Pferdeshow organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Pferdeshow braucht mehr als einen Parcours und gemeldete Reiter. Du musst Anmeldungen prüfen, Startlisten erstellen, Helfer einteilen und den Ablauf für Publikum, Jury und Teilnehmer verständlich machen. Gleichzeitig brauchen Pferde sichere Boxen, Wasser, Heu und einen klaren Plan für Wetteränderungen. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Teilnehmer einladen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startlisten zusammenstellen
2 Personen
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Lieferantenabsprachen bestätigen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Rollen an Freiwillige zuweisen
2 Personen
Publikumsinformationen veröffentlichen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Startnummern herstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Preise und Bänder prüfen
2 Personen
Pferdewohlfahrtsplan durchgehen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Pferdeboxen kontrollieren
2 Personen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Gelände freimachen
3 Personen
Spielfeld ebnen
3 Personen
Ankunftszone markieren
2 Personen
Parkplätze markieren
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Publikumsabsperrungen aufstellen
4 Personen
Springparcours aufbauen
4 Personen
Dressurviereck abstecken
3 Personen
Stall- und Pflegebereich einrichten
3 Personen
Wasserstellen bereitstellen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen

Event

Pferde anmelden
3 Personen
Dokumente prüfen
2 Personen
Pferde zu den Boxen begleiten
3 Personen
Publikums-Schalter öffnen
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Pferde losreiten begleiten
2 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Dressurteile begleiten
4 Personen
Sprungteile begleiten
4 Personen
Pausenprogramm ankündigen
Snacks und Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
Wasser und Heu auffüllen
2 Personen
Pferdewechsel begleiten
3 Personen
Abendshow betreuen
5 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Pferde zurück zu den Anhängern begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Catering abschließen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Publikumsabsperrungen entfernen
4 Personen
Parcours und Ring abbauen
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Materialien reinigen
3 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Gelände-Endkontrolle
2 Personen
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 180
BarhockerAnz. 12
Jurytisch
StehtischeAnz. 8
KegelAnz. 30
PublikumsgitterAnz. 40
AbsperrbandAnz. 6

Sportmaterial

DressurhindernisseAnz. 20
FederständerAnz. 16
SprungbalkenAnz. 24
Wasserbecken
CavalettiAnz. 8
MarkierungsbuchstabenAnz. 8
MaßbandAnz. 2
HindernisnummernAnz. 16
StartnummernAnz. 30
RosenscherenAnz. 8
HeunetzeAnz. 20
FutternäpfeAnz. 20
TränkenAnz. 20
WassereimerAnz. 12
SchubkarrenAnz. 3
HeugabelnAnz. 4
SchöpferAnz. 3
StrohballenAnz. 30
GummistallmattenAnz. 20

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 2
KassenAnz. 2
Portemonnaie für WechselgeldAnz. 2
Walkie-TalkiesAnz. 8
MobiltelefoneAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
Wiederaufladbare LaternenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 120
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 16
AluminiumfolieAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
PreisbänderAnz. 30
PreisbecherAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 12
TischdeckenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 4
DosenAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
MülleimerAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12
HandfegerAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
NotfalldeckenAnz. 6
VerbandmaterialAnz. 4

Papierwaren

ProgrammhefteAnz. 220
AnmeldeformulareAnz. 50
JuryformulareAnz. 100
NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 40
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 12
KlebebandAnz. 8
SchereAnz. 6
Wetterfeste EtikettenAnz. 100

Pferdepflege

HalfterAnz. 24
LeitseileAnz. 24
KotbeutelAnz. 500
MistkarrenAnz. 3
MistgabelnAnz. 4
SchweißdeckenAnz. 12
KühlbandagenAnz. 8
Eimer für die PflegeAnz. 8
SchwammtücherAnz. 12
FliegenmaskenAnz. 12
PferdeverbandAnz. 4
ThermometerAnz. 4
HengstkettenAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Anmeldeschluss früh fest: Plane mindestens 2 bis 3 Wochen zwischen Anmeldeschluss und Veranstaltung ein, damit du Teilnehmerdaten prüfen und Startlisten erstellen kannst.
Ordne jedem Helfer eine konkrete Rolle und einen Einsatzzeitraum zu. Für Einlass, Parcours, Ansage und Pferdeversorgung solltest du pro Bereich mindestens eine verantwortliche Person benennen.
Kontrolliere den Pferdewohlfahrtsplan spätestens 7 Tage vorher und prüfe Boxen, Tränken, Wassereimer, Heunetze und Strohballen gemeinsam vor der Ankunft der Pferde.
Bereite Startnummern, Hindernisnummern, Markierungsbuchstaben und Programmhefte mindestens 2 Tage vorher vor. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Nachmeldungen und letzte Korrekturen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 und nochmals 6 Stunden vor Beginn. Sichere Partyzelte, Publikumsgitter und Absperrband rechtzeitig und lege fest, wer bei Regen oder starkem Wind entscheidet.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Pferdeshow planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Teilnahmebedingungen. Die Einladungen sollten mindestens 4 Wochen vor der Show verschickt werden, damit du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Reservierungen rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wann sollte ich die Startlisten für eine Pferdeshow erstellen?: Erstelle die vorläufigen Startlisten 10 bis 14 Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldungen geprüft sind. Eine letzte Kontrolle mit Teilnehmerdaten und Startnummern sollte 1 bis 2 Tage vorher erfolgen.
Wie viele Helfer braucht eine Pferdeshow?: Für eine kleine Show solltest du mindestens 6 bis 10 Helfer einplanen: für Anmeldung, Parcours, Ansage, Jury, Pferdeversorgung und Aufsicht. Bei mehreren Prüfungen oder getrennten Bereichen brauchst du je Bereich eine eigene verantwortliche Person.
Wann soll ich die Ausstattung für eine Pferdeshow kontrollieren?: Prüfe Sportmaterial, Lautsprecher, Funkmikrofone, Mobiliar und Absperrungen 3 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Am Veranstaltungstag folgt eine kurze Sicherheitskontrolle, bevor Pferde und Publikum das Gelände betreten.

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