Familientalentshow organisieren: die komplette Checkliste

Eine Familientalentshow braucht vor allem einen klaren Ablauf und verlässliche Absprachen. Lege zuerst Termin, Saal und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst und Auftritte sammelst. In den letzten Tagen werden Technik, Musikdateien, Namensschilder, Stimmzettel und Preise oft zu spät vorbereitet. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation – vom ersten Planungstermin bis zum Einkauf und der Erinnerung an die teilnehmenden Familien.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeit bestätigen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Programmablauf erstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
Anmeldungen erfassen
Ernährungswünsche erfassen
Auftritte erfassen
Ablauf der Auftritte festlegen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Moderator festlegen
Jurymitglieder einladen
Musikdateien sammeln
Musikrechte prüfen
Technikliste erstellen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder erstellen
Publikumsstimmzettel erstellen
Preise und Zertifikate organisieren
Cateringmengen berechnen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Lagerbestände sortieren
2 Personen
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
Teilnehmende Familien erinnern
Standortschlüssel abholen
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Musikwiedergabe testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Auftritte kurz durchgehen
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Programm öffnen
Auftritte betreuen
3 Personen
Musik starten
Publikumsabstimmung austeilen
2 Personen
Stimmzettel einsammeln
2 Personen
Ergebnis auszählen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Auftritte für Erwachsene betreuen
3 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Abschied ankündigen
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Lebensmittel sicher verstauen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 4
BuffetischeAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 70
TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
Laptop
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 3
Kabellose Präsentationsmaus
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
LichterkettenAnz. 4
NachtlampenAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
Hintergrundtuch
SternenfolieAnz. 2
KonfettiAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 6
KlebehakenAnz. 30
BandAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 70
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12
KannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteplattenAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3

Catering

IsoliertaschenAnz. 3
TortenständerAnz. 2
GetränkespenderAnz. 3
SpeisekartenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
KühlelementeAnz. 12
PokalpreiseAnz. 3
ZertifikatsmappenAnz. 12
NamensschilderAnz. 80
WahlurnenAnz. 2
StimmzettelAnz. 80
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
Bühnenplakat

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllsackhalterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchhalterAnz. 4
ToilettenpapierhalterAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 12
ReinigungsbürstenAnz. 4

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege den Ablauf spätestens 7 Tage vor der Show fest. Plane pro Auftritt eine feste Dauer und zusätzlich 5 bis 10 Minuten für Umbau, Mikrofonwechsel oder den nächsten Musikbeitrag ein.
Sammle Musikdateien nicht erst am Veranstaltungstag. Bitte jede Familie mindestens 5 Tage vorher um die endgültige Datei und teste alle Beiträge einmal auf dem Laptop oder Musikplayer.
Plane die Technik mit einer Reserve ein: Lege Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Ersatzbatterien bereit und prüfe Mikrofone, Mischpult und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn.
Drucke Drehbuch, Namensschilder und Publikumsstimmzettel spätestens am Vortag. Rechne bei den Stimmzetteln mit mindestens einem Exemplar pro anwesender Person plus 10 Prozent Reserve.
Berechne das Catering erst nach der Rückmeldung zu Anmeldungen und Ernährungswünschen. Kaufe frische Produkte am Tag vor der Show und erinnere die teilnehmenden Familien 2 bis 3 Tage vorher an ihren Auftritt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Familientalentshow planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Saal und Einladungen. Die Auftritte, Ernährungswünsche und Musikdateien sollten spätestens 7 Tage vor der Show feststehen.
Wie lange dauert eine Familientalentshow?: Für 10 bis 12 Auftritte solltest du etwa 2 bis 2,5 Stunden einplanen. Rechne pro Beitrag mit 5 bis 8 Minuten und plane zusätzlich 5 bis 10 Minuten Pause oder Umbauzeit ein.
Wann sollte die Technik für die Talentshow aufgebaut werden?: Baue Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult und Laptop mindestens 2 Stunden vor dem Publikumseinlass auf. Starte den vollständigen Soundcheck spätestens 60 Minuten vor Beginn.
Wie viele Stimmzettel braucht man für eine Familientalentshow?: Plane einen Stimmzettel pro erwarteter Person und zusätzlich 10 Prozent Reserve ein. Erwartest du 50 Gäste, solltest du also 55 Stimmzettel ausdrucken.

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