Checklist pour organiser un spectacle familial de talents

Un spectacle familial de talents demande surtout une bonne coordination entre les participants, la technique et l’accueil. Commencez par réserver la salle et fixer le format, puis centralisez les inscriptions avant de construire le programme. Les oublis les plus fréquents concernent l’ordre de passage, les fichiers musicaux, les besoins alimentaires et les prises électriques. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux rappels envoyés aux familles participantes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
Réserver le lieu et la salle
Établir la répartition du programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les spectacles
Fixer l’ordre de passage
2 personnes
Confirmer les participants
Réserver un animateur
Inviter les membres du jury
Rassembler les fichiers musicaux
Vérifier les droits musicaux
Établir la liste technique
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
Préparer les bulletins de vote du public
Prévoir les prix et les certificats
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Rappeler les familles participantes
Récupérer les clés du lieu
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la diffusion de musique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Faire un bref point sur les spectacles
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Ouvrir le programme
Accompagner les spectacles
3 personnes
Lancer la musique
Distribuer le bulletin de vote du public
2 personnes
Récupérer les bulletins de vote
2 personnes
Compter les résultats
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Accompagner les spectacles pour adultes
3 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Annoncer le départ
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 4
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Cintresqté 70
Nappesqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ruban gafferqté 3
Souris de présentation sans fil
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de nuitqté 2

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Bâche de fond
Papier étoilesqté 2
Confettisqté 4
Compositions floralesqté 6
Crochets adhésifsqté 30
Rubanqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 70
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Pinces de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques chauffantesqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Catering

Sacs isothermesqté 3
Présentoirs à gâteauxqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Cartes de menuqté 8
Porte-serviettesqté 8
Pains de glaceqté 12
Coupesqté 3
Classeurs de certificatsqté 12
Badges nominatifsqté 80
Urnes de voteqté 2
Bulletins de voteqté 80
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Pancarte de scène

Nettoyage

Poubellesqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Porte-papier toiletteqté 4
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de nettoyageqté 4

Courses

Courses

Conseils

Fixez la date, l’horaire et la salle au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Prévoyez aussi une heure d’accès avant le début pour installer les tables, les chaises, les éclairages et la technique.
Demandez les inscriptions avec le type de numéro présenté, la durée, les besoins alimentaires et les fichiers musicaux. Arrêtez les inscriptions 10 à 14 jours avant le spectacle afin de finaliser l’ordre de passage.
Préparez un déroulé imprimé avec les numéros, les participants, les transitions et les personnes responsables du micro ou de la musique. Gardez une version numérique sur l’ordinateur portable et une copie papier près de la scène.
Testez les haut-parleurs, microphones, pieds de micro, table de mixage, projecteurs LED et rallonges au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Étiquetez les câbles et fixez-les avec du ruban gaffer pour éviter les chutes.
Calculez le catering à partir du nombre confirmé de familles et des réponses alimentaires reçues. Achetez les produits non périssables quelques jours avant, puis les produits frais la veille; rappelez les familles participantes 24 à 48 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle familial de talents ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, envoyer les invitations, recueillir les inscriptions, confirmer le jury et préparer la technique sans tout faire dans les derniers jours.
Quand fixer l’ordre de passage des talents ?: Fixez-le 7 à 10 jours avant le spectacle, après avoir recensé les numéros et confirmé les participants. Gardez ensuite 2 ou 3 créneaux flexibles pour les changements de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’accueil du public. Prévoyez 30 minutes supplémentaires si plusieurs microphones, fichiers musicaux, projecteurs LED ou rallonges doivent être testés.
Quand acheter la nourriture pour un spectacle familial ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant et les produits frais la veille. Faites le calcul sur la liste des participants confirmés et vérifiez les besoins alimentaires 48 heures avant l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.