Checklist para organizar una función nocturna de teatro de sitio

Una función nocturna de teatro de sitio necesita más coordinación que una representación convencional: el público sigue una ruta, la técnica debe funcionar en distintos puntos y la visibilidad cambia al anochecer. Esta checklist reúne el orden de trabajo, desde confirmar el espacio y los permisos hasta dejarlo limpio y vacío. También contempla entradas, preferencias dietéticas, ensayo técnico, señalización, catering, iluminación y protección contra la lluvia. Úsala para asignar responsables y comprobar cada entrega antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar espectáculo y ubicación
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Establecer la capacidad del público
2 personas
Definir la ruta y los flujos de público
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Programar a los asistentes de público
Planificar el ensayo técnico
2 personas
Organizar las entregas y las recogidas
Publicar información para el público
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir el programa y la ruta
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Entregar el lugar limpio y vacío
2 personas
Marcar la decoración y las zonas de juego
3 personas
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar el catering
2 personas
Preparar los elementos decorativos
3 personas
Preparar la zona del público
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Configurar posiciones de iluminación
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Comprobar los micrófonos
2 personas
Asegurar los cables eléctricos
2 personas
Colocar la decoración y los atrezos
3 personas
Colgar los carteles de ruta
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Preparar disfraces y accesorios
2 personas
Realizar el ensayo técnico
4 personas

Evento

Recibir a los actores
2 personas
Ayudar a los actores a cambiarse
Realizar la última revisión de la decoración
2 personas
Realizar briefing al personal
4 personas
Preparar la recepción del público
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Atender la entrada y el control de entradas
3 personas
Acompañar al público al espacio de juego
4 personas
Repartir información de bienvenida
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar al público a sus asientos
3 personas
Dejar listos luz y sonido
2 personas
Coordinar la presentación
4 personas
Guiar al público durante el descanso
3 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Guiar al público al final
3 personas
Facilitar la charla de cierre
2 personas

Seguimiento

Recoger restos y basura
3 personas
Recoger vajilla y vasos
2 personas
Desmontar el equipo de luces y sonido
3 personas
Desmontar la decoración y los elementos de atrezzo
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Limpiar y guardar los disfraces
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Archivar los datos de las entradas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 8
Percheros para camerinoscant. 4
Bancos plegablescant. 4
Percheroscant. 4

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil para reproducción

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas de trabajocant. 4
Linternascant. 6
Bateríascant. 24

Decoración

Tela negracant. 6
Paneles decorativoscant. 8
Cajas de atrezzocant. 4
Plantas decorativascant. 6
Señales de rutacant. 12
Carteles de flechascant. 20
Carteles del programacant. 4
Espejos de los vestuarioscant. 4
Perchascant. 40
Fundas para ropacant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Contenedores de alimentoscant. 12
Sacacorchoscant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Esponjascant. 8
Limpiacristalescant. 2
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Chalecos reflectantescant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Oficina

Programascant. 130
Escáneres de entradascant. 2
Portapapelescant. 4
Juego de bolígrafoscant. 4
Pegatinas con nombrecant. 40
Cinta gaffercant. 8
Bridascant. 200

Catering

Compras

Consejos

Cierra el aforo antes de abrir la venta de entradas. Después, publica la ruta, la hora de llegada y las instrucciones de acceso para que el flujo del público no dependa de explicaciones improvisadas.
Programa el ensayo técnico cuando todavía haya luz y repite los cambios de posición con linternas o lámparas de trabajo. Comprueba altavoces, micrófonos, cables, focos y regletas en cada zona de juego.
Envía una fecha límite para las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Así podrás encargar cantidades reales y separar las opciones especiales antes de la preparación.
Prepara la señalización de la ruta y los carteles de flechas como un recorrido completo, no como elementos sueltos. Revisa al menos una vez el trayecto como si fueras un asistente que llega por primera vez.
Comprueba el pronóstico y decide con antelación cuándo activar la protección contra la lluvia. Lleva las baterías, extensiones y materiales al lugar antes de empezar a montar, y reserva tiempo para desmontar y entregar el espacio limpio y vacío.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una función nocturna de teatro de sitio?: Empieza como mínimo 6 semanas antes para confirmar el espectáculo, la ubicación, los permisos, el aforo y la ruta. Deja la última semana para cerrar inscripciones, catering, previsión meteorológica, programa y entregas.
¿Cuándo hay que hacer el ensayo técnico de una función nocturna?: Haz un ensayo técnico completo el mismo día, antes de la llegada del público, y prueba la iluminación cuando ya haya menos luz natural. Reserva al menos 2 horas para revisar sonido, focos, cables, micrófonos y desplazamientos entre zonas.
¿Cuántas sillas necesito para el público?: Calcula una silla por asistente confirmado y añade un margen del 5 al 10 % si el espacio lo permite. Si la función incluye desplazamientos, define antes qué partes se ven sentadas y cuántos bancos o asientos deben moverse entre escenas.
¿Cuándo debo preparar la ruta y la información para el público?: Define la ruta antes de abrir la venta de entradas y publica las instrucciones al menos 7 días antes de la función. Imprime el programa, las flechas y la ruta cuando el aforo y los puntos de juego ya estén cerrados.

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