Checklist pour organiser un théâtre étudiant

Un spectacle étudiant demande de coordonner la scène, les répétitions, la technique et l’accueil du public sans laisser les détails au dernier moment. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, depuis la réservation de la salle jusqu’à l’impression des programmes. Elle vous aide aussi à répartir les bénévoles, vérifier les costumes et accessoires, préparer la billetterie et contrôler le catering. Suivez l’ordre des tâches pour savoir quoi confirmer plusieurs semaines à l’avance et quoi vérifier le jour de la représentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Enregistrer les dates et horaires de représentation
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
Diffuser le planning des répétitions
Rédiger le texte promotionnel
2 personnes
Créer l’image promotionnelle
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Publier le programme en ligne
Planifier les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations au public
Mettre à jour les livrets de texte
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les éléments de décor
3 personnes
Vérifier les costumes
3 personnes
Étiqueter les accessoires
2 personnes
Coordonner le plan d’éclairage
2 personnes
Rassembler les extraits audio
2 personnes
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Charger le décor et les accessoires
4 personnes
Préparer le briefing de l'équipe
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Monter la décoration
5 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Faire une répétition avec la troupe
8 personnes
Préparer l'accueil du public
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Accompagner le public jusqu'à la salle
3 personnes
Animer le spectacle
4 personnes
Gérer les réglages d’éclairage
Gérer les extraits audio
Ouvrir le buffet de pause
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
Recevoir les questions du public
2 personnes
Accueillir le public du soir
4 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer la représentation du soir
4 personnes
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Saluer le public au revoir
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Rassembler les costumes
3 personnes
Démonter le décor
5 personnes
Éteindre la lumière et le son
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Stocker la restauration restante
2 personnes
Laver les costumes
2 personnes
Nettoyer les accessoires
2 personnes
Faire sécher les éléments de décor
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Rendre les articles empruntés
3 personnes
Restituer les costumes
2 personnes
Trier les matériaux non utilisés
2 personnes
Archiver les photos et vidéos
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes
Traiter le décompte final
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables pliantesqté 8
Table d’accueil
Portantsqté 2
Cintresqté 140
Poteaux de balisageqté 6

Équipement

Spots lumineuxqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Table lumineuse
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Pupitres de scèneqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Clés USBqté 3

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 8
Tissus décoratifsqté 6
Guirlande en papierqté 10
Plantes artificiellesqté 8
Nappesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 3
Panneaux indicateursqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Colle repositionnableqté 6
Ruban adhésif double faceqté 6
Ciseauxqté 6
Cordeqté 3
Marqueursqté 12
Papier A4qté 500
Dossiers d’impressionqté 6
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 250
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 8

Vaisselle

Verresqté 160
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 160
Fourchettesqté 160
Porte-serviettesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Corbeilles à painqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Supports pour filmqté 2
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour vitresqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Gants en caoutchoucqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 2
Poubellesqté 8
Brosse de toilettesqté 3

Conseils

Bloquez les dates et les horaires avant de lancer la billetterie : prévoyez aussi les créneaux de montage, de répétition générale et de rangement dans la réservation de la salle.
Réservez le matériel technique dès que l’aménagement de la salle est défini. Vérifiez notamment les microphones, haut-parleurs, spots, pieds d’éclairage, rallonges et multiprises avant la répétition générale.
Diffusez le planning des répétitions à toute l’équipe au moins 7 jours à l’avance. Indiquez séparément les horaires du cast, de l’équipe technique et des bénévoles afin d’éviter les absences au montage.
Préparez les supports destinés au public au plus tard 3 jours avant la représentation : invitations, informations pratiques, livrets de texte, programmes imprimés et badges nominatifs doivent être comptés et rangés ensemble.
Contrôlez les éléments de décor, les costumes et les accessoires pendant une répétition complète. Étiquetez les accessoires et notez les quantités de catering au moins 24 heures avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un théâtre étudiant ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la première représentation. Réservez la salle, confirmez le cast et l’équipe, puis planifiez les répétitions avant de lancer la promotion et la billetterie.
Quand ouvrir la billetterie d’un spectacle étudiant ?: Ouvrez-la environ 3 à 4 semaines avant la représentation, une fois les dates, horaires et lieu confirmés. Gardez ensuite un suivi quotidien des inscriptions pendant la dernière semaine.
Combien de temps prévoir pour le montage technique ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures pour installer les éclairages, la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones et les câbles. Ajoutez une répétition technique complète avant l’arrivée du public.
Quand imprimer les programmes et livrets ?: Finalisez les livrets de texte et le programme 5 à 7 jours avant le spectacle, puis imprimez-les au plus tard 3 jours avant. Gardez une petite réserve d’exemplaires pour les inscriptions de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.