Checklist pour organiser un thé de l'après-midi d'anniversaire

Un thé d'anniversaire demande surtout une bonne coordination entre les invités, le menu et le service. Cette checklist vous accompagne depuis l'envoi des invitations jusqu'à la mise en place des tables. Vous y trouverez les préparatifs souvent oubliés : besoins alimentaires, cartes d'allergènes, quantité de vaisselle, boissons chaudes et conservation des produits frais. Prévoyez les tâches selon leur délai pour garder les dernières heures réservées aux préparations délicates.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu et la salle
Définir le menu et les portions
2 personnes
Composer le menu diététique
2 personnes
Recenser les fournitures de catering
Réserver la vaisselle et le mobilier
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Imprimer la liste des invités
Établir le plan de table
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
Récupérer les gâteaux et pâtisseries
Préparer les garnitures de sandwichs
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Cuire les scones
2 personnes
Préparer des quiches et des amuse-bouches salés
2 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Couper les desserts
2 personnes
Préparer les cartes des allergènes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Placer les compositions florales
Monter le buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le vestiaire et l’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Servir le high tea
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les pâtisseries et le dessert
2 personnes
Découper le gâteau
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
Mettre en place le buffet du soir
3 personnes
Servir les en-cas du soir
3 personnes
Accompagner les invités de départ
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Tassesqté 50
Théièresqté 8
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 45
Cuillères à caféqté 50
Fourchettes à gâteauqté 50
Fourchettes de tableqté 50
Couteaux de tableqté 50
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Présentoirs à étagesqté 10
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couteaux à painqté 3
Planches à découperqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Présentoir à gâteauxqté 2
Couteaux à gâteauqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Distributeurs d'eau chaudeqté 2
Glacièresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Serviettesqté 100
Badges nominatifsqté 45
Décorations de tableqté 6
Compositions floralesqté 6
Bannière d’anniversaire
Ballonsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3

Courses

Courses

Conseils

Envoyez les invitations suffisamment tôt pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires avant de fixer les portions. Relancez les personnes qui n'ont pas répondu au plus tard 7 jours avant le thé.
Réservez la vaisselle et le mobilier en comptant une tasse, une assiette à pâtisserie, une cuillère à café et une fourchette à gâteau par invité, plus 10 % de marge. Vérifiez aussi les théières, les plateaux de service et les tables de buffet.
Préparez les éléments qui supportent l'attente la veille, mais gardez les sandwiches, les fruits coupés et les garnitures au frais jusqu'au jour même. Les produits réfrigérés doivent être mis au frais dès leur arrivée.
Organisez le menu autour de portions faciles à servir : scones, sandwiches, quiches, bouchées salées, fruits et gâteaux. Placez les cartes d'allergènes à côté des plats concernés plutôt que sur une liste générale.
Installez les tables, les chaises et les nappes avant de dresser le buffet. Gardez un espace distinct pour les boissons chaudes, avec les machines à café, les distributeurs d'eau chaude et une zone de circulation dégagée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance organiser un thé d'anniversaire ?: Commencez 3 à 4 semaines avant avec le lieu, les invitations et le mobilier. Finalisez les inscriptions et les besoins alimentaires environ 7 jours avant, puis faites les courses et préparez la salle selon la conservation des aliments.
Quelle quantité prévoir par personne pour un thé d'anniversaire ?: Prévoyez environ 3 à 4 pièces salées et 2 à 3 portions sucrées par personne, en plus des scones et des boissons. Ajoutez 10 % de marge si le nombre d'invités n'est pas totalement confirmé.
Quand préparer les sandwiches et les fruits coupés ?: Préparez les garnitures et les fruits le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant l'arrivée des invités. Conservez-les au frais jusqu'au dressage et évitez de laisser les produits réfrigérés à température ambiante plus de 2 heures.
Quelle vaisselle faut-il pour un thé d'anniversaire ?: Comptez au minimum une tasse, une assiette à pâtisserie, une cuillère à café et une fourchette à gâteau par personne, avec 10 % de réserve. Ajoutez des plats de service, des couverts de service, des théières et des verres à eau selon le menu.

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