Checklist para organizar un sorteo de principio a fin

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Define las reglas antes de diseñar los boletos: incluye cómo participar, cómo se anuncian los ganadores y qué ocurre si alguien no está presente. Imprime el reglamento junto con los boletos y recibos.
• Cierra la lista de premios con antelación y registra cada uno cuando lo recibas. Revisa las cajas y etiquetas al menos un día antes, porque sustituir un premio o corregir un precio en el montaje suele retrasar la apertura.
• No dejes las inscripciones para el último momento: confirma los datos de los participantes y sus preferencias dietéticas varios días antes. Con esa cifra puedes organizar voluntarios, vasos, platos y servicio de café sin comprar a ciegas.
• Reserva sala, mesas y sillas antes de anunciar la fecha, y comprueba los permisos con tiempo. Prevé una mesa plegable para el mostrador, mesas separadas para los premios y carteles direccionales desde la entrada.
• Haz el montaje siguiendo un recorrido: primero mesas y sillas, después mostrador, premios y decoración, y al final sonido, bebidas y café. Comprueba micrófono, cables, regletas y máquinas de café antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un sorteo?

Empieza al menos 4 semanas antes para fijar las reglas, confirmar el lugar, conseguir los premios y solicitar permisos. Reserva los últimos 2 o 3 días para imprimir, revisar, empaquetar y preparar el montaje.

¿Qué hay que preparar el día antes de un sorteo?

El día anterior deja listos los boletos, recibos y reglamento, y comprueba que todos los premios estén registrados, etiquetados y empaquetados. También puedes enfriar las bebidas y verificar el equipo de sonido, los cables y las regletas.

¿Cuántas mesas necesito para un sorteo?

Calcula al menos una mesa para el mostrador de la rifa y una mesa adicional por cada grupo de premios que quieras exponer con claridad. Añade mesas de servicio si habrá café, bebidas o comida para evitar mezclar cobros y atención.

¿Qué materiales se olvidan más al organizar un sorteo?

Suelen faltar recibos, etiquetas de precios, un bolígrafo para registrar premios, cables alargadores y regletas. Haz una comprobación final 24 horas antes y prueba el micrófono y la máquina de sellado antes de abrir.

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