Checklist voor een judotoernooi organiseren
Een judotoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen matten leggen en deelnemers indelen. Je moet de sporthal, datum, categorieën en het wedstrijdreglement vroeg vastleggen, waarna inschrijvingen, officials en vrijwilligers op elkaar moeten aansluiten. In de laatste weken draait alles om een sluitende deelnemerslijst, poules, wedstrijdkaarten en informatie voor ouders en judoka’s. Deze checklist helpt je de 82 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief materiaal, catering en de praktische organisatie op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Sporthal reserveren
Toernooidatum bevestigen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Officials uitnodigen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Deelnemerslijst sluiten
Poules indelen
3 personen
Wedstrijdschema maken
3 personen
Officials definitief bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Prijzen bestellen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Route en parkeren communiceren
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
Wedstrijdkaarten voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Officialsmap samenstellen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Telefoonnummers uitdelen
Event
Sporthal openen
2 personen
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
Wedstrijdmatten opbouwen
8 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdtafels inrichten
4 personen
Weegpunt inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Wedstrijdkaarten klaarleggen
2 personen
Officials ontvangen
2 personen
Briefing officials geven
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Deelnemers wegen
3 personen
Categorieën controleren
2 personen
Opening aankondigen
Warming-up begeleiden
2 personen
Wedstrijden begeleiden
12 personen
Scores registreren
6 personen
Wedstrijdkaarten verwerken
3 personen
Omroepen en omroepteksten lezen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lunch en snacks uitzetten
2 personen
Catering aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Finalepoules bekendmaken
2 personen
Finales begeleiden
8 personen
Medailleceremonie voorbereiden
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Scoreborden verzamelen
3 personen
Wedstrijdmatten afbreken
8 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Sporthal schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoon achterlaten
2 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Foto's delen
Deelnemers bedanken
2 personen
Borg en geleende materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Judomattenaantal 120
- Mattenrandenaantal 24
- Scorebordenaantal 6
- Wedstrijdklokkenaantal 6
- Judogordels roodaantal 12
- Judogordels witaantal 12
- Wegingsschalenaantal 2
- Fluitjesaantal 8
- Stopwatchesaantal 8
- Sierlintenaantal 20
- EHBO-koffersaantal 2
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 60
- Bankenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Partytentenaantal 2
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Geluidsset
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Koelelementenaantal 20
Decoratie
- Toernooibannersaantal 4
- Welkomstbord
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Medailletafelsaantal 2
Verlichting
- LED-lampenaantal 6
- Batterijenaantal 24
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Papierwaren
- Deelnemersbadgesaantal 150
- Officialsbadgesaantal 30
- Wedstrijdkaartenaantal 300
- Deelnemerslijstenaantal 20
- Pouleschema'saantal 30
- Reglementenaantal 40
- Programmafoldersaantal 180
- Pennenaantal 40
- Markeerstiftenaantal 12
- Klembordenaantal 12
- Printpapieraantal 500
- Plakbandaantal 8
- Ducttapeaantal 6
- Naamstickersaantal 200
- Enveloppenaantal 40
Prijzen
- Gouden medaillesaantal 30
- Zilveren medaillesaantal 30
- Bronzen medaillesaantal 60
- Oorkondesaantal 150
- Wisselbekersaantal 6
- Prijszakkenaantal 150
Veiligheid
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 4
- Nooduitgangbordjesaantal 6
- Kabelmattenaantal 12
Tips
- Reserveer de sporthal en bevestig de toernooidatum zo vroeg mogelijk. Plan daarnaast tijd voor opbouw, weging, wedstrijden en afbouw; alleen de wedstrijduren opnemen leidt vaak tot een te krap schema.
- Sluit de deelnemerslijst niet pas op de wedstrijddag. Verzamel dieetwensen tijdens de inschrijving, bevestig aanmeldingen en maak de poules en het wedstrijdschema zodra de inschrijvingen definitief zijn.
- Controleer sportmateriaal per wedstrijdruimte: judomatten, mattenranden, scoreborden, wedstrijdklokken, rode en witte judogordels, weegschalen en fluitjes moeten vóór de opbouw beschikbaar zijn.
- Bevestig officials en vrijwilligers uiterlijk in de laatste voorbereidingsweek opnieuw. Wijs per mat een vaste bezetting toe en leg reservekrachten vast voor uitval of een langere wedstrijddag.
- Regel de deelnemersinformatie en bewegwijzering vooraf. Vermeld route, parkeren, weegtijden, categorieën en wat deelnemers meenemen; zet ook EHBO-koffers, koelboxen, thermoskannen en afvalbakken klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een judotoernooi organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de sporthal, datum, categorieën en het reglement. Open daarna de inschrijving en leg officials en vrijwilligers uiterlijk 2 tot 3 weken voor het toernooi definitief vast.
- Wanneer sluit je de inschrijving voor een judotoernooi?
- Sluit de deelnemerslijst meestal 7 tot 14 dagen voor de wedstrijddag. Dan heb je nog tijd om poules, wedstrijdkaarten, badges, catering en het definitieve wedstrijdschema te maken.
- Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig bij een judotoernooi?
- Reken per wedstrijdmat op minimaal 3 functies: een scheidsrechter, een tafelofficial en iemand voor tijd of score. Voeg daarnaast 2 tot 4 algemene vrijwilligers toe voor ontvangst, weging, catering en praktische vragen.
- Wat moet er op de wedstrijddag klaarstaan voor een judotoernooi?
- Zorg vóór de eerste weging voor matten en randen, scoreborden, wedstrijdklokken, gordels, weegschalen, fluitjes, EHBO-koffers en wedstrijdkaarten. Plan daarnaast minimaal 60 tot 90 minuten voor opbouw, testen van geluidsset en microfoons, en het vullen van koelboxen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!