Organiser le Tournoi G sans rien oublier

Pour organiser le Tournoi G, il faut avancer dans le bon ordre : confirmer la date et le lieu, inscrire les équipes, puis construire le programme et répartir les rôles. Les dernières heures servent surtout à préparer les documents, le matériel sportif, les boissons et la restauration. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 92 fournitures du plan, afin que l’accueil, les matchs et la remise des certificats se déroulent sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du tournoi
Inviter les équipes participantes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Finaliser les arbitres
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver les vestiaires
Confirmer l'encadrement du concours
Envoyer les infos de parking
Envoyer les informations du tournoi
Imprimer la liste des participants
Imprimer les formulaires de compétition
Préparer les certificats
2 personnes
Commander les courses
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Portionner le catering
2 personnes
Composer les caisses de tournoi
2 personnes
Tracer l'aménagement du terrain
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Préparer le matériel de tournoi
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Briefer les arbitres
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les équipes
3 personnes
Accueillir les encadrants d’équipe
2 personnes
Expliquer le programme de la compétition
Assurer l’ouverture
2 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Annoncer les horaires des matchs
Déplacer les chariots à balles
2 personnes
Vérifier les points d’eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les repas
4 personnes
Mettre les repas spéciaux à part
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier les scores finaux
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Ranger les espaces
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel en toute sécurité
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les restes de nourriture
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants des objets trouvés
Partager les photos avec les participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables d'équipeqté 8
Bancsqté 12
Tentes de réceptionqté 2
Porte-manteauxqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 16
Ballons de football de réserveqté 4
Objectifs intermédiairesqté 8
Cônesqté 60
Chapeaux de marquage de terrainqté 40
Filets de protectionqté 4
Gilets de rechangeqté 40
Brassards de capitaineqté 8
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Pendule de matchqté 4
Filets de ballonqté 4
Pompesqté 3
Aiguilles de rechange pour ballonqté 10
Échelle d'entraînementqté 2
Cintres pour vestiaireqté 80

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Batteries externes rechargeablesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bâches de tournoiqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de table d’équipeqté 8
Panneau d’accueil
Pots à stylosqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Torchonsqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de toilette jetablesqté 100

Catering

Courses

Papeterie

Listes de participantsqté 10
Fiches de matchqté 80
Brochures du programmeqté 120
Stylosqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12
Presse-papiersqté 12
Certificatsqté 120
Prixqté 8
Cartes de pointageqté 20
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Panneaux d’orientationqté 12
Formulaires d'inscriptionqté 30

Sécurité

Packs de froidqté 12
Couvertures de survieqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Couvertures de survieqté 4
Ruban de balisageqté 4
Goulottes de câblesqté 20
Tapis antidérapantsqté 8

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : réserve aussi les vestiaires et vérifie que la capacité permet d’accueillir toutes les équipes.
Traite les inscriptions au fil de l’eau, puis vérifie pour chaque équipe les coordonnées, les besoins alimentaires et le nombre de participants avant de finaliser le programme.
Prévois les arbitres et les bénévoles au moins 7 jours avant le tournoi. Attribue à chacun un rôle précis : accueil, vestiaires, terrain, résultats, restauration ou premiers secours.
Prépare les documents imprimés la veille : liste des participants, formulaires de compétition et certificats. Garde quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Le jour précédent, vérifie les ballons, filets, cônes, sifflets, chronomètres et tableaux de score. Refroidis les boissons, portionne les en-cas et compose les caisses de tournoi pour gagner du temps au montage.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour le Tournoi G ?: Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et le nombre d’équipes disponibles sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le tournoi. Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la compétition pour établir le programme et commander les courses.
Quand finaliser le programme et les arbitres ?: Finalise le programme et les arbitres 7 jours avant le tournoi, après avoir traité les inscriptions. Envoie ensuite les horaires, les informations de parking et les consignes pratiques aux équipes au plus tard 3 jours avant.
Que préparer la veille d’un tournoi de football ?: La veille, rassemble le matériel sportif, les documents imprimés, les certificats et les caisses de tournoi. Refroidis les boissons, prépare les en-cas et vérifie les ballons de réserve, les pompes, les rallonges et les multiprises.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser le Tournoi G ?: Le nombre dépend du nombre de terrains et d’équipes, mais répartis les bénévoles par fonction au moins 7 jours à l’avance. Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour les résultats, une pour la restauration et un référent par zone de jeu.

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