
Commander les dossards
2 personnes
Faire imprimer les panneaux de direction
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le document de briefing
2 personnes
Délimiter les zones de stationnement
3 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Publier la liste de départ
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
2 personnes
Récupérer le matériel
4 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Vérifier le parcours
5 personnes
Installer les panneaux de signalisation
6 personnes
Mettre en place les barrières
8 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
5 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer la tente et le service traiteur
5 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester le matériel de chronométrage
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Briefing du jury
3 personnes

Événement

Enregistrer les coureurs
6 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Accompagner les coureurs au départ
4 personnes
Encadrer la cérémonie d’ouverture
4 personnes
Accompagner le départ de la course
6 personnes
Tenir les postes du parcours
24 personnes
Annoncer les informations sur les manches et les horaires
2 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
Servir les boissons
5 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
5 personnes
Vérifier les résultats
3 personnes
Animer la remise des prix
5 personnes
Encadrer le point presse
3 personnes
Faire quitter le public en toute sécurité
8 personnes

Suivi

Retirer les barrières du parcours
8 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Ranger le service traiteur
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Inventorier le matériel
3 personnes
Retourner le matériel loué
4 personnes
Publier les résultats et les photos
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
2 personnes
Rapporter le matériel de caution
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 20
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Louchesqté 12
Cafetièreqté 6
Thermosqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Groupes électrogènesqté 2
Glacièresqté 10
Kit de chronométrage
Ordinateur portableqté 3
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 24

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Dossards de réserveqté 50
Panneaux de directionqté 20
Assiettes rondesqté 6
Ruban d'arrivéeqté 2
Médaillesqté 30
Coupes de prixqté 12
Vélos de réserveqté 2
Roues de rechangeqté 6
Pompes à véloqté 6
Kits d'outilsqté 4
Supports à vélosqté 20
Caisses de bidonsqté 12

Matériel de circulation

Barrières de fouleqté 180
Cônes de signalisationqté 120
Flèches de directionqté 80
Panneaux d'avertissementqté 40
Panneaux de stationnementqté 20
Ruban de balisageqté 20
Gilets de sécuritéqté 35
Panneaux STOPqté 24

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 6
DAEqté 2
Brancardsqté 2
Couverturesqté 10

Décoration

Drapeauxqté 30
Bannièresqté 12
Fond de scène
Bannières sponsorsqté 20
Nappesqté 18

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 4
Planches à découperqté 8
Couteau de chefqté 6
Caisses réfrigéréesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 8
Sets de balaiqté 6
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes de désinfectionqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le format de la compétition, le calendrier et le parcours provisoire. Prévoyez l’inspection du parcours avant de finaliser le plan de circulation et les besoins en agents.
Déposez la demande d’autorisation dès que le parcours est défini. Les délais administratifs peuvent bloquer la communication au public, les inscriptions et la réservation des services de sécurité.
Réservez le chronométrage, les résultats et la couverture médicale plusieurs semaines à l’avance. Le jour de l’épreuve, prévoyez aussi un ordinateur, des imprimantes, des talkies-walkies et une solution d’alimentation électrique de secours.
Ne commandez pas uniquement le nombre exact de dossards prévu. Ajoutez des dossards de réserve et vérifiez les licences avant la clôture des inscriptions afin d’éviter les corrections au dernier moment.
Organisez un briefing écrit pour les bénévoles et répartissez-les par zone avant le jour J. Indiquez notamment qui gère les parkings, les panneaux de direction, l’arrivée, le podium et l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un championnat national de cyclisme ?: Prévoyez au minimum plusieurs mois, car les autorisations, l’inspection du parcours, les services médicaux et le chronométrage ne se réservent pas toujours rapidement. Lancez les démarches dès que la date et le format de la compétition sont confirmés.
Quand faut-il déposer la demande d’autorisation pour une course cycliste ?: Déposez-la dès que le parcours provisoire et les horaires sont suffisamment précis. Gardez une marge d’au moins plusieurs semaines avant l’épreuve pour intégrer les demandes des autorités et finaliser le plan de circulation.
Combien de bénévoles faut-il pour un championnat national de cyclisme ?: Le nombre dépend du parcours, du nombre de carrefours et des zones ouvertes au public. Répartissez les bénévoles par missions et prévoyez une réserve pour les absences, avec un briefing écrit transmis avant le jour de la course.
Que faut-il prévoir pour l’arrivée d’une course cycliste ?: Prévoyez le lieu d’arrivée, le ruban d’arrivée, les éléments de podium, le système de sonorisation, les microphones et le matériel de chronométrage. Vérifiez au moins une fois avant l’épreuve l’électricité, les rallonges et la transmission des résultats.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.