Checklist para organizar un torneo de judo sin olvidos

Un torneo de judo necesita mucho más que tatamis y participantes confirmados. Hay que cerrar las categorías y el reglamento, coordinar oficiales y voluntarios, preparar el pesaje y enviar la información correcta antes de que lleguen los judocas. Esta checklist reúne las tareas y el material del plan en un orden práctico, desde la reserva del pabellón hasta las neveras portátiles del día de la competición. Úsala para saber qué debe estar resuelto y cuándo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el pabellón deportivo
Confirmar la fecha del torneo
2 personas
Determinar las categorías del concurso
2 personas
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Invitar a los oficiales
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar inscripciones
2 personas
Cerrar la lista de participantes
Distribuir los grupos
3 personas
Hacer el horario del concurso
3 personas
Confirmar definitivamente a los oficiales
Enviar información a los participantes
2 personas
Encargar premios
Comprobar el material deportivo
2 personas
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Preparar las acreditaciones de los participantes
2 personas
Preparar las tarjetas de competición
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar la carpeta de los oficiales
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Repartir los números de teléfono

Evento

Abrir el polideportivo
2 personas
Comprobar el suelo y los vestuarios
2 personas
Montar las esterillas de competición
8 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las mesas de competición
4 personas
Montar el punto de pesaje
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar las tarjetas del concurso
2 personas
Recibir a los oficiales
2 personas
Dar briefing a los oficiales
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Recepción de participantes
4 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Pesar a los participantes
3 personas
Comprobar categorías
2 personas
Anunciar la apertura
Guiar el calentamiento
2 personas
Supervisar las competiciones
12 personas
Registrar las puntuaciones
6 personas
Procesar las tarjetas del concurso
3 personas
Realizar anuncios y leer los textos de anuncio
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Colocar el almuerzo y los snacks
2 personas
Reponer el catering
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los vestuarios
2 personas
Anunciar los grupos de la final
2 personas
Acompañar las finales
8 personas
Preparar la ceremonia de entrega de medallas
3 personas
Entregar premios
3 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger los paneles de puntuación
3 personas
Desmontar los tapetes de competición
8 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el pabellón deportivo
4 personas
Dejar los vestuarios limpios
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Publicar los resultados
2 personas
Compartir fotos
Agradecer a los participantes
2 personas
Comprobar la fianza y el material prestado
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Colchonetas de judocant. 120
Bordes de esterillacant. 24
Marcadorescant. 6
Relojes de competicióncant. 6
Cinturones de judo rojoscant. 12
Cinturones de judo blancoscant. 12
Básculas de pesajecant. 2
Silbatoscant. 8
Cronómetroscant. 8
Cintas decorativascant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 60
Bancoscant. 8
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8
Carpas de fiestacant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Banners del torneocant. 4
Cartel de bienvenida
Señales de orientacióncant. 8
Mantelescant. 12
Mesas de medallascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Artículos de papel

Credenciales de participantescant. 150
Credenciales de oficialescant. 30
Tarjetas de competicióncant. 300
Listas de participantescant. 20
Cuadros de gruposcant. 30
Normascant. 40
Folletos del programacant. 180
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 12
Papel de impresióncant. 500
Cinta adhesivacant. 8
Cinta americanacant. 6
Pegatinas con nombrecant. 200
Sobrescant. 40

Premios

Medallas de orocant. 30
Medallas de platacant. 30
Medallas de broncecant. 60
Diplomascant. 150
Copas de relevocant. 6
Bolsas de premioscant. 150

Seguridad

Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 4
Señales de salida de emergenciacant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12

Consejos

Cierra las categorías, el reglamento y la fecha antes de abrir las inscripciones. Así los clubes reciben desde el primer día la información que necesitan para apuntar a sus participantes.
No esperes al último momento para confirmar oficiales y voluntarios. Programa sus turnos cuando conozcas el horario provisional y vuelve a confirmar a cada persona antes de enviar el horario definitivo.
Reserva tiempo específico para el pesaje y prepara las básculas con antelación. La distribución de grupos y las tarjetas de competición dependen de que la lista de participantes quede cerrada y revisada.
Comprueba el material deportivo al menos 7 días antes: colchonetas, bordes de esterilla, marcadores, relojes, cinturones, silbatos, cronómetros y botiquines. El día anterior deja juntos los cables, regletas, impresora y equipo de sonido.
Envía a participantes y acompañantes la ruta, el aparcamiento, los horarios y las indicaciones sobre comida antes de la competición. Encarga el catering según las preferencias dietéticas recogidas y llena las neveras portátiles cuando termine la compra.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de judo?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el pabellón, confirmar la fecha, definir categorías y abrir las inscripciones. Deja cerrada la lista de participantes y el horario como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un torneo de judo?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del torneo. Necesitas ese margen para confirmar participantes, distribuir grupos, preparar las tarjetas de competición y cuadrar el horario.
¿Qué material hace falta para un torneo de judo?: Además de las colchonetas y los bordes de esterilla, prepara marcadores, relojes de competición, cinturones rojos y blancos, básculas, silbatos, cronómetros y botiquines. Comprueba todo al menos una semana antes y ten material de sustitución para lo que pueda fallar.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía la información completa entre 5 y 7 días antes: horario, grupos, ruta, aparcamiento, pesaje y normas de la jornada. Si cambia algún grupo o franja horaria, comunica la actualización el mismo día en que se confirme.

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