Site-Specific-Theater am Abend organisieren: die Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Publikumskapazität fest, bevor du den Online-Ticketverkauf öffnest. Bei einer geführten Route entscheidet nicht nur die Zahl der Sitzplätze, sondern auch, wie viele Menschen gleichzeitig sicher zwischen den Stationen unterwegs sein können.
• Plane die technische Probe mindestens einen Tag vor der Vorstellung, wenn der Ort zugänglich ist. Teste dabei aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, LED-Theaterspots und alle Kabel genau an den späteren Positionen.
• Veröffentliche die Publikumsinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Nenne Treffpunkt, Einlasszeit, Dauer, Wegstrecke, Wetterregelung und Hinweise für Personen, die während der Vorstellung die Route nicht vollständig gehen können.
• Ordne Lieferungen, Catering und Materialtransport nach dem Aufbauplan. Dekorplatten, schwarzer Stoff, Requisitenkisten, Wegweiser und Programmschilder sollten vor dem Einlass an ihrem Platz sein; Lebensmittel gehören erst danach in die vorbereitete Ausgabe.
• Plane für den Abend mindestens eine verantwortliche Person für Publikum und eine für Technik ein. Halte außerdem Taschenlampen, Arbeitslampen und Ersatzbatterien bereit, damit Wege, Garderobe und Abbau auch bei schwacher Beleuchtung funktionieren.

Häufige Fragen

Wie viele Wochen vorher sollte ich eine Site-Specific-Theater-Abendvorstellung planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Kapazität, Genehmigungen und Route. Ticketverkauf und Einladungen können danach etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.

Wann sollte die technische Probe für eine Abendvorstellung stattfinden?

Plane die vollständige technische Probe spätestens am Vortag und reserviere dafür mindestens 2 bis 3 Stunden. Prüfe Lautstärke, Funkmikrofone, Beleuchtung, Abspielgerät und Kabelwege am echten Veranstaltungsort.

Wie früh müssen die Publikumsinformationen verschickt werden?

Schicke die wichtigsten Informationen 3 bis 5 Tage vor der Vorstellung und erinnere am Veranstaltungstag noch einmal an Treffpunkt und Einlass. Bei einer Außenroute sollte die Wetterentscheidung spätestens 6 Stunden vorher kommuniziert werden.

Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?

Rechne für Mobiliar, Markierungen, Dekor, Technik und Publikumsbereich mit mindestens 3 bis 4 Stunden. Plane zusätzlich 30 Minuten für einen Rundgang vor dem Einlass und 60 bis 90 Minuten für Abbau und saubere Übergabe ein.

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