Checklist para una muestra de talentos familiar
Una muestra de talentos familiar necesita más coordinación que una fiesta común: hay actuaciones, turnos, sonido, jurado y público de distintas edades. Esta checklist reúne 72 tareas y 83 artículos para avanzar en el orden adecuado, desde reservar la sala hasta recoger después del último número. Conviene cerrar primero el programa y las necesidades técnicas; la decoración y la compra de productos frescos pueden esperar. Así reduces cambios de última hora y sabes exactamente qué debe estar listo el día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y hora
Reservar la sede y la sala
Elaborar el horario del programa
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar actuaciones
Fijar el orden de actuación
2 personas
Confirmar participantes
Confirmar al presentador
Invitar a los miembros del jurado
Reunir archivos de música
Comprobar los derechos de música
Hacer la lista técnica
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Preparar papeletas de votación del público
Gestionar premios y certificados
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Recordar a las familias que actúan
Recoger las llaves del recinto
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Repasar brevemente las actuaciones
2 personas
Recibir al público
3 personas
Abrir el programa
Coordinar las actuaciones
3 personas
Poner la música en marcha
Repartir la votación del público
2 personas
Recoger las papeletas
2 personas
Contar el resultado
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir la cena
4 personas
Guiar las actuaciones para adultos
3 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Anunciar la despedida
Despedir al público
3 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 4
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 70
- Mantelescant. 10
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Cinta gaffercant. 3
- Ratón inalámbrico para presentaciones
- Baterías de repuestocant. 12
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas nocturnascant. 2
Decoración
- Globoscant. 150
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Lona de fondo
- Lámina de estrellascant. 2
- Confeticant. 4
- Arreglos floralescant. 6
- Ganchos adhesivoscant. 30
- Cintacant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 80
- Platos de postrecant. 70
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharonescant. 8
- Cuencoscant. 20
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 12
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Planchas para mantener calientecant. 2
- Abrebotellascant. 3
Catering
- Bolsas aislantescant. 3
- Soportes para tartascant. 2
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Cartas del menúcant. 8
- Porta-servilletascant. 8
- Acumuladores de fríocant. 12
- Copas premiocant. 3
- Carpetas para certificadoscant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Urnas de votacióncant. 2
- Boletascant. 80
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Cartel del escenario
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Escobillas de bañocant. 2
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de papel de cocinacant. 4
- Portarrollos de papel higiénicocant. 4
- Paños de microfibracant. 12
- Cepillos de limpiezacant. 4
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra el orden de actuación antes de preparar el horario definitivo. Reserva bloques de 3 a 5 minutos entre números para cambios de micrófono, música o participantes, y confirma de nuevo a cada familia unos días antes.
- Haz una prueba técnica completa al menos 60 minutos antes de recibir al público. Comprueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, portátil, reproductor de música, cables y regletas; deja baterías de repuesto y cinta gaffer a mano.
- Recoge las inscripciones junto con las preferencias dietéticas, no por separado. Calcula las cantidades de catering según el número confirmado y compra los productos frescos el mismo día o como máximo 24 horas antes.
- Prepara las papeletas de votación, las tarjetas con nombres, los certificados y los premios antes de abrir la sala. Lleva al menos un juego adicional de papeletas y revisa que el nombre de cada participante esté escrito correctamente.
- Asigna una persona para presentar y otra para controlar la música y el tiempo. Imprime el plan de trabajo y guarda una copia junto al material técnico para que el programa pueda continuar aunque falle el portátil o cambie un voluntario.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una muestra de talentos familiar?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sede, diseñar y enviar las invitaciones y abrir las inscripciones. Deja la confirmación final de participantes, el orden de actuación y la compra de frescos para la última semana.
- ¿Cuánto tiempo dejar entre actuaciones en una muestra familiar?
- Calcula entre 3 y 5 minutos entre actuaciones para cambiar micrófonos, reproducir archivos de música y acomodar a los participantes. Si hay instrumentos o equipos especiales, reserva un bloque de 10 minutos y pruébalo durante el ensayo.
- ¿Cuándo hacer la prueba de sonido?
- Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de que llegue el público. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable, regleta y archivo de música, y deja conectados el portátil y el reproductor que se utilizarán durante el programa.
- ¿Cuánta comida y bebida preparar para las familias?
- Calcula las raciones según el número confirmado de asistentes y añade un margen del 10 al 15 % para acompañantes y repeticiones. Compra los productos no perecederos con antelación y los frescos dentro de las 24 horas previas.
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