Checklist voor een locatietheater avondvoorstelling

Een locatietheater-avondvoorstelling vraagt om meer voorbereiding dan alleen decor en techniek. Je regelt tegelijk publieksstromen, verlichting, geluid, catering, kaartverkoop en een plan voor donkerte of slecht weer. Begin met locatie, capaciteit en vergunningen en werk daarna toe naar repetitie, publieksinformatie en opbouw. Deze checklist helpt je om leveringen, begeleiding en het leeg opleveren van de locatie niet pas op de laatste avond te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Publiekscapaciteit vaststellen
2 personen
Route en publieksstromen uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online ticketverkoop openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Publieksbegeleiders inplannen
Technische repetitie plannen
2 personen
Leveringen en afhaalafspraken maken
Publieksinformatie publiceren
Weersverwachting controleren
Programma en route afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie schoon en leeg opleveren
2 personen
Decor en speelvlakken markeren
3 personen
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Catering voorbereiden
2 personen
Decorstukken klaarzetten
3 personen
Publieksruimte inrichten
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Lichtposities instellen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons controleren
2 personen
Stroomkabels veilig afwerken
2 personen
Decor en rekwisieten plaatsen
3 personen
Routeborden ophangen
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Kostuums en rekwisieten klaarleggen
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
4 personen

Event

Acteurs ontvangen
2 personen
Acteurs laten omkleden
Laatste decorcontrole uitvoeren
2 personen
Crewbriefing houden
4 personen
Publieksontvangst voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Entree en ticketcontrole bemannen
3 personen
Publiek naar speelplek begeleiden
4 personen
Welkomstinformatie uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Licht en geluid startklaar zetten
2 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Publiek tijdens pauze begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Publiek na afloop begeleiden
3 personen
Nagesprek faciliteren
2 personen

Nazorg

Restanten en afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Licht- en geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Decor en rekwisieten afbouwen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Kostuums reinigen en opbergen
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Ticketgegevens archiveren
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Kleedkamerrekkenaantal 4
Klapbankenaantal 4
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Laptop voor afspelen

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Werklampenaantal 4
Zaklampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Zwart doekaantal 6
Decorpanelenaantal 8
Rekwisietenkistenaantal 4
Decoratieve plantenaantal 6
Routebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 20
Programmabordenaantal 4
Kleedkamerspiegelsaantal 4
Kledinghangersaantal 40
Kledinghoezenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Voedselcontainersaantal 12
Kurkentrekkeraantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 8
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Kantoor

Programmaboekjesaantal 130
Ticketscannersaantal 2
Klembordenaantal 4
Pennensetsaantal 4
Naamstickersaantal 40
Gaffer tapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de publieksroute vooraf vast, inclusief entree, speelvlakken, toiletten en uitgang. Plaats routeborden en pijlbordjes vóór de deuren opengaan en laat minstens één publieksbegeleider de route controleren.
Plan de technische repetitie niet alleen voor geluid. Test ook de LED-theaterspots, werklampen, draadloze microfoons, afspeellaptop en alle verlengkabels op de plek waar ze tijdens de voorstelling staan.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en nogmaals op de dag zelf. Zet weersbescherming, kabelmatten, zaklampen en reservebatterijen klaar voordat publiek en decor op locatie zijn.
Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk enkele dagen vóór de voorstelling door aan de cateraar. Houd een aparte publieks- en backstageopstelling aan met klaptafels, stoelen en kleedkamerrekken.
Maak een tijdschema voor laden, opbouwen, spelen en afbreken. Reserveer na afloop minimaal 60 minuten voor het verzamelen van decorpanelen, rekwisieten, kledinghoezen en techniek, zodat de locatie schoon en leeg wordt opgeleverd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een locatietheater avondvoorstelling organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, publiekscapaciteit, vergunningen en kaartverkoop. Plan de technische repetitie en catering uiterlijk 2 weken voor de voorstelling.
Wanneer controleer ik het weer voor een avondvoorstelling op locatie?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de dag van de voorstelling. Neem uiterlijk die ochtend een besluit over weersbescherming, route, speelvlakken en publieksruimte.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van locatietheater?: Reken voor een avondvoorstelling met decor, stoelen, licht en geluid op minimaal 4 uur opbouw, gevolgd door een technische repetitie. Plan na afloop daarnaast minstens 60 minuten voor afbouw en schoon opleveren.
Wanneer moet de publieksinformatie klaar zijn?: Publiceer route, aanvangstijd, entree-instructies en weerinformatie minimaal 7 dagen vooraf. Stuur een laatste praktische herinnering 24 tot 48 uur voor de voorstelling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.