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Lottoscheckliste für eine gut organisierte Ziehung

Bei einer Lotterie müssen Regeln, Preise, Lose, Verkauf und Ziehung zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Ort und Teilnahmebedingungen, bevor du Einladungen verschickst oder Lose druckst. Danach folgen Anmeldungen, Helferplan, Preisverwaltung und die Ausstattung für Saal, Lotteriebal­ie und Kaffeepunkt. Mit dieser Checkliste behältst du die Reihenfolge im Blick und vermeidest typische Engpässe kurz vor Beginn.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Losregeln festlegen

    2 Personen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Preisliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Preise abholen

    2 Personen

  • Preise erfassen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Saal und Tische reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Lose gestalten

    2 Personen

  • Lose und Bons drucken

    2 Personen

  • Preisschilder erstellen

    2 Personen

  • Reglement drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Preise prüfen

    2 Personen

  • Preise verpacken

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Lotto-Schalter einrichten

    3 Personen

  • Preise ausstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Kaffeepunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Bargeld zählen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Lose verkaufen

    4 Personen

  • Zahlungen abwickeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Gewinnlose ziehen

    3 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Endkasse abschließen

    2 Personen

  • Lose und Geld sicher verstauen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Preise und Materialien sortieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Gewinner telefonisch kontaktieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • Klappttisch für die LosbudeAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Lotteriematerial

  • Losbox
  • LoshefteAnz. 12
  • ErsatzloseAnz. 200
  • PreisebenenAnz. 12
  • PreisetikettenAnz. 100
  • PreistischeAnz. 4

Ausstattung

  • Kasse
  • Kartenterminal
  • Beschallungsanlage
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8

Papierkram

  • RegeltafelnAnz. 4
  • AnmeldeformulareAnz. 100
  • StifteAnz. 30
  • NotizblöckeAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KassenbonsAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Lotterieregeln fest, bevor die Lose gestaltet werden. Drucke das Reglement zusammen mit den Losen und gib an der Lotteriebalie eine gut lesbare Kopie aus.
  • Plane die Preise frühzeitig ein: Hole sie ab, registriere jeden Gewinn und fertige die Prijsetiketten an, bevor die Preise verpackt oder auf den Prijstafeln ausgestellt werden.
  • Rechne die Helferschichten für Einlass, Losverkauf, Kasse und Ziehung getrennt. Eine Lotteriebalie mit Kasse, Pinapparat und Ersatzlosen braucht mindestens eine zuständige Person während des Verkaufs.
  • Teste Geluidsinstallation, Mikrofon und Stromversorgung vor dem Einlass. Prüfe Verlengkabels und Stekkerdozen an ihrem endgültigen Platz, damit die Ziehung nicht wegen fehlender Anschlüsse verzögert wird.
  • Bereite Getränke und Kaffee nicht erst während des Aufbaus vor. Stelle Dranken kalt und richte Kaffeezetapparaten, Wasserkocher, Thermoskannen, Tassen, Schalen und Servierbladen so ein, dass sie zum Beginn sofort genutzt werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Lotterie organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Regeln, Ort, Datum und der Preise­liste. Spätestens 2 Wochen vorher sollten Einladungen, Anmeldungen und Helferplan stehen.
Wie viele Lose sollte man für eine Lotterie drucken?
Drucke die erwartete Teilnehmerzahl plus 10 bis 15 Prozent Reserve. Zusätzlich solltest du Reserve-Lose und Ersatzbon­nets getrennt von den Verkaufs­losen aufbewahren.
Wann müssen die Preise für die Lotterie bereit sein?
Plane die Abholung und Registrierung der Preise spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ein. So bleiben noch mehrere Tage für Kontrolle, Etiketten, Verpackung und die Aufstellung auf den Prijstafeln.
Was muss am Tag der Lotterie zuerst aufgebaut werden?
Beginne 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass mit Tischen, Stühlen und Stromversorgung. Danach folgen Lotteriebalie, Kasse, Lose, Preisflächen, Kaffee­punkt und zuletzt Dekoration sowie die Technik für die Ziehung.

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