Loterij organiseren: praktische checklist
Een loterij organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen prijzen verzamelen en loten verkopen. Leg eerst de regels, datum en locatie vast; daarna volgen prijzen, aanmeldingen, vrijwilligers en drukwerk. Controleer ook vergunningen en regel betaalmogelijkheden voordat de deuren opengaan. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke loterijbalie, gelabelde prijzen, een werkende geluidsinstallatie en een logische opstelling van tafels en stoelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Loterijregels vastleggen
2 personen
Locatie en datum bevestigen
Prijzenlijst samenstellen
2 personen
Prijzen ophalen
2 personen
Prijzen registreren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Zaal en tafels reserveren
Vergunningen controleren
Loten ontwerpen
2 personen
Loten en bonnetjes printen
2 personen
Prijsetiketten maken
2 personen
Reglement afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen controleren
2 personen
Prijzen verpakken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Loterijbalie inrichten
3 personen
Prijzen uitstallen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Koffiepunt klaarmaken
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Kasgeld tellen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Loten verkopen
4 personen
Betalingen verwerken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Winnende loten trekken
3 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Eindkas afsluiten
2 personen
Loten en geld veilig opbergen
2 personen
Nazorg
Prijzen en materialen sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Winnaars telefonisch benaderen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Klaptafel loterijbalieaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Loterijmateriaal
- Loterijtrommel
- Lotenboekjesaantal 12
- Reserve-lotenaantal 200
- Prijzenbakkenaantal 12
- Prijsetikettenaantal 100
- Prijstafelsaantal 4
Apparatuur
- Kassa
- Pinapparaat
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
Servies
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Pijlbordenaantal 8
Papierwerk
- Reglementbordenaantal 4
- Inschrijfformulierenaantal 100
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 6
- Clipboardsaantal 6
- Kassabonnenaantal 4
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de loterijregels uiterlijk 4 weken vooraf vast. Noteer onder meer de prijs per lot, de trekkingsmethode, het moment van bekendmaking en hoe winnaars hun prijs ontvangen.
- Maak de prijzenlijst minimaal 3 weken vooraf compleet en registreer elke prijs. Haal ontbrekende prijzen op tijd op, controleer ze nogmaals en verpak ze vóór de opbouwdag.
- Print loten, bonnetjes, prijsetiketten en het reglement minstens 7 dagen vooraf. Leg reserve-loten en extra etiketten apart bij de loterijbalie, zodat een fout niet tot stilstand leidt.
- Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Zorg dat de loterijbalie, kassa en het pinapparaat minstens 30 minuten voor aanvang getest en bemand zijn.
- Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en richt het koffiepunt in met koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en servies. Leg verlengkabels en stekkerdozen vóór het aansluiten klaar om kabels veilig langs de tafels te leiden.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een loterij organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de regels, locatie en datum vast; regel daarna prijzen, vergunningen, vrijwilligers en uitnodigingen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een loterij?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de loterijbalie, 1 persoon voor betalingen en 1 persoon voor prijzen of vragen per 50 tot 75 bezoekers. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor opbouw en afbouw.
- Wanneer moet ik loten en bonnetjes printen?
- Print ze uiterlijk 7 dagen voor de loterij, nadat de regels en prijsinformatie definitief zijn. Maak reserve-loten en controleer de aantallen nog een keer vóór het evenement.
- Hoe lang duurt de opbouw van een loterij?
- Plan minimaal 2 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, prijstafels, loterijbalie, versiering en koffiepunt. Test geluidsinstallatie, microfoon, kassa en pinapparaat uiterlijk 30 minuten voor aanvang.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!