Checklist pour organiser un tea time

Un tea time demande plus de préparation qu’un simple goûter : il faut gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, le lieu et un service fluide. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations jusqu’à l’installation du buffet. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour préparer les sandwiches, les fruits et les scones le jour même. Les détails de vaisselle et de maintien au frais sont souvent ceux qui manquent au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Réserver le lieu
Finaliser les accords de restauration
Définir la disposition des tables
Préparer les menus
Créer des badges nominatifs
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Conserver le stock au frais
Tester le service de thé et de café
Préparer les en-cas
3 personnes
Laver et couper les fruits
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Cuire les scones
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre de côté les portions diététiques
2 personnes
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Accompagner les invités à table
2 personnes
Servir le thé et le café
3 personnes
Servir des bouchées salées
3 personnes
Servir des douceurs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre le stock en place
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Table de service
Portant à crochets pour vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Tasses à théqté 50
Plateaux à théqté 50
Théièresqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Fourchettes à gâteauqté 50
Cuillères à caféqté 50
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Présentoirs à étagesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Verres à eauqté 50
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Plaques de cuissonqté 4
Gants de cuisineqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Plaques chauffantesqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Porte-serviettesqté 6
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 45
Badges nominatifsqté 45
Numéros de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les invités et les inscriptions : envoyez les invitations assez tôt pour recueillir les allergies et régimes alimentaires avant de finaliser les menus et la restauration.
Réservez le lieu avant de définir les tables. Prévoyez une table de buffet, une table de service et suffisamment de chaises pour que les invités puissent circuler sans bloquer l’accès aux boissons.
Comptez au moins une tasse, une assiette à pâtisserie, une fourchette et une cuillère par personne, puis ajoutez 10 % de réserve pour les chutes, les retours en cuisine et les invités supplémentaires.
Gardez les produits frais au froid jusqu’au dernier moment. Préparez les fruits et les sandwiches le jour même et faites cuire les scones assez près du service pour qu’ils restent agréables à manger.
Testez le service du thé et du café avant l’arrivée des invités : vérifiez les bouilloires, les machines à café, les plaques chauffantes, les théières et l’emplacement des tasses, du lait et du sucre.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tea time ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines pour établir la liste des invités, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et réserver le lieu. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, les préparations et la mise en place.
Quand envoyer les invitations pour un tea time ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement et fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les inscriptions et d’adapter les menus aux besoins alimentaires.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un tea time ?: Prévoyez une assiette à pâtisserie, une tasse, une fourchette à gâteau et une cuillère par personne, avec environ 10 % de pièces supplémentaires. Ajoutez des assiettes de dîner si des sandwiches ou des préparations salées sont servis en quantité.
Que préparer la veille d’un tea time ?: La veille, faites les courses, vérifiez la vaisselle, préparez les tables et installez le buffet si le lieu le permet. Gardez les fruits coupés, les sandwiches et les scones pour le jour même, afin de préserver leur fraîcheur.

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