Checklist pour une représentation théâtrale en soirée sur site

Une représentation théâtrale en soirée demande une préparation précise, surtout lorsque le spectacle se déroule sur un site qui n’est pas une salle équipée. Cette checklist suit l’ordre utile : confirmer le lieu, gérer les autorisations et les billets, organiser les flux du public, puis installer la technique, les décors et les chaises. Elle couvre aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, l’éclairage des circulations, la météo et l’enlèvement du matériel après le spectacle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le spectacle et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Déterminer la capacité d’accueil du public
2 personnes
Élaborer l’itinéraire et les flux de public
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la vente de billets en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Planifier les accompagnateurs du public
Planifier la répétition technique
2 personnes
Organiser les livraisons et les enlèvements
Publier les informations au public
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le programme et l’itinéraire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Restituer le lieu propre et vide
2 personnes
Délimiter la décoration et les zones de jeu
3 personnes
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer le service traiteur
2 personnes
Installer les éléments de décor
3 personnes
Aménager l’espace public
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Régler les positions de lumière
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Vérifier les micros
2 personnes
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
Installer le décor et les accessoires
3 personnes
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer les costumes et les accessoires
2 personnes
Réaliser la répétition technique
4 personnes

Événement

Accueillir les acteurs
2 personnes
Faire changer les acteurs
Effectuer le contrôle final de la décoration
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
4 personnes
Préparer l'accueil du public
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tenir l'entrée et le contrôle des billets
3 personnes
Guider le public vers le lieu de jeu
4 personnes
Distribuer les informations de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Guider le public vers les places assises
3 personnes
Mettre le son et la lumière en état de marche
2 personnes
Animer le spectacle
4 personnes
Guider le public pendant l’entracte
3 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Accompagner le public après l'événement
3 personnes
Animer le débriefing
2 personnes

Suivi

Collecter les restes et les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Démonter le matériel de lumière et de son
3 personnes
Démonter la décoration et les accessoires
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer et ranger les costumes
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Archiver les données des billets
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 8
Portants de logeqté 4
Bancs pliantsqté 4
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable pour la lecture

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Tissu noirqté 6
Panneaux décoratifsqté 8
Caisses de accessoiresqté 4
Plantes décorativesqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de directionqté 20
Panneaux du programmeqté 4
Miroirs de vestiaireqté 4
Cintresqté 40
Housses à vêtementsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs alimentairesqté 12
Tire-bouchonqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 8
Raclettes de solqté 2
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 8
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Bureau

Brochures du programmeqté 130
Scanners de billetsqté 2
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 4
Étiquettes nominativesqté 40
Ruban gafferqté 8
Attaches-câblesqté 200

Catering

Courses

Conseils

Définissez la capacité d’accueil avant d’ouvrir la billetterie. Comptez les chaises, les bancs et les zones de circulation, puis gardez une marge pour les accompagnateurs et les accès de sécurité.
Programmez la répétition technique plusieurs heures avant l’arrivée du public. Testez la table de mixage, les microphones sans fil, les câbles, les projecteurs LED et l’ordinateur de lecture dans les conditions de la représentation.
Publiez l’itinéraire avec les invitations et rappelez-le avant le jour J. Sur place, prévoyez des panneaux directionnels et un éclairage des cheminements : les lampes de chantier et les lampes de poche sont souvent oubliées pour les retours tardifs.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander le catering. Un délai d’au moins 5 jours permet de confirmer les quantités, les horaires de livraison et l’espace nécessaire au service traiteur.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Si la représentation est en extérieur, installez la protection contre les intempéries avant le montage des décors et prévoyez un responsable pour la remise en état du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une représentation théâtrale en soirée ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour confirmer le spectacle, vérifier les autorisations, lancer la billetterie et organiser le catering. Ajoutez une répétition technique le jour même, idéalement 3 à 4 heures avant l’ouverture au public.
Quand ouvrir la vente des billets pour un théâtre sur site ?: Ouvrez la billetterie dès que le lieu, la capacité et l’itinéraire sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant la représentation. Arrêtez les inscriptions 3 à 5 jours avant si le catering dépend du nombre de spectateurs.
Quand vérifier la météo pour une représentation en extérieur ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une seconde le matin de l’événement. La protection contre les intempéries, les flux du public et l’installation technique doivent être adaptés avant l’arrivée des spectateurs.
Combien de temps faut-il pour monter la technique et les décors ?: Réservez au minimum 3 heures pour acheminer le matériel, installer les projecteurs, les microphones, les câbles, les décors et les chaises. Gardez ensuite 30 à 45 minutes pour le test complet et les corrections de dernière minute.

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