Studententheater organiseren: checklist en planning
Een studententheaterproductie vraagt meer dan repetities en een decor. Je regelt tegelijk speeldata, zaal, techniek, kaartverkoop, publieksinformatie en de praktische uitvoering achter de schermen. Plan eerst de vaste onderdelen en werk daarna terug vanaf de eerste voorstelling. Controleer in de laatste week vooral licht, geluid, kostuums, rekwisieten, programmaboekjes en catering. Deze checklist geeft houvast bij de voorbereiding van cast, crew, vrijwilligers en publiek.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Speeldata en tijden vastleggen
2 personen
Locatiereservering bevestigen
Zaalindeling bepalen
2 personen
Technische benodigdheden reserveren
2 personen
Cast en crew bevestigen
2 personen
Repetitieschema verspreiden
Promotietekst schrijven
2 personen
Promotiebeeld maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Programma online publiceren
Sociale media inplannen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Publieksinformatie versturen
Tekstboekjes bijwerken
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Decoronderdelen controleren
3 personen
Kostuums controleren
3 personen
Rekwisieten labelen
2 personen
Lichtplan afstemmen
2 personen
Geluidsfragmenten verzamelen
2 personen
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Decor en rekwisieten inladen
4 personen
Crewbriefing voorbereiden
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Decor opbouwen
5 personen
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Techniek testen
3 personen
Doorloop met cast uitvoeren
8 personen
Publieksontvangst voorbereiden
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaartjes controleren
2 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Jassen aannemen
2 personen
Publiek naar de zaal begeleiden
3 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Lichtstanden bedienen
Geluidsfragmenten bedienen
Pauzebuffet openen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tweede voorstelling begeleiden
4 personen
Publieksvragen ontvangen
2 personen
Avondpubliek ontvangen
4 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondvoorstelling begeleiden
4 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Afscheidswoord verzorgen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Decor afbreken
5 personen
Licht en geluid uitschakelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Nazorg
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Kostuums wassen
2 personen
Rekwisieten schoonmaken
2 personen
Decor onderdelen drogen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
3 personen
Kostuums retourneren
2 personen
Ongebruikte materialen sorteren
2 personen
Foto's en video's archiveren
Bezoekersbedankje versturen
2 personen
Eindafrekening verwerken
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 140
- Klaptafelsaantal 8
- Entreetafel
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 140
- Afzetpalenaantal 6
Apparatuur
- Lichtspotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichttafel
- Mengpaneel
- Speakersaantal 2
- Podiumlessenaarsaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 6
- Kabelgotenaantal 12
- Laptop
- USB-sticksaantal 3
Decoratie
- Achterdoekenaantal 3
- Decorpanelenaantal 8
- Decoratieve doekenaantal 6
- Slingerpapieraantal 10
- Kunstplantenaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Krijtbordenaantal 3
- Pijlbordenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Plakgumaantal 6
- Dubbelzijdige tapeaantal 6
- Schaaraantal 6
- Touwaantal 3
- Markeerstiftenaantal 12
- A4-papieraantal 500
- Printmappenaantal 6
- Naambadgesaantal 40
- Polsbandjesaantal 250
- Pennenaantal 30
- Plakbandaantal 8
Servies
- Glazenaantal 160
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 160
- Vorkenaantal 160
- Servettenhouderaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Broodmandenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Foliehoudersaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Ovenwantenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Allesreinigeraantal 4
- Glasreinigeraantal 2
- Vloermoppenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 4
- Afwasteiltjesaantal 3
- Rubberen handschoenenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 2
- Vuilnisbakkenaantal 8
- Wc-borstelaantal 3
Tips
- Leg speeldata, tijden en de locatie zo vroeg mogelijk vast. Plan daarna de zaalindeling, inclusief stoelen, entree, garderobe en looproutes; wijzigingen in de laatste twee weken werken vaak door in techniek en publieksinformatie.
- Reserveer licht- en geluidsapparatuur voordat de repetities de technische fase ingaan. Test lichtspots, lichttafel, mengpaneel, speakers, microfoons en alle kabels uiterlijk tijdens een volledige doorloop.
- Open de kaartverkoop pas nadat de publieksinformatie, aanvangstijd en bereikbaarheid gecontroleerd zijn. Verwerk aanmeldingen dagelijks en verzamel dieetwensen niet later dan een week voor de voorstelling.
- Maak per repetitiedag één gedeeld schema voor cast, crew en vrijwilligers. Zet daarin ook opbouw, omkleden, catering, publieksontvangst en opruimen, zodat niemand alleen de speeltijd in zijn agenda heeft staan.
- Doe zeven dagen voor de première een fysieke controle van decor, kostuums en rekwisieten. Label rekwisieten, werk tekstboekjes bij en leg programmaboekjes, naambadges, pijlborden en gaffer tape klaar op vaste plekken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik studententheater organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de eerste speeldatum. Leg in de eerste 2 weken de data, locatie, cast, crew en technische reserveringen vast; daarna kun je kaartverkoop en promotie starten.
- Wanneer moet de kaartverkoop voor studententheater open?
- Open de kaartverkoop meestal 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Zorg vooraf dat speeldata, tijden, zaalcapaciteit, programma-informatie en contactgegevens definitief zijn.
- Wanneer test je de techniek voor een studententheater voorstelling?
- Plan de eerste volledige licht- en geluidstest uiterlijk 7 dagen voor de première. Doe daarnaast op de speeldag een korte controle van stroom, kabels, microfoons, speakers, lichtstanden en geluidsfragmenten.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van studententheater?
- Reserveer minimaal 4 uur voor decor, zaalindeling, licht, geluid, publieksontvangst en bewegwijzering. Plan daarna nog 2 uur voor een technische doorloop en het oplossen van onverwachte problemen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!